Reisekosten
Reisekosten sind Kostenpositionen, die für geschäftliche Reisen aufgewendet werden. Diese Aufwendungen der Auswärtstätigkeit werden dann letztendlich in der Reisekostenabrechnung aufgeführt. In diesem Beitrag erfährst Du alles über Reisekosten, wer sie zahlt und was bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist.
- Was sind Reisekosten?
- Was ist eine Reisekostenabrechnung?
- Wer zahlt die Reisekosten?
- Wie werden Reisekosten abgerechnet?
- Welche Arten von Reisekosten gibt es?
Was sind Reisekosten?
Als Reisekosten werden in steuerlicher Hinsicht all jene Kosten bezeichnet, die im Zusammenhang mit einer geschäftlich oder beruflich bedingten Reise entstehen. Zu diesen zählen zum Beispiel Fahrtkosten und Übernachtungskosten, ein eventueller Verpflegungsmehraufwand oder Verpflegungskosten während der Reisezeit sowie die sogenannten Reisenebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Die Zusammenstellung der Kosten einer Reise wird als Reisekostenabrechnung bezeichnet und dient der Ermittlung der Gesamtkosten.
Für das Management-Informations-System (MIS) bildet sie eine wichtige Grundlage und es ist darauf zu achten alle Kosten zu erfassen und nicht nur solche, für die der Arbeitnehmer in Vorleistung getreten ist.
Auch für die Ermittlung des dem Arbeitnehmer zustehenden Betrages ist die Reisekostenabrechnung bedeutend, wobei auf die Lohnsteuerrichtlinien zu achten ist. Anhand der Lohnsteuerrichtlinien wird deutlich, welche Beträge dem Mitarbeiter lohnsteuerfrei erstattet werden können. Bekommt der Mitarbeiter einen zu hohen Betrag, wird dieser als steuerpflichtiges Einkommen des Mitarbeiter definiert.
Wer zahlt die Reisekosten?
Reisekosten werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Dieser hat jedoch die Möglichkeit, diese Kostenpositionen seiner Mitarbeiter als Betriebsausgaben von der Steuer abzusetzen.
Angefertigt wird die Reisekostenabrechnung von der reisenden Person. Dies kann sowohl der Geschäftsführer des Unternehmens sein als auch seine Angestellten. Allerdings trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Abwicklung das Unternehmen.
Wie werden Reisekosten abgerechnet?
Reisekostenpositionen können nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn die Reise entweder beruflich oder betrieblich bedingt ist und entweder im Rahmen der unternehmerischen oder beruflichen Tätigkeit notwendig ist.
Für Selbständige bzw. Unternehmer muss die Reise also einem Betriebszweck dienen und für Angestellte und Arbeiter muss sie entweder im Rahmen der beruflichen Tätigkeit oder beispielsweise auch zu deren Erhalt notwendig sein.
Selbständige können Kosten für Reisen daher als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, während Arbeitnehmer sie als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung angeben können. Erstattet im letzten Fall der Arbeitgeber jedoch einen Teil oder die gesamten Kosten, darf nur ein eventuell verbleibender Rest steuerlich geltend gemacht werden.
Vor Antritt der Reise sollte sich entschieden werden, auf welche Weise diese Kostenart zum späteren Zeitpunkt abgerechnet werden soll. Zum einen können die tatsächlich entstandenen Ausgaben angesetzt werden. Hierfür ist eine zwingende Aufbewahrung der Belege erforderlich. Zum anderen können die gesetzlichen Pauschalen für Reisekosten angesetzt werden.
Welche Arten von Reisekosten gibt es?
Reisekosten beinhalten insbesondere Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, die mindestens mit den jeweils geltenden Pauschalen ausgewiesen werden können.
Fahrtkosten
Zu den Reisekosten, die steuerlich gelten gemacht werden können, zählen unter anderem die Fahrtkosten.
Je nachdem, welches Verkehrsmittel für die Reise gewählt wird, können diese Fahrtkosten anders steuerlich geltend gemacht werden. Für öffentliche Verkehrsmittel geschieht dies zum Beispiel durch den Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten, während ein zur Verfügung gestellter Dienstwagen bei den Betriebsausgaben des Arbeitgebers berücksichtigt wird.
Übernachtungskosten
Auch Übernachtungskosten zählen zu den Kosten der Reise. In diesen dürfen Übernachtungsnebenkosten wie Telefon, Fernseher oder Minibar und Frühstück bzw. andere Mahlzeiten allerdings nicht enthalten sein.
Verpflegungskosten
Die Verpflegungskosten bzw. der Verpflegungsmehraufwand ist ein weiterer Posten der bei einer Reise entstehenden Kosten. Er gibt an, wie viel mehr der Reisende für seine Verpflegung während der Reise gegenüber der Verpflegung in seiner eigenen Wohnung aufwenden muss. Diese Kosten werden pauschal abgerechnet.
Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten gehören Kosten, die unausweichlich im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen und die durch Belege nachgewiesen werden können. Man zählt dazu etwa Park- und Mautgebühren, Telefonkosten während der Reise, aber auch gegebene Trinkgelder, Gebühren für die Aufbewahrung von Gepäck und Ähnliches.
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