Lexikon

Rechnungsprogramm - Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm ermöglicht es, Rechnungen automatisch zu erstellen und zentral abzuspeichern. Neben der namensgebenden Funktion der Rechnungserstellung bietet ein modernes Rechnungsprogramm meist noch zusätzliche Funktionen wie eine Kundenverwaltung, eine Artikel- und Lagerverwaltung und Funktionen für das betriebliche Mahnwesen. Durch das Programm ist es zum Beispiel möglich, Daten aus Angeboten zu übernehmen und mit wenigen Mausklicks eine Rechnung zu erstellen.

Wie du mit einem Onlinerechnungsprogramm auch in auftragsstarken Zeiten den Überblick behältst, erfährst du im Billomat Magazin.

Welche Funktionen können in ein Rechnungsprogramm integriert sein?

Rechnungsprogramm

Neben der Möglichkeit Rechnungen zu schreiben sind in Rechnungsprogrammen oftmals noch zahlreiche weitere Funktionen integriert. Rechnungsprogramme sind dadurch multifunktional einsetzbar und können zumindest in Teilen ERP und Buchhaltungsprogramme ersetzen oder zumindest ergänzen. In Rechnungsprogramme integrierte Funktionen sind beispielsweise

Darüber hinaus sind Funktionen wie der Versand von Rechnungen aus dem Programm heraus oder eine individuelle Anpassung der Rechnungs-, Lieferschein- oder Angebotsformulare durch einen integrierten Editor bei vielen Rechnungsprogrammen Standard.

Für wen eignet sich ein Rechnungsprogramm?

Ein eigenständiges Rechnungsprogramm wird insbesondere von Existenzgründern und jungen Unternehmen genutzt, bei denen das Budget für die Firmen EDV Buchhaltung noch sehr begrenzt ist. Ein großer Vorteil einiger Rechnungsprogramme gegenüber „ausgewachsenen“ ERP Programmen mit Rechnungsfunktion ist nicht nur der deutlich geringere Preis, sondern ihr modularer Aufbau. Oft genügt ein einfaches Rechnungsprogramm mit wenigen Funktionen für den Start eines Unternehmens. Wächst das Unternehmen, kann das Programm mit weiteren Modulen Schritt für Schritt ausgebaut und an die gestiegenen Anforderungen angepasst werden.

Ein weiterer Vorteil, den gerade junge Unternehmen durch den Einsatz eines Rechnungsprogramms erzielen können, ist der Zeitgewinn. Durch die einfache Übernahme der Daten in die unterschiedlichen Funktionen der Programme entfällt die doppelte und dreifache Eingabe und die Fehlerquote bei der Dateneingabe sinkt. Zusätzliche Statistikfunktionen erleichtern darüber hinaus den Überblick über die aktuelle finanzielle Situation des Betriebes.

Praxistipp: Auswahl des richtigen Rechnungsprogramms

Ein gutes Rechnungsprogramm erfüllt durch seine zentralen Funktionen die grundlegenden Anforderungen der Buchhaltung. Daneben bieten verschiedene Anbieter unterschiedliche Erweiterungen an, die auf spezifische Bedürfnisse eingehen.

Basisfunktionen Rechnungsprogramm

Als zentrale Funktionen stellt ein professionelles Rechnungsprogramm die folgenden Bedienungsmöglichkeiten bereit:

  • Rechnungsstellung
  • Angebotserstellung
  • Belegerstellung
  • Erfassung und Speicherung
  • Überblick über die Finanzen
  • Onlinebanking
  • EÜR
  • DATEV-Export: Schnittstelle zum Steuerberater

Rechnungserstellung

Die Funktion Rechnungserstellung in professionellen Rechnungsprogrammen erstellt für jede neue Rechnung ein neues Dokument. Die Eingabe von Adressdaten ist meist mit einem Adressbuch oder anderen Kontaktsammlungen verknüpft. Die notwendigen Angaben werden standardisiert vorgegeben. Nach der Eingabe ermöglicht eine Vorschau die abschließende Kontrolle. 

Angebotserstellung

Die Angebotserstellung erfordert einen eigenen Menüpunkt im Rechnungsprogramm. Neben den Kontaktdaten, Angebotsnummer, Kundennummer und Kalenderdaten für die Erstellung und die Gültigkeitsdauer des Angebotes bietet ein professionelles Rechnungsprogramm Eingabemöglichkeiten zum Produkt, eine Spezifikation durch die Beschreibung des angebotenen Produkts sowie eine Mengenangabe mit unterschiedlichen Maßeinheiten. Dazu kommen Eingabemöglichkeiten für den Stück- oder Einzelpreis, die Steuerart, Rabatteinstellungen und Beträge mit automatischer Berechnung. 

Belegerstellung

Die Erfassung und Archivierung von Belegen gehört zu den grundlegenden Aufgaben moderner Rechnungsprogramme. Dabei werden eingehende Belege durch Scans erfasst und automatisch abgespeichert. 

Erfassung und Speicherung

Bei der Erfassung und Speicherung von Dokumenten folgt ein professionelles Rechnungsprogramm den Vorgaben der gesetzlichen Grundsätze GoB und GoBD. 

Überblick über die Finanzen

Um dem Anwender einen kontinuierlich aktuellen Finanzüberblick bereit zu stellen, verfügen moderne Rechnungsprogramme über eine entsprechende Funktion. Der Finanzüberblick stellt hierfür eine Liste mit aktuellen und vergangenen Umsätzen auf und bezeichnet diese mit Kundennamen, Datum, Rechnungsnummer, Beträgen und Status der Buchung. 

Online Banking

Mit einer Schnittstelle sorgen Rechnungsprogramme für eine Verbindung mit dem Girokonto des Anwenders. Auf diese Weise können nicht nur Zahlungen veranlasst werden. Auch bietet die Funktion einen schnellen und aktuellen Überblick über sämtliche Kontobewegungen. 

Erstellung der EÜR

Die EÜR ist ein gesetzlich erforderter Teil der Steuererklärung. Für die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung überprüft das Rechnungsprogramm die Daten, die im Laufe des Kalenderjahres erstellt wurden. Dabei werden Einnahmen- und Ausgabenbelege erfasst, Kontobewegungen abgeglichen und der Kassenbestand überprüft sowie die Anschaffungen aufgenommen. Am Ende der Aufstellung werden die Betriebsausgaben von den Einnahmen des Unternehmens abgezogen.

Zusätzliche Funktionen

Neben der Basisausstattung bieten zahlreiche Rechnungsprogramme branchenspezifische Funktionen, wie zum Beispiel Inventar-Verwaltung, Zeiterfassung oder Kassenbuch. 

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