Rechnungsverwaltung

Was bedeutet Rechnungsverwaltung?

Jedes Unternehmen, das mit der Absicht der Gewinnerzielung handelt, ist gesetzlich verpflichtet, ein Rechnungswesen zu pflegen und dieses im Rahmen der Rechnungsverwaltung zu organisieren. Innerhalb der Rechnungsverwaltung dokumentiert das Unternehmen sämtliche geschäftlichen Vorfälle von der Beschaffung von Büromaterialien über die Erstellung von Angeboten, der Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung, dem Mahnwesen oder der Verwaltung von Retouren. Die geschäftlichen Vorfälle müssen in der Rechnungsverwaltung so dokumentiert werden, dass sie für einen Außenstehenden nachvollziehbar sind. Hierfür ordnet die Rechnungsverwaltung die geschäftlichen Vorfälle nach ihrer Kategorie und sortiert sie chronologisch.

Welche Aufgaben hat die Rechnungsverwaltung?

Die Rechnungsverwaltung muss so organisiert sein, dass sie sämtliche Aktivitäten eines Unternehmens erfasst und über diese jederzeit Auskunft geben kann. Somit stellt die Rechnungsverwaltung eine zentrale Schnittstelle innerhalb von Unternehmen, an der alle Informationen zusammenlaufen, die als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen. Zu den Kernaufgaben der Rechnungsverwaltung gehören:

  • Dokumentation
  • Information
  • Kontrolle
  • Bereitstellung

Dokumentation – Wie und was dokumentiert die Rechnungsverwaltung?

Jeder geschäftliche Vorfall innerhalb eines Unternehmens ist durch Belege zu dokumentieren. Als geschäftlicher Vorfall wird ein Ereignis bezeichnet, das in Form eines Zu- oder Abflusses die Finanzen des Unternehmens betrifft. Der Beleg dient als Nachweis, der sämtliche relevante Daten des dokumentierten Geschäftsvorfalls enthält.

Beleg – was umfasst der Begriff?

Als Grundsatz jeder Buchhaltung gilt die Formel: Keine Buchung ohne Beleg. Demnach darf keine finanzielle Bewegung in einem Unternehmen umgesetzt werden, die nicht durch einen schriftlichen Beleg dokumentiert wird. Dieser gilt als Nachweis dafür, dass die Buchung korrekt vorgenommen wurde.

Das Rechnungsverwaltung kennt grundsätzlich drei unterschiedliche Arten von Belegen:

  1. Eigenbeleg: Eigenbelege sind Nachweise, die das Unternehmen selbst verfasst und an andere versendet. Dazu gehören:
    • Ausgangsrechnungen
    • Gutschriften
    • Entnahmebelege
    • Quittungen
    • Inventurlisten
    • Lohn- und Gehaltslisten
  2. Fremdbeleg: Fremdbelege sind Dokumente, die das Unternehmen von anderen Unternehmen erhalten hat. Dazu gehören zum Beispiel
    • Eingangsrechnungen
    • Gutschriften
    • Bankbelege
    • Steuerbescheide
    • Quittungen
  3. Ersatzbeleg: Eine Ausnahme unter den Belegen stellen die sogenannten Notbelege oder Ersatzbelege dar, die beim Fehlen von regulären Belegen erstellt werden können. Auch Ersatzbelege müssen sämtliche Kriterien aufweisen, die auch für reguläre Belege gelten.

Kriterien für Belege

Belege, die Geschäftsvorfälle dokumentieren, müssen drei grundlegende Informationen enthalten:

  1. Beschreibung des Vorfalls
  2. Datum des Vorfalls
  3. Betrag des Vorfalls

Information – Welche Information stellt die Rechnungsverwaltung bereit?

Die Rechnungsverwaltung erstellt nicht nur sämtliche Belege, um geschäftliche Vorfälle zu verwalten und zu dokumentieren: Eine weitere zentrale Funktion der Rechnungsverwaltung liegt in der Information, die sie für das Unternehmen selbst ebenso wie für das Finanzamt bereitstellt. Damit adressiert die Rechnungsverwaltung zwei sehr unterschiedliche Empfänger, die dem Unternehmen extern oder intern gegenüberstehen.

