Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die eine oder auch mehrere Zahlenreihen enthält. Jede Rechnung muss eine solche Nummer enthalten. Weil die Rechnungsnummer einzigartig und genau zuzuordnen sein muss, darf vom Rechnungsaussteller jede Nummer nur genau einmal genutzt werden. Diese Vorgabe erschwert in mancherlei Hinsicht die Rechnungsstellung vieler Unternehmen.

1. Rechtliche Grundlage
2. Die Rechnungsnummer richtig erstellen
3. Wozu dient die Nummer?
4. Wo findet man die Rechnungsnummer?
5. Rechnungen ohne Rechnungsnummer
6. Fehlerhafte Rechnungsnummer
7. Abgrenzung von Rechnungsnummer und Belegnummer

Rechtliche Grundlage der Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist im §14 des Umsatzsteuergesetzes unter der Norm zur Ausstellung von Rechnungen geregelt. Dort steht geschrieben:

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“

Für den Rechnungsaussteller bedeutet das auch, dass die Nummer der Rechnung möglichst einfach gehalten werden sollte. So bleibt die Rechnungsstellung übersichtlich. Die Nummern auf der Rechnung sollten immer fortlaufend sein, was Lücken oder Sprünge ausschließt.

Alle Transaktionen lassen sich zusätzlich anhand des Bankkontos nachweisen. Ein Zahlungseingang ohne Rechnung kann als Steuerhinterziehung gewertet werden. Rechnungen dürfen immer nur einmal ausgestellt werden. Diese Vorgabe zeigt die Wichtigkeit der einzigartigen Nummernwahl. Jede Rechnung wird in einem Rechnungsausgangsbuch aufbewahrt. So wird es im § 238 des Handelsgesetzbuches verlangt.

Die Rechnungsnummer richtig erstellen

Bist du Nutzer von Billomat, hast du keine Probleme mit der Rechnungsnummer. Billomat erstellt dir automatisch eine einmalige, fortlaufende Nummer. Tatsächlich müsste die Nummer nicht einmal fortlaufend sein. Denn wichtig ist lediglich, dass jede Nummer nur einmal existiert. Fortlaufende Nummern werden also nur verwendet um die Übersichtlichkeit zu garantieren.
Neben Zahlen können auch Buchstaben zur Erstellung der Nummer verwendet werden.

Rechnungsnummer doppelt vergeben: Was nun zu tun ist, erfährst du im Billomat-Magazin

Beispiele für gute Rechnungsnummern:

1. RE-0001
2. RE-2017-0001
3. 12-01-2017-0001
4. RE-WEBSHOP-12-2015-0001

• Die 1. Version stellt wohl die simpelste Rechnungsnummer dar. Sie greift auf „führende Nullen“ zurück. Also eine frei gewählte Anzahl an Nullen, die vor die eigentliche Nummer gesetzt werden um die Nummern einheitlicher halten zu können. Rechnung Nummer 10 hätte nach dieser Methode die Nummer: RE-0010
• Die 2. Version fügt der ersten Version noch das Geschäftsjahr hinzu. Sie garantiert eine noch bessere Übersichtlichkeit, weil die Nummer direkt einem Ausstellungsjahr zugeordnet werden kann.
• Die 3. Version verwendet das genau Datum und fügt dann eine Nummer hinzu. Sie bietet damit eine noch bessere Übersichtlichkeit.
• Die 4. Version eignet sich beispielsweise gut für Gewerbe mit zwei verschiedenen Vertriebskanälen. Aus der Rechnungsnummer ist der Vertriebskanal sofort ersichtlich. In diesem Fall: Der Webshop. Hinzu kommt das Datum und die eigentliche Nummer.

Privatsphäre mit der richtigen Rechnungsnummer gewähren

Möchte ein Unternehmen möglichen Konkurrenten keine Möglichkeit geben die eigene Auftragslage zu betrachten (Bei einer aufzählenden, fortlaufenden Nummer von 1 bis X wäre das möglich), kann es auch von einer beliebigen anderen Nummer mit dem fortlaufenden Nummerierung beginnen und somit den Zugriff auf die eigene Auftragslage für Unternehmensfremde verhindern.

Wozu dient die Rechnungsnummer?

Die fortlaufende Nummer auf der Rechnung dient dazu, dass das Dokument dem Geschäftsvorfall, den es abrechnet, eindeutig zugeordnet werden kann. Zudem soll die fortlaufende Nummer sicherstellen, dass das Rechnungsdokument nur einmalig erstellt wurde. 

Welche Konsequenzen haben fehlende Rechnungsnummern?

