Quittung

Eine Quittung ist eine beweiskräftige Urkunde, mit der die Zahlung für eine Leistung oder der Erhalt einer Ware belegt wird. Jeder Kunde darf eine Quittung verlangen, um den Empfang einer Leistung bestätigen zu können. Der Nachweis von Zahlungen gegenüber Kreditoren (=Gläubigern) kann auf diese Weise eindeutig erbracht werden. Dieser Anspruch wird in § 368 BGB definiert.

Es handelt sich dabei um eine Privaturkunde, die gesetzlich anerkannt wird. Quittungen werden in der Regel bei Barzahlungen ausgestellt. Erfolgt die Zahlung per Lastschrift oder Überweisung können Schuldner nachträglich Quittungen verlangen. Diese werden durch Kontoauszüge nämlich nicht ersetzt.

Von der Quittung zur Rechnung ist es kein langer Weg. Was auf der Rechnung stehen muss, erfährst Du im Billomat Magazin!

Was sind die notwendigen Angaben auf einer Quittung?

Anders als bei Rechnungen müssen auf Quittungen weniger Angaben gemacht werden. Dazu gehören:

• Name und Anschrift des Quittungsausstellers
• Art und Menge des Artikels
• Ausstellungsdatum
• Bruttopreis
• Zutreffender Umsatzsteuersatz (19% oder 7%)

Damit fehlen der Quittung – im Vergleich zu Rechnungen – Angaben wie:

• Steuernummer
• Lieferdatum / Leistungsdatum
• Rechnungsnummer

Eine Quittung ist also kein Ersatz für eine ordentliche Rechnung, sondern lediglich eine Ergänzung, die als Beweismittel dient. Gleichzeitig können Rechnungen aber zu Quittungen werden, wenn sie die Phrase „Betrag erhalten“, die Unterschrift des Empfängers und alle für Quittungen relevanten Angaben enthalten.

Mit dem Quittungsblock unterwegs Quittungen erstellen

Im Fachhandel sind sogenannte Quittungsblöcke erhältlich. Sie ermöglichen eine Ausstellung von Quittungen ohne Drucker. Dabei schreibt der Nutzer auf selbstdurchschreibendem Papier, weshalb er mit der Durchschrift eine Kopie des Dokuments für die eigene Dokumentation erhält. Quittungen können allerdings auch ohne einen solchen Block erstellt werden. Es reicht bereits ein Blatt Papier und Stift. Denn solange das Dokument alle notwendigen Informationen (siehe oben) enthält, kann es als Quittung anerkannt werden.

Achtung: Kassenbon ist nicht gleich Quittung!

Kassenbons, wie sie im Einzelhandel gängig sind, werden im Volksmund zwar häufig als Quittungen bezeichnet, erfüllen aber in der Regel nicht deren formelle Anforderungen. Quittungen können handschriftlich oder maschinell verfasst werden. Ausschlagkräftig für ihre Anerkennung ist die Einhaltung der erforderlichen Angaben.

Muster für Quittungen

Das unten stehende Muster für Quittungen ist nur ein Beispiel für die Ausstellung des Belegs. Es enthält alle Pflichtangaben, die für eine ordnungsgemäße Quittung erforderlich sind, um vom Finanzamt als Buchungsbeleg anerkannt zu werden. Die Form der Ausführung hingegen ist freigestellt.

Bezeichnung und laufende Nummer

Das Muster weist das Dokument durch die Angabe des Titels „Quittung“ eindeutig als solche aus. Zudem sollte jede Quittung – genauso wie jede ausgestellte Rechnung auch – eine fortlaufende Nummer aufweisen, um sie in der Buchhaltung eindeutig zuordnen zu können.

Quittungsbetrag und Steuersatz

Neben dem Bruttopreis ist der Steuersatz in Höhe von 7% oder 19% anzugeben. Die Angabe des Nettobetrags sowie des Steuerbetrags kann auf der Quittung freiwillig erfolgen, ist jedoch nicht erforderlich. Die Bruttosumme muss auf jeder Quittung jedoch zusätzlich in Worten angegeben werden. Bei der Angabe des Quittungsbetrags in Worten werden lediglich die vollen Euro eingetragen, während die Cents nicht berücksichtigt werden. 

Angaben zum Verkäufer und zur Ware

Auf der Quittung ist der Name und die Anschrift des Ausstellers anzugeben, während die Angabe der Empfängerdaten freiwillig erfolgen kann. Zudem ist die Art und Menge der verkauften Ware oder der Umfang der Dienstleistung ebenso anzugeben, wie das Datum der Ausstellung des Belegs. Der Aussteller muss die Quittung eigenhändig unterschreiben, damit sie als Beleg für die Steuererklärung verwendet werden kann.

Kleinunternehmerquittung

Kleinunternehmer erheben auf ihren Quittungen keine Mehrwertsteuer. Sie weisen lediglich den Nettobetrag aus. Quittungen von Kleinunternehmern dürfen auf keinen Fall einen Steuersatz angeben. Vielmehr sollte eine Kleinunternehmerquittung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten. Auf vorgefertigten Quittungsformularen sollten Kleinunternehmer Zusätze wie „inkl. 19% MwSt“ deutlich durchstreichen.  

Muster

Achtung

Ebenso wie bei der Rechnung ist bei Quittungen zu beachten, dass die zentralen Pflichtangaben enthalten sind. Falsche oder fehlende Angaben auf einer Quittung können dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht anerkennt. 

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