Rechnungseingangsbuch
Alle in einem Unternehmen auf elektronischem oder postalischem Weg eingehende Rechnungen werden im Rechnungseingangsbuch zentral erfasst und verwaltet. Die Verpflichtung zur Führung ergibt sich aus den Bestimmungen des HGB (Handelsgesetzbuch) nach denen jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet ist. Das Rechnungseingangsbuch übernimmt dabei eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen Einkauf und Rechnungswesen. Durch die umgehende zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen soll ein vollständiger und möglichst frühzeitiger Überblick über die Zahlungsverpflichtungen ermöglicht werden. Darüber hinaus kann bei der Führung eines Rechnungseingangsbuches die bei der Umsatzsteuervoranmeldung abzugsfähige Vorsteuer einfach und vollständig ermittelt werden.
Nicht jeder ist vorsteuerabzugsberechtigt. Ob du darunter fällst, verraten wir dir im Billomat Magazin.
Gesetzliche Vorschriften für das Führen eines Rechnungseingangsbuch
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung besagen, dass ein Kaufmann alle Unterlagen, die für das Verständnis und zur Überprüfung von steuerlich relevanten Tatbeständen erforderlich sind, aufbewahren und dafür sorgen muss, das sie kurzfristig zugänglich sind. Dazu zählt auch, dass die Umsetzung der Vorschriften jederzeit nachgewiesen werden kann und die Einhaltung der Vorschriften überwacht wird. Das Rechnungseingangsbuch zählt zu den sogenannten Grundbüchern in der Buchführung eines Unternehmens und ist ein wichtiger Bestandteil derselben. Es kann unter anderem dazu dienen, bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt die gebuchten Rechnungen mit den tatsächlich eingegangenen Rechnungen abzugleichen.
Eintragungen in das Rechnungseingangsbuch
Im Unternehmen werden alle Rechnungen, die nicht sofort in bar bezahlt werden, in das Rechnungseingangsbuch eingetragen. Die Eintragung erfolgt unmittelbar nach dem Eingang chronologisch mit Datum, Rechnungsnummer, Bruttobetrag und einer fortlaufende Nummerierung. Das Gegenstück zum Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch des Verkaufs. In beiden Büchern findet sich, chronologisch nach Datum geordnet, die wertmäßige Erfassung aller Halb- und Fertigwaren sowie Roh- und Hilfsstoffe.
Elektronische Rechnungseingangsbücher und Buchhaltungssoftware
In vergangenen Tagen wurde das Rechnungseingangsbuch von Hand in Papierform geführt. Entsprechende Vordrucke mit durchnummerierten Tabellen sind heute noch erhältlich. Komfortabler ist die Führung mittels eines Tabellenkalkulationsprogrammes wie zum Beispiel Microsoft Excel. Die elektronische Erfassung der Rechnungseingänge in einer Tabelle bietet den Vorteil der einfacheren und schnelleren Auswertung, die bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße ausreichend sein kann. Die Verwendung eine Buchhaltungsprogramms wie Billomat für die Finanzbuchhaltung, in der eingehende Rechnungen direkt erfasst werden ist für größere Unternehmen jedoch fast unabdingbar. Die Erfassung der Rechnungen ist schneller erledigt und die Überwachung von Zahlungsfristen, der Vorsteuerabzug und die Begleichung mit Skontoabzug sind mit wenigen Klicks durchgeführt. Zudem können Rechnungen mit einer entsprechenden Software problemlos archiviert werden.