Bei der Rechnung (Faktura) handelt es sich um ein Dokument, welches auf Basis eines Kaufvertrags das fällige Entgelt für eine Leistung ausweist. Neben Angaben zur Leistung müssen Zahlung oder Zahlungsmodalitäten sowie der Aussteller darauf Erwähnung finden. Sie kann auf Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden.
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Im Bereich der Leistung wird aufgelistet, welches Produkt oder welche Dienstleistung geliefert oder erbracht wurde. Darüber hinaus finden sich hier Angaben zu Menge, Lieferdatum und Preis. Im Bereich der Zahlung finden sich die Zahlungsbedingungen, wozu beispielsweise die akzeptierten Zahlungsarten, Zahlungsfristen, Bankverbindungen und Skonti gehören.
1. Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers
2. Eindeutige Rechnungsnummer
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Steuernummer / Umsatzsteuer-ID
5. Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistung
6. Lieferzeitpunkt / Dienstleistungszeitraum
7. Entgelt
8. Anzuwendende Steuersätze (sieben oder 19 Prozent)
9. Eingeräumte Rabatte, Skonto oder Boni
Die Rechnung / Faktura lässt sich grob in zwei Bestandteile unterteilen: Rechnungskopf und Rechnungskern.
Der Kopf der Rechnung enthält:
Im Rechnungskern findet sich:
Eine Rechnung muss nach Umsatzsteuerrecht immer dann ausgestellt werden, wenn es sich beim Kunden um einen Unternehmer oder eine juristische Person handelt. In allen übrigen Fällen ist der Unternehmer zur Ausstellung berechtigt. Damit der Leistungs- und Rechnungsempfänger Anspruch auf Vorsteuerabzug hat, enthält die Rechnung bestimmte Pflichtbestandteile; darunter fallen beispielsweise Leistungsempfänger und leistender Unternehmer mit vollständigem Namen und Anschrift. Darüber hinaus müssen noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Lieferzeitpunkt und Menge und Art der gelieferten Waren angegeben sein. Hinzu kommen Nettoentgelte (Siehe hierzu den Lexikoneintrag zu Brutto / Netto), Steuersätze sowie im Voraus vereinbarte Minderungen.
Wenn der Rechnungsbetrag (Inklusive der Umsatzsteuer) die Grenze von 250 Euro nicht übersteigt, kann eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Auf dieser Kleinbetragsrechnung sind weniger Angaben gesetzlich verpflichtend als auf einer regulären Rechnung. Diese Regelung dient dem Bürokratieabbau.
Folgende Angaben sind weiterhin auf einer Kleinbetragsrechnung verpflichtend:
Folgende Angaben dürfen allerdings getrost fehlen:
>>> Weiterführende Informationen zum Thema „Was ist eine Kleinbetragsrechnung?„
Auch Kleinunternehmer profitieren bei der Rechnungsstellung von einer Ausnahmeregelung. Sie dürfen eine sogenannte Kleinunternehmerrechnung ausstellten.
Als Kleinunternehmen gelten alle Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000€ nicht überstiegen hat und deren Umsatz im aktuellen Jahr die Grenze von 50.000 nicht übersteigen wird.
Folgende Angaben bleiben trotz der Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer verpflichtend:
Um den Kunden darauf hinzuweisen, dass der Rechnungsaussteller nicht verpflichtet ist die Umsatzsteuer zu erheben, reicht zum Beispiel folgende Formulierung:
„Die Kleinunternehmerregelung wird angewendet und nach § 19 UStG enthält die vorliegende Rechnung keine Umsatzsteuer.“
„Kleinunternehmer Rechnung korrekt formuliert„
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