Das Porto bezeichnet das Entgelt für Postsendungen, die Bandbreite reicht vom Standardbrief bis zum Päckchen. Es hat sich eingebürgert, diesen Begriff ausschließlich für diejenigen Sendungen zu verwenden, welche die Deutsche Post über ihre Briefträger austeilt. Für Pakete über DHL oder andere Dienstleister findet dieser Begriff keine Anwendung. Das Frankieren der Sendungen erfolgt per Briefmarken, per Frankierstempel oder Frankiermaschine.
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Seit der Aufhebung des Briefmonopols können Unternehmen Postsendungen über vielfältige regional und bundesweit tätige Firmen verschicken. Lange Zeit profitierte die Deutsche Post von einem Umsatzsteuerprivileg, sie musste auf Postsendungen keine Umsatzsteuer erheben. Dieses Privileg gilt heute nur noch für private Sendungen, für Geschäftspost hat es der Gesetzgeber aufgehoben.
Porto und Buchhaltung
Für Portoausgaben gibt es in der Buchhaltung ein separates Konto (6800). Bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung existieren zwei Möglichkeiten:
1. Unternehmen können das Porto pauschal auf die Kostenstellen umlegen.
2. Sie können das Porto gemäß des jeweiligen Briefaufkommens zuordnen, das erfordert eine Messung.
Reduzierung der Portokosten dank Internet
Die Digitalisierung hat bei den meisten Firmen zu einer Senkung der Portoausgaben geführt. Viele Postsendungen lassen sich durch den kostenlosen Versand von E-Mails ersetzen. Alternativ stellen Unternehmen die Dokumente in einem persönlichen Online-Account zur Verfügung. Das spart nicht nur Porto. Zugleich meiden Betriebe den finanziellen Aufwand für Papier, Briefumschläge und Druck. Der Personalaufwand für die Vorbereitung der Versendung entfällt ebenfalls. In folgenden Bereichen setzen Firmen besonders auf das Internet:
- Auftragsbestätigungen
- Rechnungen und Mahnungen
- Werbung
- sonstige Kommunikation mit Interessierten und Kunden, zum Beispiel Anfragen
Revival der Werbebriefe?
Beim Marketing stößt der E-Mail-Versand aber an Grenzen. Aus Firmensicht ist das Problem, dass Empfänger eine Vielzahl an Werbemails erhalten. Das geht mit der Gefahr des Ignorierens einher. Zum Teil landen Werbemails zudem im Spam-Ordner. Deswegen entscheiden sich zunehmend mehr Unternehmen bewusst für den Briefversand. Die Wahrscheinlichkeit liegt höher, dass die Adressaten den Werbeinhalt registrieren.
