Rechnung
Definition Rechnung
Bei der Rechnung (Faktura) handelt es sich um ein Dokument, welches auf Basis eines Kaufvertrags das fällige Entgelt für eine Leistung ausweist. Neben Angaben zur Leistung müssen Zahlung oder Zahlungsmodalitäten sowie der Aussteller darauf Erwähnung finden. Sie kann auf Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden.
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Welche Informationen müssen auf Rechnungen vorhanden sein?
Im Bereich der Leistung wird aufgelistet, welches Produkt oder welche Dienstleistung geliefert oder erbracht wurde. Darüber hinaus finden sich hier Angaben zu Menge, Lieferdatum und Preis. Im Bereich der Zahlung finden sich die Zahlungsbedingungen, wozu beispielsweise die akzeptierten Zahlungsarten, Zahlungsfristen, Bankverbindungen und Skonti gehören.
Hier die Pflichtbestandteile einer Eingangsrechnung im Überblick:
1. Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers
2. Eindeutige Rechnungsnummer
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Steuernummer / Umsatzsteuer-ID
5. Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistung
6. Lieferzeitpunkt / Dienstleistungszeitraum
7. Entgelt
8. Anzuwendende Steuersätze (sieben oder 19 Prozent)
9. Eingeräumte Rabatte, Skonto oder Boni
Unterteilung in Kopf- und Kernbereich
Die Rechnung / Faktura lässt sich grob in zwei Bestandteile unterteilen: Rechnungskopf und Rechnungskern.
Der Kopf der Rechnung enthält:
- die Anschrift des Empfängers
- das Datum und Zeichen der Bestellung
- die Auftragsnummer
Im Rechnungskern findet sich:
- die nähere Bezeichnung der erbrachten Leistung oder der gelieferten Produkte
- die Stückzahl oder zugehörige Mengenbezeichnung
- die Zahlungsbedingungen
- Positionsnummern sowie Einzel-, Gesamt- und Endpreis.
Die Rechnung im Umsatzsteuerrecht
Eine Rechnung muss nach Umsatzsteuerrecht immer dann ausgestellt werden, wenn es sich beim Kunden um einen Unternehmer oder eine juristische Person handelt. In allen übrigen Fällen ist der Unternehmer zur Ausstellung berechtigt. Damit der Leistungs- und Rechnungsempfänger Anspruch auf Vorsteuerabzug hat, enthält die Rechnung bestimmte Pflichtbestandteile; darunter fallen beispielsweise Leistungsempfänger und leistender Unternehmer mit vollständigem Namen und Anschrift. Darüber hinaus müssen noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Lieferzeitpunkt und Menge und Art der gelieferten Waren angegeben sein. Hinzu kommen Nettoentgelte (Siehe hierzu den Lexikoneintrag zu Brutto / Netto), Steuersätze sowie im Voraus vereinbarte Minderungen.
Die Kleinbetragsrechnung – Besonderheiten bei Rechnungen unter 250 €
Wenn der Rechnungsbetrag (Inklusive der Umsatzsteuer) die Grenze von 250 Euro nicht übersteigt, kann eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Auf dieser Kleinbetragsrechnung sind weniger Angaben gesetzlich verpflichtend als auf einer regulären Rechnung. Diese Regelung dient dem Bürokratieabbau.
Folgende Angaben sind weiterhin auf einer Kleinbetragsrechnung verpflichtend:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Ausstelldatum der Rechnung
- Umfang und Art der Lieferung oder Leistung
- Brutto-Entgelt
- Der gewählte Steuersatz in Höhe von 7% oder 19%
Folgende Angaben dürfen allerdings getrost fehlen:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuer- / Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Netto-Entgelt
>>> Weiterführende Informationen zum Thema „Was ist eine Kleinbetragsrechnung?„
Sonderfall: Die Kleinunternehmerrechnung
Auch Kleinunternehmer profitieren bei der Rechnungsstellung von einer Ausnahmeregelung. Sie dürfen eine sogenannte Kleinunternehmerrechnung ausstellten.
Als Kleinunternehmen gelten alle Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000€ nicht überstiegen hat und deren Umsatz im aktuellen Jahr die Grenze von 50.000 nicht übersteigen wird.
Folgende Angaben bleiben trotz der Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer verpflichtend:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Name und Adresse des Rechnungsempfängers
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Bezeichnung der erbrachten Lieferung / Leistung
- Gesamtpreis
- Steuernummer
- Wichtig: Hinweis auf den Grund, weshalb keine Umsatzsteuer erhoben wird
Um den Kunden darauf hinzuweisen, dass der Rechnungsaussteller nicht verpflichtet ist die Umsatzsteuer zu erheben, reicht zum Beispiel folgende Formulierung:
„Die Kleinunternehmerregelung wird angewendet und nach § 19 UStG enthält die vorliegende Rechnung keine Umsatzsteuer.“
„Kleinunternehmer Rechnung korrekt formuliert„
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