Revisionssicherheit
Unter der Revisionssicherheit versteht man innerhalb der Buchhaltung verschiedene gesetzliche Regelungen, die nach dem HGB dafür sorgen sollen, dass elektronische Datensätze korrekt aufbewahrt werden. Dazu gehört auch und besonders, dass sie im Nachhinein nicht mehr manipulierbar sind und von Dritten nachvollziehbar gelesen werden können. Die revisionssichere Archivierung wurde erstmals 1992 ins Gespräch gebracht und 1996 in einem Code of Practice veröffentlicht. Sie ist heute sowohl im Handelsgesetzbuch, als auch in der Abgabeordnung und dem GoBD gesetzlich festgeschrieben.
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Nutzen der revisionssicheren Archivierung
Die Revisionssicherheit bezeichnet den Schutz elektronischer Daten. Dies betrifft in der Betriebswirtschaft vordergründig die steuerrechtlich relevanten und Buchhaltungsdatensätze. Verankert wurde die Revisionssicherheit letztlich nach der massenhaften Einführung von elektronischen Archivsystemen zu Beginn der 1990er-Jahre. Sie betrifft daher auch die Zertifizierung dieser Softwarelösungen. Im Handelsgesetzbuch wird die Sicherheit unter §§ 239, 257 HGB erwähnt, die Abgabenordnung beschäftigt sich in §§ 146, 147 AO damit. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln Detailfragen der Archivierung.
Dokumente und Datensätze revisionssicher zu speichern und zu archivieren birgt sowohl für Unternehmen als auch für Behörden eine Sicherheit. Nach den Grundsätzen zur revisionssicheren Archivierung stehen besonders die Unveränderlichkeit nach Ablegen, die Prüfbarkeit der Aussagen anhand von Belegen und die Vollständigkeit von Büchern und Datensätzen im Vordergrund. Dies gibt Unternehmen die Sicherheit, Nachfragen der Behörden schnell und sicher zu beantworten und Behauptungen mit Daten zu unterfüttern oder widerlegen. Behörden können Datensätze von Unternehmen miteinander abgleichen, um fehlerhafte Berichte zu finden, etwa bei der Umsatzsteuer im Rahmen einer Sonderprüfung. So werden Unternehmen mit ordnungsgemäßer Archivierung zusätzlich geschützt.
Grundsätze der Revisionssicherheit
Als revisionssicher archiviert gilt ein elektronischer Datensatz, wenn die zehn Grundsätze der Revisionssicherheit eingehalten wurden. Bewertet wird die Sicherheit nach:
- Ordnungsmäßigkeit, also geordneter und gesammelter Ablage
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, welche nach Branche und Datenart gesetzt sind
- Vollständigkeit der archivierten Unterlagen
- Nutzung nur durch Berechtigte mit eventuellen Einschränkungen in der Administration
- Dokumentation des Verfahrens der Archivierung, nachvollziehbar für Dritte
- Nachvollziehbarkeit der Datensätze selbst ohne firmeninterne Besonderheiten
- eine einfache Prüfbarkeit durch doppelte Buchführung, Verlinkung usw.
- Sicherheit der Bearbeitung, Archivierung und Aufbewahrung
- Schutz vor Veränderungen und Fälschungen durch Zertifikate und Kennwörter
- Sicherung vor Verlust durch Backups, ausgelagerte Daten u.ä.