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Sachliche Abgrenzung - Was ist eine Sachliche Abgrenzung?

Eine sachliche Abgrenzung wird in der Buchführung und im Rechnungswesen notwendig, wenn betriebliche und kalkulatorische Aufwendungen und Erträge voneinander abgegrenzt werden sollen. Das „sachlich“ meint in diesem Fall eine klare inhaltliche Trennung, um die Aufwendungen korrekt zuordnen zu können. Die Aufwendungen werden in betriebsfremde, außerordentliche und periodenfremde Aufwendungen aufgeteilt und können dadurch als sachliche Abgrenzung aus den Geschäftsvorfällen entnommen werden.

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Sachliche Abgrenzung als häufiges Problem

Eine Abgrenzung von Betriebsbuchungen muss dann erfolgen, wenn ein Unternehmen Einnahmen und Ausgaben hat, die nicht dem Unternehmen dienen, aber über das Betriebsvermögen erfolgen. Eine sachliche Abgrenzung wird notwendig, wenn beispielsweise eine Immobilie vermietet wird, die zum Teil betrieblich genutzt wird. Eine Schaffung von Wohnraum innerhalb des Betriebsgebäudes wäre kein Vorfall auf Unternehmensebene mehr. Die Aufwendung kann also nicht betrieblich abgerechnet werden und muss von den übrigen Vorfällen abgegrenzt werden. Dieses vergleichsweise einfache Beispiel wird in der Praxis gerade bei kalkulatorischen Kosten verkompliziert.

Ein kalkulatorischer Unternehmerlohn, den das Unternehmen listet müsste etwa als Zusatz- oder Anderskosten-Posten eingeordnet werden. Bei den Anderskosten wäre dies möglich, bei den Zusatzkosten gibt es den Posten nicht. Die sachliche Abgrenzung wird dennoch notwendig, da eine Kategorisierung als neutrale Aufwendung ohne die Einordnung rechnerisch nicht möglich ist.

Erträge sachlich abgrenzen

Auch bei der Abgrenzung von Erträgen kann es zu Problemen kommen. Periodenfremde Erträge können beispielsweise nicht als aktuelle Leistung erfasst werden und müssen durch die sachliche Abgrenzung abgespaltet werden. Erfolgt die sachliche Abgrenzung der neutralen Erträge nicht, können in der Bilanzierung Probleme im Kosten und Leistungsbereich auftreten. Die kalkulatorischen und bilanziellen Abschreibungen und Erträge stimmen ohnehin selten überein. Die unkorrekte Zuordnung kann die Zahlen daher weiter verschieben, ohne dass der Fehler zeitnah bemerkt wird.

Die Verwendung eines leistungsstarken Buchhaltungsprogramms erleichtert die Zuordnung, kann jedoch nicht für den Bearbeiter erkennen, welche Art der Abgrenzung vorliegt. Kostenrechnerische Korrekturen müssen also auch innerhalb des Programmes manuell erfasst werden.

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