Externe Rechnungsverwaltung – Informationspflicht

Mit der externen Rechnungsverwaltung erfüllen Unternehmen eine gesetzliche Pflicht, Rechenschaft über ihre Einnahmen und Ausgaben abzulegen. Die externe Rechnungsverwaltung gibt somit öffentlich Auskunft über die wirtschaftliche Lage von Unternehmen. Ihre Aufgabenbereiche, die unter dem Begriff Finanzbuchhaltung zusammengefasst sind, erstrecken sich zum Beispiel auf die Erstellung einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung, die Erfassung des Inventars und die Bereitstellung eines Lageberichts.

Kontrolle – Welche Kontrollfunktion hat die Rechnungsverwaltung?

Interne Rechnungsverwaltung

Unternehmen sind für ihre Planungen auf Informationen über den Erfolg ihrer bisherigen Aktivitäten angewiesen. Innerhalb des Betriebs dient die sogenannte interne Rechnungsverwaltung der Bewertung des Unternehmens.

Drei Kategorien stehen dabei im Fokus:

  • Planung
  • Kontrolle
  • Koordination

Im Vordergrund jedes Unternehmens steht die Maximierung des Gewinns. Um Entscheidungen treffen zu können, die den Unternehmenszielen dienen, ist es für die Geschäftsführung notwendig, den Ist-Zustand des Unternehmens anhand seiner Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Die Rechnungsverwaltung dokumentiert sämtliche Zahlungen, die zu- oder abgeflossen sind und dient damit der Kontrolle der Finanzen sowie der Planung zukünftiger geschäftlicher Aktivitäten. Hierbei stellt sie Kosten und Leistung des Unternehmens gegenüber, überwacht Rentabilität und Liquidität und liefert der Geschäftsführung somit die notwendigen Informationen, um Steuerungen, Investitionen und Planungen vorzunehmen.

Bereitstellung – Wie schafft die Rechnungsverwaltung den Überblick?

Um der Geschäftsführung eine sichere Grundlage für ihre Entscheidungen zu liefern, müssen die Vorgänge, die die Rechnungsverwaltung erfasst und dokumentiert hat, in konkrete Ergebnisse überführt werden, indem sie die Zahlen aufbereitet. Hierfür stehen mit der

  • Vergleichsrechnung und
  • Planungsrechnung

zwei Instrumente zur Verfügung.

Vergleichsrechnung – Was ist das?

In der Vergleichsrechnung und Statistik ermittelt die Rechnungsverwaltung Kennzahlen, die die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens dokumentieren, indem sie Abgleiche erstellt. Für den Abgleich kommen zwei Kriterien in Frage:

  • Zeit
    Im sogenannten Zeitvergleich stellt die Rechnungsverwaltung die Zahlen aus vergangenen Jahren den Ergebnissen aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr gegenüber.
  • Mitbewerber
    Der Vergleich mit der Konkurrenz im sogenannten Betriebsvergleich gibt Auskunft über die wirtschaftliche Lage des eigenen Unternehmens in der Gegenüberstellung mit anderen Unternehmen derselben Branche. Dabei werden Dienstleistungen, Strategien, Produkte und Aktivitäten der Mitbewerber mit den eigenen Handlungen abgeglichen, um Schlüsse für die Zukunft zu ziehen.

Was ist die Planungsrechnung?

Die Planungsrechnung, die auch als Budgetierung bezeichnet wird, bezeichnet eine Finanzplanung, die sich auf einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft bezieht. Ziel der Planungsrechnung ist eine zuverlässige Prognose über Gewinne und Verluste zum Beispiel für das kommende Wirtschaftsjahr zu erstellen. Hierfür legt die Rechnungsverwaltung ein Budget für bestimmte Unternehmensbereiche fest. Die Abteilungen müssen ihre Ausgaben und Investitionen auf das vorgegebene Budget beschränken, um den angestrebten Gewinn zu erreichen.

Welche Instrumente umfasst die Rechnungsverwaltung?

Aufgrund ihrer Aufgabenstellungen befasst sich die Rechnungsverwaltung – abhängig von der Unternehmensform und -größe – mit folgenden Bereichen:

