Eine Rechnungskorrektur ist ein geschäftlicher Vorgang, durch den eine fehlerhafte Rechnung korrigiert oder storniert sowie einem Kunden bzw. Geschäftspartner die Rückerstattung von Geld für eine Dienstleistung oder Ware quittiert wird. Auch als Stornorechnung oder Korrekturrechnung bezeichnet, ersetzt sie seit 2013 den Begriff Gutschrift, sofern dieser für eine teilweise oder vollständige Rückbuchung eines Betrages aus einer fehlerhaften Rechnung verwendet wurde .
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Wer darf eine Rechnungskorrektur erstellen?
Taucht auf einer Rechnung, die dem Kunden bereits zugestellt wurde, ein Fehler auf, darf nur der Rechnungssteller eine Rechnungskorrektur ausführen. Verändert der Rechnungsempfänger das Rechnungsdokument, hat die Korrektur keine rechtliche Wirkung. Die fehlerhafte Rechnung muss vielmehr durch eine schriftlich verfasste Rechnungskorrektur berichtigt werden, die der Leistungserbringer ausführt.
Wie korrigiert man eine fehlerhafte Rechnung?
Enthält eine Rechnung Fehler, ist eine Korrektur erforderlich. Doch für die Rechnungskorrektur gelten bestimmte Voraussetzungen, die im Vorfeld zu beachten sind, damit das Finanzamt die Berichtigung einer Forderung anerkennt.
Wann kann man eine neue Rechnung schreiben?
Solange eine Rechnung nicht an den Kunden verschickt und in der Buchhaltung eingebucht ist, muss man keine Rechnungskorrektur vornehmen. Vielmehr kann der Rechnungssteller eine neue Rechnung verfassen. Seiner neuen Rechnung teilt er dieselbe Rechnungsnummer zu, wie dem fehlerhaften Dokument. Auf diese Weise wird das alte Rechnungsdokument vernichtet und durch ein neues ersetzt. Das neue Dokument kann man ohne Rechnungskorrektur an den Kunden verschicken.
Wann ist eine Rechnungskorrektur notwendig?
Hat der Kunde hingegen das fehlerhafte Rechnungsdokument bereits erhalten, ist zwingend eine Rechnungskorrektur erforderlich. Eine Rechnungskorrektur ist jedoch nur so lange möglich, wie der Kunde den Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt hat. In der Rechnungskorrektur kann der Rechnungssteller den Fehler beheben und diese dem Kunden zuschicken. Den Kunden sollte man über die Zustellung der Rechnungskorrektur jedoch rechtzeitig informieren, damit in der Zwischenzeit keine Zahlung erfolgt.
Wann ist keine Rechnungskorrektur möglich?
Hat der Kunde den Rechnungsbetrag bereits gezahlt oder wurde die fehlerhafte Rechnung bereits verbucht, genügt eine einfache Rechnungskorrektur nicht. Vielmehr muss der Rechnungssteller die fehlerhafte Rechnung stornieren und eine neue Rechnung erstellen.
Wie funktioniert die Stornierung einer Rechnung?
Für die Stornierung ist eine Stornorechnung zu erstellen, die einen negativen Rechnungsbetrag ausweist. Die Originalrechnung verliert damit ihre Wirkung. Die Stornorechnung muss eine eigene Rechnungsnummer und ihr eigenes Erstellungsdatum tragen und zudem die Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum der Originalrechnung bezeichnen, um eine Zuordnung zu gewährleisten. Nach der Zustellung der Stornorechnung muss der Rechnungssteller zusätzlich eine neue Rechnung für seine Lieferung oder Leistung erstellen. Diese muss eine neue Rechnungsnummer tragen und im Betreff auch die Rechnungsnummer der Originalrechnung benennen, die sie korrigiert.
Was schreibt das Gesetz für die Rechnungskorrektur vor?
Die Möglichkeit einer Rechnungskorrektur ergibt sich aus der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung UStDV. Dort gibt § 31 UStDV an, dass eine Rechnung berichtigt werden kann, wenn sie nicht alle Pflichtangaben der ordnungsgemäßen Rechnung enthält oder wenn Angaben in der Rechnung nicht zutreffend sind. In diesen Fällen können die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument berichtigt werden, das sich eindeutig und unmissverständlich auf die Originalrechnung bezieht. Für die Rechnungskorrektur gelten dabei dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie sie das Umsatzsteuergesetz in den Pflichtangaben für die ordnungsgemäße Rechnung ausführt.
Welche Pflichtangaben hat eine Rechnungskorrektur zu berücksichtigen?
Die Rechnungskorrektur muss die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung beachten, die das Umsatzsteuergesetz in § 14 UStG benennt. Nach ihrer Korrektur muss die Rechnung regulär die folgenden Angaben mit korrektem Inhalt enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag
- Steuersatz
- Bruttorechnungsbetrag
Darüberhinaus gelten für Kleinunternehmer- und Handwerkerrechnung spezielle Vorschriften und Hinweispflichten.