Fehlen in der Buchhaltung auf nur wenigen Rechnungsdokumenten die Rechnungsnummern, während alle weiteren Rechnungen vollständig sind, kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die betroffenen Rechnungen als Beleg für den Zahlungseingang oder Zahlungsausgang ablehnen. Abhängig von der Art des Dokuments kann es zum Verlust des Vorsteuerabzugs oder zur Verminderung von Betriebsausgaben kommen.

Fehlen die Rechnungsnummern hingegen in vielen oder sogar in der Mehrzahl der Rechnungen, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung als unrichtig ablehnen. In diesem Fall wird der Betriebsprüfer den Gewinn des betroffenen Unternehmens schätzen. Eine Schätzung führt in der Regel zu erheblichen Steuernachzahlungen. 

Wo findet man die Rechnungsnummer?

Für die Platzierung der Rechnungsnummern gibt es keine Vorgaben. Dem Rechnungssteller steht es somit frei, wo er sie auf seinem Rechnungsdokument angibt. In der Regel findet sich die Rechnungsnummer jedoch zusammen mit den Angaben, die die allgemeinen Rahmendaten des Dokuments bezeichnen, wie zum Beispiel Kundennummer, Auftragsnummer oder Rechnungsdatum. Diese Angaben sind auf Rechnungsdokumenten in der Regel entweder in einem eigenen Block, in einer Spalte oder in einer Zeile angeführt.

Rechnungen ohne Rechnungsnummer

Da der Gesetzgeber einige Rechnungen und abrechnende Verträge von der Pflicht zur Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern ausgenommen hat, sind nicht auf allen Abrechnungsdokumenten entsprechende Angaben zu finden. Der Gesetzgeber nennt in seinen Vorschriften zu Pflichtangaben in der Rechnung mit 

• Kleinbetragsrechnungen
• Fahrausweisen
• Verträgen über Dauerleistungen 

diejenigen Rechnungsdokumente, für die Rechnungssteller keine Rechnungsnummer vergeben müssen. 

Kleinbetragsrechnungen

Die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung widmet sich in § 33 UStDV den Kleinbetragsrechnungen. Demnach müssen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, lediglich den Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers, das Rechnungsdatum, Menge, Umfang und Art der Lieferung oder Leistung sowie den Bruttobetrag und Steuersatz angeben. Die Angabe einer Rechnungsnummer ist nicht erforderlich. Daher sind auf Barquittungen und anderen Belegen für Beträge unter 250 Euro keine Rechnungsnummern angegeben.

Fahrausweise

Der nachfolgende § 34 UStDV gibt ausdrücklich an, dass Fahrausweise für die Personenbeförderung als Rechnungen gelten, wenn sie mit grundlegenden Angaben, wie Name und Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Bruttoentgelt und Steuersatz ausgestattet sind. Eine Rechnungsnummer ist auch für Fahrausweise nicht erforderlich. Das gilt auch für Fahrausweise, die den Höchstbetrag für Kleinbetragsrechnungen überschreiten. 

Verträge über Dauerleistungen

Verträge über Dauerleistungen sind beispielsweise Miet- oder Leasingverträge, die eine Leistung abrechnen. Diese enthalten eine einmalige Nummer, die die Abrechnung dem Vertragspartner oder dem betreffenden Objekt, wie der Wohnung oder dem Fahrzeug zuweist. Hier ist keine Rechnungsnummer erforderlich. 

Fehlerhafte Rechnungsnummer

Ist eine Rechnungsnummer fehlerhaft, kann das zu Unregelmäßigkeiten innerhalb der Buchhaltung führen. Um zu gewährleisten, dass die Buchführung nachvollziehbar bleibt, kann eine Rechnungskorrektur erstellt werden. Zwingend sind Rechnungen zu korrigieren, wenn eine Rechnungsnummer mehrfach vergeben wurde. Bei einer Rechnungskorrektur ist in der Regel ein eigenes Dokument zu erstellen, das die fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummer ersetzt. Die Rechnungskorrektur muss sich eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung beziehen, die sie ersetzt. Hierfür nennt sie zusätzlich zu den Pflichtangaben für Rechnungen auch die fehlerhafte Nummer sowie das Datum der fehlerhaften Rechnung des ursprünglichen Rechnungsdokuments. 

Abgrenzung von Rechnungsnummer und Belegnummer

Die Rechnungsnummer dient zur eindeutigen Kennzeichnung einer Rechnung, während die Belegnummer ein Merkmal für die interne Ordnung einer Buchhaltung stellt. Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben von Rechnungen und ist zwingend erforderlich, um dem Beleg für die Buchung einer Zahlung Gültigkeit zu verleihen. Dahingegen ist die fortlaufende Belegnummer ein buchhalterisches Instrument, das unabhängig von gesetzlichen Vorgaben zur internen Kennzeichnung eingesetzt und beliebig zugewiesen werden kann. 

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