Das Porto bezeichnet das Entgelt für Postsendungen, die Bandbreite reicht vom Standardbrief bis zum Päckchen. Es hat sich eingebürgert, diesen Begriff ausschließlich für diejenigen Sendungen zu verwenden, welche die Deutsche Post über ihre Briefträger austeilt. Für Pakete über DHL oder andere Dienstleister findet dieser Begriff keine Anwendung. Das Frankieren der Sendungen erfolgt per Briefmarken, per Frankierstempel oder Frankiermaschine.
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Seit der Aufhebung des Briefmonopols können Unternehmen Postsendungen über vielfältige regional und bundesweit tätige Firmen verschicken. Lange Zeit profitierte die Deutsche Post von einem Umsatzsteuerprivileg, sie musste auf Postsendungen keine Umsatzsteuer erheben. Dieses Privileg gilt heute nur noch für private Sendungen, für Geschäftspost hat es der Gesetzgeber aufgehoben.
Porto und Buchhaltung
Für Portoausgaben gibt es in der Buchhaltung ein separates Konto (6800). Bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung existieren zwei Möglichkeiten:
1. Unternehmen können das Porto pauschal auf die Kostenstellen umlegen.
2. Sie können das Porto gemäß des jeweiligen Briefaufkommens zuordnen, das erfordert eine Messung.
Reduzierung der Portokosten dank Internet
Die Digitalisierung hat bei den meisten Firmen zu einer Senkung der Portoausgaben geführt. Viele Postsendungen lassen sich durch den kostenlosen Versand von E-Mails ersetzen. Alternativ stellen Unternehmen die Dokumente in einem persönlichen Online-Account zur Verfügung. Das spart nicht nur Porto. Zugleich meiden Betriebe den finanziellen Aufwand für Papier, Briefumschläge und Druck. Der Personalaufwand für die Vorbereitung der Versendung entfällt ebenfalls. In folgenden Bereichen setzen Firmen besonders auf das Internet:
- Auftragsbestätigungen
- Rechnungen und Mahnungen
- Werbung
- sonstige Kommunikation mit Interessierten und Kunden, zum Beispiel Anfragen
Revival der Werbebriefe?
Beim Marketing stößt der E-Mail-Versand aber an Grenzen. Aus Firmensicht ist das Problem, dass Empfänger eine Vielzahl an Werbemails erhalten. Das geht mit der Gefahr des Ignorierens einher. Zum Teil landen Werbemails zudem im Spam-Ordner. Deswegen entscheiden sich zunehmend mehr Unternehmen bewusst für den Briefversand. Die Wahrscheinlichkeit liegt höher, dass die Adressaten den Werbeinhalt registrieren.
Ermäßigungen bei Portokosten
Zahlreiche Sendungen genießen reguläre Ermäßigungen. So bietet die Deutsche Post beispielsweise das Porto für den Versand von Büchern und Waren besonders günstig an.
Bücher- und Warenversand mit günstigem Porto
Die Deutsche Post ermöglicht mit der Versandart Bücher- und Warensendung günstige Portokosten für den nationalen Versand von Büchern und Waren. Mit der ermäßigten Versandart können:
- Bücher
- Kataloge
- Ersatzteile
- kleine elektronische Geräte
- Zubehör für Handy und Computer
- Datenträger
- Haushaltswaren
- Textilien
- und weitere kleine Gegenstände
verschickt werden. Bis 2020 konnten Kunden beim Versand von Büchern und Waren zwischen drei Gewichtsklassen und zwei Formaten wählen. Seither gelten für Bücher und Warensendungen nur noch zwei Optionen, die Einfluss auf das Porto haben. Die Post unterscheidet dabei Bücher- und Warensendungen:
- bis 500 Gramm
- bis 1000 Gramm
Zudem gilt grundsätzlich für Bücher- und Warensendungen nur noch ein einheitliches Format, dessen Abmessungen nicht überschritten werden dürfen. Demnach dürfen die Sendungen unabhängig von ihrer Gewichtsklasse ein Format von jeweils höchstens 35,3 cm Länge, 25 cm Breite und 5 cm Höhe nicht überschreiten. Das Porto für den Bücher- und Warenversand fällt mit 1,90 Euro für Sendungen bis 500 Gramm und 2,20 Euro für Sendungen bis 1000 Gramm im Vergleich zum normalen Versand von Paketen oder Päckchen niedriger aus. Anders als bisher können die Pakete im Bücher- und Warenversand seit 2020 verschlossen werden.
Warenpost für Geschäftskunden
Geschäftskunden haben in der Regel sehr viele Pakete zu verschicken. Für den Versand von kleinformatigen Waren bietet ihnen die Deutsche Post mehrere Alternativen zur Bücher- und Warensendung mit unterschiedlichen Portokosten:
- DHL Päckchen
- DHL Paket
- Großbrief
- Maxibrief
Der Vorteil der Warenpost für Geschäftskunden gegenüber dem Bücher- und Warenversand liegt in der Flexibilität der Formate und des Gewichts. So können beispielsweise DHL Päckchen bis 2 Kilogramm schwer sein und ein größeres Format aufweisen, während das DHL Paket sogar bis 31,5 Kilogramm wiegen kann.
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