Rechnungsprüfung
Bei der Rechnungsprüfung werden in einem zweiten Schritt der Rechnungslegung Zahlungsaufforderungen durch die Buchhaltung auf ihre Vollständigkeit und Form überprüft. Erst nach einer Rechnungsprüfung kann die Rechnung in die Rechnungsfreigabe gegeben werden und an den Kunden zugestellt werden. Dieser Ablauf stellt sicher, dass unnötige Verzögerungen durch Formfehler oder falsche Beträge vermieden werden und der Kunde die Rechnung innerhalb der durch das Unternehmen angesetzten Frist begleicht. Zudem werden durch die sorgfältige Prüfung Unstimmigkeiten in der Vorsteuerzahlung und innerhalb der Abrechnung im Voraus verhindert.
Was ist der Nutzen der Rechnungsprüfung für Unternehmen und Kunden?
Die Rechnungsprüfung dient sowohl den Abläufen im Unternehmen als auch der Kommunikation und Vertrauensbasis, die es zu seinen Kunden aufbaut. Nur eine korrekt ausgestellte Rechnung gibt dem Kunden das Gefühl, ein seriöses Geschäft abgeschlossen zu haben und befähigt ihn, den Kauf seinerseits wahrheitsgemäß zu verbuchen, gegebenenfalls steuerlich abzusetzen, und den angeforderten Gesamtbetrag anzuweisen.
Eine Verzögerung tritt beispielsweise ein, wenn die Kundendaten nicht abgeglichen, die Beträge falsch ausgewiesen oder zusammengerechnet wurden, oder der Steuersatz falsch angesetzt ist. Eine Verzögerung im Zahlungsablauf bedeutet für das Unternehmen einen zeitweisen Verlust und die Passivierung des Betrags als Schulden, wenn der Ausfall zu Ende einer Abrechnungsperiode geschieht.
Wie sollte der Aufbau einer Rechnung aussehen?
Welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen, ist unter § 14 Abs 4 und § 14a Abs 5 UStG definiert. Unterschieden wird dabei zwischen Gütern unter und über dem Wert von 150 Euro. Für niedrigpreisigere Güte kann eine vereinfachte Variante der Rechnungslegung angewandt werden, um kleineren Unternehmen die Buchhaltung und Abrechnung zu erleichtern.
Auf der vereinfachten Rechnung müssen enthalten sein:
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Kontaktdaten des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung und Datum des Vertragsabschlusses
- Menge und Art der gelieferten Waren, die in gängiger Sprache beschrieben werden
- Entgelt für einzelne Posten, Gesamtbetrag netto und brutto
- Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern
- mögliche Rabatte und Skonti, Zusatzleistungen
- Zahlungshinweise
Die erweiterte Rechnung ab 150 Euro Warenwert enthält zusätzlich:
- Rechtsform des Unternehmens
- Steuernummer / Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
- fortlaufend gültige Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Im Zuge der Rechnungsprüfung werden all diese Daten auf Vollständigkeit durchgesehen. In der Rechnungsfreigabe wird später vor allem die Form der Rechnung noch einmal geprüft.
Wie kann man die Rechnungsprüfung vereinfachen?
Die Rechnung muss für den Kunden verständlich und formell korrekt aufgebaut sein und gleichzeitig den Standards der Unternehmensbuchhaltung gerecht werden. Wird die Buchhaltung mit Hilfe einer Software durchgeführt, kann die Rechnungsprüfung vereinfacht werden, da Kundendaten mit wenigen Klicks abgeglichen und Beträge automatisch berechnet werden können. Hier erfolgt der Hauptteil der Prüfung später in der Freigabe. Fehler können dennoch nie ausgeschlossen werden, daher müssen gerade im Handel Zahlungsausfälle als variable Größe einkalkuliert werden.