  • Finanzbuchhaltung
    Sie erfasst mit Aufwendungen und Erträgen sämtliche wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens.
  • Bilanz
    Die Bilanzierung ist ein Bestandteil der externen Rechnungsverwaltung, die Einnahmen und Ausgaben, sowie Vermögen und Forderungen am Ende eines Wirtschaftsjahres gegenüberstellt und für die Öffentlichkeit bereitstellt.
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
    Die GuV gehört zur Bilanz und stellt Aufwendungen und Erträge im Detail einander gegenüber.
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
    Die EÜR ist eine einfache Gewinnermittlung für Unternehmen, die nicht bilanzierungspflichtig sind.
  • Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
    Das Handelsgesetzbuch schreibt der Rechnungsverwaltung genau vor, wie sie ihre Unterlagen aufbereiten muss. Die Vorschriften umfassen auch die Archivierung von Unterlagen, die für die Steuer Relevanz haben.
  • Controlling
    Zur internen Rechnungsverwaltung gehört das Controlling, das der Planung zukünftiger Geschäftsaktivitäten dient.
  • Planungsrechnung
    In der internen Rechnungsverwaltung wird ein Budgetplan erstellt, um Gewinne zu gewährleisten.
  • Vergleichsrechnung
    Der Abgleich des aktuellen Zustands eines Unternehmens mit vergangenen Zeitperioden oder mit anderen Mitbewerbern dient als Steuerungsinstrument, das die interne Rechnungsverwaltung bereitstellt.

Rechnungssoftware – Welche Unterstützung gibt es für die Rechnungsverwaltung?

Abhängig von Unternehmensart und -größe fallen in der Rechnungsverwaltung komplexe Aufgaben an, deren Rechtssicherheit gewährleistet sein muss. Daher liegt es nahe, die Rechnungsverwaltung mit Hilfe einer Rechnungssoftware zu automatisieren. Eine Rechnungssoftware bietet sämtliche Funktionen, die innerhalb der Rechnungsverwaltung benötigt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Erstellen von Rechnungen
  • Begleitdokumente erstellen
    • Geschäftsbriefe
    • Angebote
    • Auftragsbestätigungen
    • Bestellungen
    • Zahlungserinnerungen
    • Lieferscheine
    • Mahnungen
  • Verwaltung von Stammdaten
  • Import von Rechnungen
  • Versand von Rechnungen
  • Führung des Kassenbuchs
  • Erstellen der Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Erstellen der EÜR
  • Datensicherung on- und offline
  • Überblick über den Status jeder Rechnung
  • Verwaltung von Eingangsrechnungen

Zusätzliche Vorteile der digitalen Rechnungsverwaltung

  • Mit einer Rechnungssoftware können verschiedene Mitarbeiter von mehreren Rechnern aus gemeinsam innerhalb eines Teams auf Dokumente zugreifen, um sie zu bearbeiten.
  • Mit Hilfe von Abo-Rechnungen können wiederkehrende Leistungsabrechnungen automatisiert werden.
  • DATEV Schnittstellen können die Buchhaltungsdaten für den Steuerberater digital zur Verfügung stellen. So kann die digitale Rechnungsverwaltung die Bearbeitungszeit für die Steuerkanzlei vereinfachen und beschleunigen.
  • Rechnungssoftware, wie zum Beispiel Billomat, bietet eine GoBD-Zertifizierung und dadurch sind alle Dokumente rechtssicher.
  • Das Mahnwesen kann automatisiert werden, sodass die Software selbständig Zahlungseingänge mit Rechnungen abgleicht und im gegebenen Fall Mahnungen verschickt. Auch Mahngebühren können in die Automatisierung implementiert werden.
  • Professionelle Buchhaltungssoftware wie Billomat verwaltet sämtliche Stammdaten zentral und an einem Ort..
  • Integriertes Banking vereinfacht die Zahlungskontrolle durch automatisierten Zahlungsabgleich.
  • Add-Ons sorgen für zusätzliche Funktionen, die individuelle Ansprüche bedienen, wie zum Beispiel für Onlineshop-Systeme oder CRMs.
  • Mobile Apps bieten Ortsunabhängigkeit in der Buchhaltung. Belege können unterwegs mit dem Smartphone eingescannt und an den passenden Buchhaltungsordner geschickt werden.
  • Cloudbasierte Buchhaltungssoftwares wie Billomat bieten maßgeschneiderte Tarife, die für Flexibilität in der Preisgestaltung sorgen.
  • Softwareentwickler können bei der Rechnungssoftware  API-Schnittstellen nutzen, um eigene Anwendungen damit zu verbinden.
  • Leichte Bedienbarkeit sorgt dafür, dass der Einstieg in die Software immer einfacher zu bewältigen ist.
  • Nutzer von Rechnungssoftware profitieren vom Kundenservice vieler Anbieter, die persönliche Ansprechpartner bei Problemen bereitstellen.

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