Lexikon

Rechnungsnummer - Was ist eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungnummer ist eine fortlaufende Nummer, die eine oder auch mehrere Zahlenreihen enthält. Jede Rechnung muss eine Rechnungsnummer enthalten.

Weil die Rechnungsnummer einzigartig und genau zuordenbar sein muss darf vom Rechnungsausteller jede Nummer nur genau einmal genutzt werden. Diese Vorgabe erschwert in mancherlei Hinsicht die Rechnungsstellung vieler Unternehmen (Beispielsweise im Falle einer Korrekturrechnung)

Billomat bietet dir die Möglichkeit, flexible und fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben.

Rechtliche Grundlage der Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist im § 14 des Umsatzsteuergesetzes unter der Norm zur Ausstellung von Rechnungen geregelt. Dort steht geschrieben:

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“

Für den Rechnungsaussteller bedeutet das auch, dass die Nummer der Rechnung möglichst einfach gehalten werden sollte. So bleibt die Rechnungsstellung übersichtlich. Die Nummern auf der Rechnung sollten immer fortlaufend sein, was Lücken oder Sprünge ausschließt.

Alle Transaktionen lassen sich zusätzlich anhand des Bankkontos nachweisen. Ein Zahlungseingang ohne Rechnung kann als Steuerhinterziehung gewertet werden.
Rechnungen dürfen immer nur einmal ausgestellt werden. Diese Vorgabe zeigt die Wichtigkeit der einzigartigen Nummerwahl.
Jede Rechnung wird in einem Rechnungsausgangsbuch aufbewahrt. So wird es im § 238 des Handelsgesetzbuches verlangt.

Die Rechnungsnummer richtig erstellen

Bist du Nutzer von Billomat, hast du keine Probleme mit der Rechnungsnummer. Billomat erstellt dir automatisch eine einmalige, fortlaufende Nummer.
Tatsächlich müsste die Nummer nichtmal fortlaufend sein. Denn wichtig ist lediglich, dass jede Nummer nur einmal existiert. Fortlaufende Nummern werden also nur verwendet um die Übersichtlichkeit zu garantieren.
Neben Zahlen können auch Buchstaben zur Erstellung der Nummer verwendet werden.

Beispiele für gelungene Nummern:

  1. RE-0001
  2. RE-2017-0001
  3. 12-01-2017-0001
  4. RE-WEBSHOP-12-2015-0001

Die 1. Version stellt wohl die simpelste Rechnungsnummer dar. Sie greift auf „führende Nullen“ zurück. Also eine frei gewählte Anzahl an Nullen, die vor die eigentliche Nummer gesetzt werden um die Nummern einheitlicher halten zu können. Rechnung Nummer 10 hätte nach dieser Methode die Nummer: RE-0010

Die 2. Version fügt der ersten Version noch das Geschäftsjahr hinzu. Sie garantiert eine noch bessere Übersichtlichkeit, weil die Nummer direkt einem Ausstellungsjahr zugeordnet werden kann.

Die 3. Version verwendet das genau Datum und fügt dann eine Nummer hinzu. Sie bietet damit eine noch bessere Übersichtlichkeit.

Die 4. Version eignet sich beispielsweise gut für Gewerbe (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Gewerbeanmeldung) mit zwei verschiedenen Vertriebskanälen. Aus der Rechnungsnummer ist der Vertriebskanal sofort ersichtlich. In diesem Fall: Der Webshop. Hinzu kommt das Datum und die eigentliche Nummer.

Privatsphäre mit der richtigen Rechnungsnummer gewähren

Möchte ein Unternehmen möglichen Konkurrenten keine Möglichkeit geben die eigene Auftragslage zu betrachten (Bei einer aufzählenden, fortlaufenden Rechnungsnummer von 1 bis X wäre das möglich), kann es auch von einer beliebigen anderen Nummer mit dem fortlaufenden Nummerierung beginnen und somit den Zugriff auf die eigene Auftragslage (Siehe hierzu auch den Lexikoneintrag zur Auftragsbestätigung) für Unternehmensfremde verhindern.

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