Proformarechnung

Bei einer Proformarechnung handelt es sich um eine Rechnung, die nicht zur Zahlung einer Sendung aufruft, sondern lediglich deren Inhalt oder die geleistete Dienstleistung auflistet. Dadurch unterscheidet sich die Proformarechnung auch in ihrem Zweck deutlich von der offenen Rechnung, die immer auch eine Zahlungsaufforderung nach Fristsetzung beinhaltet. Sie kann auch zur steuerrechtlichen Verbuchung einer Mustersendung aufgesetzt werden. Ihre Hauptanwendung findet sie jedoch bei zollpflichtigen Sendungen innerhalb der EU.

Die Frage danach, wer eigentlich Rechnung schreiben muss, beantworten wir dir in unserem Billomat-Magazin.

Nutzen und Sinn der Proformarechnung

Die Proformarechnung dient sowohl dem Händler als auch dem Empfänger einer Warensendung zu steuerlichen und Zoll-Zwecken. Sie findet dann Anwendung, wenn der Wert einer Ware oder Dienstleistung ausgewiesen, aber nicht beglichen werden muss. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es sich um einen kostenfreien Service wie eine Mustersendung handelt, oder der Kunde den Betrag bereits im Voraus beglichen hat. Auch die Lieferung von Ersatzteilen, Garantieerfüllungen oder Geschenken muss pro forma ausgewiesen werden.

Proformarechnungen finden bei Warensendungen im Inland, vor allem jedoch innerhalb der EU länderübergreifend Anwendung. Für den Zoll dient die Proformarechnung dem Sinn, den Warenwert bestimmen zu können. An ihm bemessen sich die Zollkosten. Während Handelszölle innerhalb der EU entfallen oder sehr günstig sind, können Importzölle auf Waren aus dem nicht-europäischen Ausland für Sender und Empfänger empfindliche Kosten verursachen. Der in der Proformarechnung ausgewiesene Betrag sollte sich daher stets am realistischen Betrag orientieren. Ist die Sendung ein Geschenk, wird der Wert auf einer Zoll-Selbstauskunft von außen auf dem Paket vermerkt.

Aufbau der Proformarechnung

Wie die offene Rechnung muss auch die Proformarechnung relevante Daten zu Sender, Empfänger, Waren und Konditionen enthalten.

Folgende Angaben sind verbindlich:

• Absender, Empfänger (je mit Anschrift)
• Warenbezeichnung und -wert
• eventuell bereits beglichene Steuern
• Artikelmenge und Gewicht
• Verpackungsart und -anzahl
• Ursprungshinweis
• Liefer- und Zahlungskonditionen (bereits beglichen, Muster, kostenfrei usw.)
• Bankdaten des Absenders
• mögliche Deklarierung als Geschenk

Da die Rechnung auch zu steuerrechtlichen Zwecken dient, müssen sich alle Angaben mit der ursprünglichen Zahlungsaufforderung decken. Datum und Ort sind dabei natürlich variabel und richten sich nach dem Versand selbst.

Dienstleistungen und Spenden pro forma abrechnen

Pro forma invoices innerhalb der EU finden vor allen Dingen dann Anwendung, wenn materielle Güter versendet werden. Wie bei Geschenken, so müssen auch Sachspenden in das Ausland zollgerecht deklariert werden. Die Ausstellung der Rechnung ist also unumgänglich. Für Spenden gilt ein ungefährer Wert. Werden zB. 100 Kilogramm Kleiderspende mit einem pro forma Wert unter 10 Euro angegeben, kann der Zoll den Versand verweigern. Der Wert sollte sich also realistisch orientieren. Selbiges gilt für Geschenke. Eine Spielekonsole im Neuwert von 500 Euro kann demnach nicht als 20 Euro teures Geschenk versendet werden, sondern muss pro forma mit dem aktuellen Marktwert ausgewiesen werden.

Bei Dienstleistungen die per Proformarechnung verbucht werden ist darauf zu achten, dass auch verwendete Materialien aufgelistet sind. Ist die Rechnung nur für den Endverbraucher nicht zu begleichen, kann nicht pro forma sondern nur als Durchschlag der offenen Rechnung abgerechnet werden. Ein Beispiel wäre eine für den Mieter kostenfreie Dienstleistung, die der Hausbesitzer zahlen, aber der Mieter unterzeichnen muss.