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur?
In der Vergangenheit konnten Lieferanten und Dienstleister für eine fehlerhafte Rechnung oder bei Rücksendung von Waren eine Gutschrift ausstellen. Mit der Gutschrift konnte der Rechnungssteller eine Forderung, die nicht richtig ausgeführt war, auf einfachem Wege korrigieren. Mit einer Gesetzesänderung schränkte der Gesetzgeber die Funktion der Gutschrift ein, sodass diese in ihrer bisherigen Verwendung teilweise nicht mehr gültig ist.
Wann kann ein Lieferant oder Dienstleister eine Gutschrift ausstellen?
Kommt es bei einer Warenlieferung oder bei einer Dienstleistung zu einer Minderung des ursprünglich vereinbarten Entgelts, kann der Rechnungssteller nach wie vor eine Gutschrift an seinen Kunden schicken. Mit der Gutschrift kann man den Rechnungsbetrag einer Forderung entsprechend berichtigen oder stornieren. Dabei ist zu beachten, dass sich die Gutschrift eindeutig auf die zu korrigierende Originalrechnung beziehen muss. Hierfür sind die Rechnungsnummer sowie Ausstellungsdatum der Originalrechnung auf der Gutschrift anzugeben. Führt der Rechnungssteller die Gutschrift korrekt aus, kommt § 17 UStG zur Anwendung, der die Absenkung der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer anerkennt. Das bedeutet, dass das Finanzamt die Gutschrift und die durch sie nach unten korrigierte Umsatzsteuer in der Abrechnung des Geschäftsvorfalls anerkennt. Die Bezeichnung des Dokuments als Gutschrift hat keine negativen Folgen.
Wann erstellt der Kunde eine Gutschrift?
Die Gutschrift hat nicht nur die Bedeutung, einen Rechnungsbetrag zu mindern. Sie kann auch wie eine eigenständige Rechnung wirken. Durch eine Gutschrift kann ein Leistungsempfänger mit seinem Lieferanten oder Dienstleister die empfangene Leistung abrechnen. Die Gutschrift findet in der Praxis insbesondere in der Abwicklung von Leistungen zwischen Handelsvertretern und Einzelunternehmern ihren Einsatz. Auch die Gutschrift muss alle Pflichtangaben enthalten, wie sie für eine ordnungsgemäße Rechnung vorgeschrieben sind. Zudem muss sich das Dokument durch die Bezeichnung Gutschrift ausweisen. Widerspricht der Empfänger der Gutschrift nicht, kann der Leistungsempfänger als Aussteller der Gutschrift den Vorsteuerabzug anwenden.
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Zusammenfassung – Rechnungskorrektur exakt ausführen
Passieren bei der Ausstellung einer Rechnung Fehler, muss man diese korrigieren. Zwingend erforderlich ist eine Korrektur, wenn gesetzlich erforderliche Angaben in der Rechnung fehlen. Nicht immer muss die Rechnung komplett neu erstellt werden. Es genügt, wenn fehlende oder falsche Angaben durch ein Dokument berichtigt werden, das sich eindeutig auf die betreffende Rechnung bezieht. Das ist der Fall, wenn in dem Dokument die fortlaufende Nummer der zu korrigierenden Rechnung angegeben ist. Eine neue Rechnungsnummer ist nicht nötig. Für das Dokument zur Korrektur gelten alle inhaltlichen und formalen Anforderungen wie für Rechnungen. Wird eine neue Rechnung geschrieben, muss die alte für ungültig erklärt werden, durch eine Stornorechnung. Sonst schuldet der leistende Unternehmer dem Fiskus zweimal die Umsatzsteuer, nämlich aus der alten und der neuen Rechnung.
Hinweis: Begriffe wie „Gutschrift“ sprachlich korrekt verwenden
Seit dem 1. Juli 2013 müssen Ersteller bei Rechnungskorrekturen auf sprachliche Exaktheit achten. Wird eine Rechnung korrigiert, darf dies nicht mehr Gutschrift heißen. Wichtig ist die exakte Verwendung der Begriffe. Sind Dokumente zur Korrektur von Rechnungen nicht mit den notwendigen Bezeichnungen „Rechnungskorrekturen“, „Stornorechnungen“ oder „Korrekturrechnungen“ überschrieben, dann müssen die Vorzeichen beim Betrag negativ sein, das heißt, sie müssen zwingend mit „Minus“ gekennzeichnet werden. Außerdem ist das Wort „Entgeltminderung“ aufzunehmen.
Sind Rechnungskorrekturen fälschlicherweise als Gutschriften bezeichnet, muss der Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer abführen. Außerdem entfällt die, durch die Korrektur gewünschte, Reduzierung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage.
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