Lexikon

Rechnungsstellung - Was ist eine Rechnungsstellung?

Rechnungsstellung bezeichnet die Erstellung und Ausarbeitung von Rechnungen für geleistete oder noch nicht geleistete Lieferungen und Dienstleistungen.
Der Begriff Rechnungsstellung wird umgangssprachlich für die Fakturierung, vom lateinisch-spanischen Factura, verwendet. Neben der eigentlichen Erstellung der Rechnung fließt auch die Buchung des Geschäftsvorgangs mit Umsatzerlösen und Forderungen oder einer Bargeldzahlung ein.

Was du für die Rechnungsstellung bei freier Mitarbeit benötigst, erfährst du hier. Mit Billomat kannst du qualifizierte elektronische Rechnungen mittels digitaler Signatur erstellen.

Rechnungsstellung: Die Grundlagen

Die Rechnungstellung erfordert die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Mindestanforderungen, welche den Inhalt und die Struktur einer Rechnung zu den wichtigsten Aspekten gestaltet.
So gehören zu einer plausiblen und vom Gesetzgeber anerkannten Rechnungsstellung sämtliche Angaben wie Name und Anschrift vom Aussteller und Empfänger der Rechnung, eine deutliche Auflistung von Waren und Dienstleistungen mit Nettopreis und Steuer, sowie das Leistungsdatum/ Lieferdatum. Nur wenn die Rechnung alle vorgegebenen Faktoren beinhaltet und sich an den rechtlichen Vorgaben orientiert, ist von einer akzeptablen und plausiblen Rechnungsstellung die Rede.

Rechnungsstellung

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Was sind die gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen?

  • Steuernummer des leistenden Unternehmers oder USt-IDNr.
  • USt-IdNr. des Kunden (nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen)
  • Name und Anschrift Unternehmer
  • Name und Anschrift Leistungsempfänger
  • Beschreibung der Leistung
  • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
  • Leistungszeitpunkt
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
  • Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (außer bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers)
  • Bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Ust-IDNr. Angaben nach § 1b Abs. 2 und 3 UstG
  • Bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen
  • Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
  • Bei Privatpersonen: Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Steuernummer oder USt-IdNr. auf Rechnungen?

Die Steuernummer ist eine gesetzliche Pflichtangabe auf Rechnungen. Nur so kann das Finanzamt eine Rechnung zuordnen. Aus Datenschutzgründen ist es allerdings möglich, statt der privaten Steuernummer auch die USt-IdNr. anzugeben.

>>Weitere Informationen: Persönliche Steuernummer oder USt-IdNr. auf Rechnungen?

Welche Angaben dürfen noch auf die Rechnung?

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen können weitere freiwillige Angaben auf Rechnungen vermerkt werden. Darunter fallen unter anderem:

  • Dankesworte
  • Hinweis auf Aktionen und Sonderangebote
  • Bitte um Weiterempfehlung
  • Gruß- und Abschiedsformeln

Wer ist zur Rechnungsstellung verpflichtet?

Unternehmer und Selbstständige sind zur Rechnungsstellung verpflichtet, während die Fakturierung bei Verkäufen oder erbrachten Dienstleistungen von Privat nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Ein gewerblicher Geschäftsvorfall entsteht immer dann, wenn ein Verkauf oder die Erbringung einer Leistung dem Umsatzzweck dienen und Einkünfte unter der Rubrik Verdienst erzielen.

Rechnungsstellung als Privatperson

Bei Privatverkäufen kann von einer Rechnungsstellung abgesehen werden, handelt es sich um Kleinbeträge oder Verkäufe gebrauchter Gegenstände, deren Zeitwert die Erzielung von Einkünften und somit das gewerbliche Interesse ausschließt. Fakturiert werden können Leistungen und Verkäufe nicht erst nach ihrer Erbringung, sondern beim Fokus auf eine im Vorfeld gewünschte Begleichung der Außenstände durch den Rechnungsempfänger auch im Vorfeld.

>>Weitere Informationen: Als Privatperson Rechnungen schreiben: Was muss ich beachten?

Rechnungsstellung als Kleinunternehmer?

Wer als Kleinunternehmer tätig ist, darf auf seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung muss durch einen entsprechenden Vermerk in der Rechnung hingewiesen werden, zum Beispiel: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“.

Es gibt weitere Fälle, bei denen der leistende Unternehmer keine Umsatzsteuer auf seiner Rechnung ausweisen darf. >> Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Liegt der Rechnungsbetrag (Brutto) unter 150,- €, so kann der leistende Unternehmer eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Der Vorteil: Auf einer Kleinbetragsrechnung müssen weniger Pflichtangaben ausgewiesen werden.

>>Weitere Informationen: Was sind die gesetzlichen Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnung?

Vorlagen für Rechnungen und andere Dokumente

Du möchtest nur einmalig eine Rechnung schreiben? Wir sind Profis in Sachen Rechnungsstellung. Deshalb haben wir für dich Vorlagen für Rechnungen, Angebote und andere Dokumente erstellt. Du kannst sie hier kostenlos downloaden:

Rechnung
Kleinunternehmerrechnung
Kleinbetragsrechnung
Angebot
Auftragsbestätigung
Erste Mahnung
Zweite Mahnung
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Das Arbeiten mit Vorlagen zur Rechnungsstellung kann sehr nerven. Das muss nicht sein. Rechnungen sollen Spaß machen. Deshalb bieten wir dir mit Billomat ein Rechungsstellungs-Tool an, das dir bei vielen Schritten unter die Arme greifen kann.

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