Bei der Rechnung (Faktura) handelt es sich um ein Dokument, welches auf Basis eines Kaufvertrags das fällige Entgelt für eine Leistung ausweist. Neben Angaben zur Leistung müssen Zahlung bzw. Zahlungsmodalitäten sowie der Aussteller darauf Erwähnung finden. Sie kann auf Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden.
Welche Informationen müssen auf Rechnungen vorhanden sein?
Im Bereich der Leistung wird aufgelistet, welches Produkt oder welche Dienstleistung geliefert oder erbracht wurde. Darüber hinaus finden sich hier Angaben zu Menge, Lieferdatum und Preis. Im Bereich der Zahlung finden sich die Zahlungsbedingungen, wozu beispielsweise die akzeptierten Zahlungsarten, Zahlungsfristen, Bankverbindungen und Skonti gehören.
Unterteilung in Kopf- und Kernbereich
Die Rechnung / Faktura lässt sich grob in zwei Bestandteile unterteilen: Rechnungskopf und Rechnungskern.
Der Kopf der Rechnung enthält:
die Anschrift des Empfängers,
das Datum und Zeichen der Bestellung
die Auftragsnummer
Im Rechnungskern findet sich:
die nähere Bezeichnung der erbrachten Leistung oder der gelieferten Produkte
die Stückzahl oder zugehörige Mengenbezeichnung
die Zahlungsbedingungen
Positionsnummern sowie Einzel-, Gesamt- und Endpreis.
Die Rechnung im Umsatzsteuerrecht
Eine Rechnung muss nach Umsatzsteuerrecht immer dann ausgestellt werden, wenn es sich beim Kunden um einen Unternehmer oder eine juristische Person handelt. In allen übrigen Fällen ist der Unternehmer zur Ausstellung berechtigt. Damit der Leistungs- und Rechnungsempfänger Anspruch auf Vorsteuerabzug hat, muss die Rechnung bestimmte Pflichtbestandteile enthalten. So müssen beispielsweise Leistungsempfänger und leistender Unternehmer mit vollständigem Namen und Anschrift genannt sein. Darüber hinaus müssen noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Lieferzeitpunkt und Menge und Art der gelieferten Waren angegeben sein. Hinzu kommen Nettoentgelte (Siehe hierzu den Lexikoneintrag zu Brutto / Netto), Steuersätze sowie im Voraus vereinbarte Minderungen.
Bereit für die E-Rechnungspflicht? Schon ab dem 27.11.2020 sind Lieferanten an öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form als sogenannte XRechnung zu stellen (Mehr erfährst Du in unserem ultimativen Ratgeber zur XRechnung). Mit Billomat gelingt Dir auch das einfach, schnell und komplett ortsunabhängig.
Wenn der Rechnungsbetrag (Inklusive der Umsatzsteuer) die Grenze von 200 Euro nicht übersteigt, kann eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden. Auf dieser Kleinbetragsrechnung sind weniger Angaben gesetzlich verpflichtend als auf einer regulären Rechnung. Diese Regelung dient dem Bürokratieabbau. Folgende Angaben sind weiterhin auf einer Kleinbetragsrechnung verpflichtend:
Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
Ausstelldatum der Rechnung
Umfang und Art der Lieferung oder Leistung
Brutto-Entgelt
Der gewählte Steuersatz in Höhe von 7% oder 19%
Folgende Angaben dürfen allerdings getrost fehlen:
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Steuer- / Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers
Auch Kleinunternehmer profitieren bei der Rechnungsstellung von einer Ausnahmeregelung. Sie dürfen eine sogenannte Kleinunternehmerrechnung ausstellten. Als Kleinunternehmen gelten alle Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000€ nicht überstiegen hat und deren Umsatz im aktuellen Jahr die Grenze von 50.000 nicht übersteigen wird. Folgende Angaben bleiben trotz der Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer verpflichtend:
Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
Name und Adresse des Rechnungsempfängers
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Liefer- bzw. Leistungsdatum
Bezeichnung der erbrachten Lieferung / Leistung
Gesamtpreis
Steuernummer
Wichtig: Hinweis auf den Grund, weshalb keine Umsatzsteuer erhoben wird
Um den Kunden darauf hinzuweisen, dass der Rechnungsaussteller nicht verpflichtet ist die Umsatzsteuer zu erheben, reicht zum Beispiel folgende Formulierung:
„Die Kleinunternehmerregelung wird angewendet und nach § 19 UStG enthält die vorliegende Rechnung keine Umsatzsteuer.“
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