Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe meint ein Instrument des Rechnungswesen, einen letzten Schritt bevor eine Rechnung an den Kunden übermittelt wird. Sowohl die Erstellung als auch der Versand von Rechnungen erfolgt in mehreren Schritten. Im Zuge dieser Schrittabfolge können sich immer wieder formale oder inhaltliche Fehler einschleichen. Vor der Rechnungsfreigabe sollten Rechnungen daher auf alle Bestandteile geprüft werden, um einen Zahlungsverzug zu vermeiden.

Nutzen der Rechnungsfreigabe innerhalb der Rechnungslegung

Zur Erstellung einer gültigen Rechnung als Zahlungsaufforderung oder Beleg für einen Kunden werden mehrere Schritte notwendig. Nach Schließung des Kaufvertrages, beziehungsweise Vereinbarung der Dienstleistung, wird eine erste Rechnung mit den Zahlungs- und Kundendaten erstellt. Diese wird anschließend in der Rechnungsprüfung auf korrekte Beträge, Ausweisen der zutreffenden Steuersätze und weitere Daten durchgesehen und geht schließlich in die Rechnungsfreigabe. Die Freigabe bildet damit den letzten Schritt in der Rechnungslegung. Danach kann die Rechnung an den Kunden verschickt werden und ist innerhalb der ausgewiesenen Zahlungsfrist zu begleichen.

Dieser Ablauf kann, je nach Komplexität der Rechnungsgegenstände, eine längere Zeit dauern und mehrere Abteilungen durchlaufen, wenn Rückfragen auftauchen. Die Rechnungsfreigabe stellt sicher, dass sich in diesem Prozess keine Fehler eingeschlichen haben, die zu einer Zahlungsverzögerung führen können. Falsch ausgewiesene Rechnungsgegenstände und Summen, fehlerhafte Kundendaten oder auch das Auslassen von Zahlungshinweisen, verzögern den weiteren Ablauf empfindlich. Ist die Rechnung schlicht fehlerhaft, muss sie neu ausgestellt werden. Eine gründliche Prüfung und verantwortungsvolle Freigabe verhindern diese Störung.

So funktioniert die Rechnungsfreigabe

Je schneller eine Rechnung beglichen wird, desto besser für das Unternehmen. Bezahlte Dienstleistungen und Waren versetzen den Unternehmer in die Lage auch seine eigenen Rechnungen an Lieferanten und Dienstleister schneller zu begleichen. Das verschafft ihm einen Vorteil im Umgang mit Geschäftspartnern und kann für die Gewährung attraktiver Skonti und Vergünstigungen sorgen. Darum sollte auch die Rechnung schnell freigegeben werden. Mit modernen Softwarelösungen kann dieser Schritt durch Automatisierung beschleunigt werden. Das Ausrechnen von Steuerbeträgen und Gesamtsummen entfällt. Auch die Kundendaten können schneller mit dem bestehenden Datensatz abgeglichen werden.

Vor der Freigabe ist die Rechnung außerdem auf Vollständigkeit zu überprüfen. Zwar sollten grobe Fehler bereits in der Rechnungsprüfung auffallen, doch mit jeder Änderung innerhalb der Rechnung können sich neue Probleme einschleichen. Enthalten sein müssen:

• Vollständiger Name und Kontaktdaten des Kunden so wie des Unternehmens
• Datum der Rechnungsstellung (bei jeder Änderung zu aktualisieren)
• Umsatzsteuer-ID und / oder Steuer-ID
• Handelsübliche verständliche Bezeichnung der Artikel und Leistungen, Menge, Stückpreis
• Zeitpunkt des Versandes oder der Leistungserbringung
• Entgelte mit und ohne enthaltene Steuern, aufgeschlüsselt nach Steuersatz
• Vereinbarte Rabatte
• Gesamtbetrag
• Steuer- und Zahlungshinweis

Durch die sorgfältige Prüfung aller Daten wird wertvolle Zeit im weiteren Prozess eingespart.

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