Sammelbeleg
Ein Sammelbeleg dient in der Buchhaltung eines Unternehmens dazu, mehrere Belege für mehrere gleichartige Geschäftsvorfälle in einem Beleg zusammenzufassen. Damit wird dem Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprochen, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Sammelbelege können entweder direkt aus mehreren Geschäftsvorfällen heraus entstehen oder sie werden als Eigenbelege angefertigt. Der wesentliche Zwecke von Sammelbelegen ist es, den Aufwand für die Buchungen zu reduzieren und so die Buchhaltung insgesamt übersichtlicher zu gestalten.
Aufbau und Inhalt eines Sammelbeleg
Ein Sammelbeleg dient wie jeder andere Beleg in einem Unternehmen dazu, eine erbrachte Leistung, eine Geschäftsvorfall eindeutig festhalten, zu belegen, Der Unterschied zu einem Einzelbeleg ist, dass nicht ein einzelner Geschäftsvorfall, sondern gleich mehrere mit einem Beleg erfasst werden. Ein Sammelbeleg muss folgende Angaben enthalten:
- das Datum
- eine Belegnummer
- den Namen des Ausstellers und den Namen des Empfängers
- den Betrag und den Verwendungszweck
- Angaben zur Menge und zum Wert
- Angabe der Währung
Beispiele für Sammelbelege
Bei Sammelbelegen wird zwischen technischen und praktischen Belegen unterschieden. Zu den technischen Sammelbelegen gehören beispielsweise die Kontoauszüge der Bank. In den Kontoauszügen sind in der Regel mehrere Kontenbewegungen, Ein- und Auszahlung oder Umbuchungen dokumentiert. Jede diese Kontobewegung stellt einen eigenen Geschäftsvorfall dar. Ein weiteres Beispiel für Sammelbelege sind Lohn- und Gehaltslisten. Hierbei handelt es sich um einen sogenannten praktischen Sammelbeleg. Lohn- und Gehaltslisten dienen dazu, die Auszahlung der Löhne und Gehälter in einer Liste zusammenzufassen und auszulösen. Diese Sammelbelege enthalten naturgemäß nicht nur einen Namen eines Empfängers, sondern gleich mehrere. Je nach Unternehmensgröße sogar mehrere Tausend Empfänger. Normalerweise erfolgt für diesen Vorgang für jeden Mitarbeiter die Erstellung eines eigenen Belegs. Durch die gesammelte Erfassung kann die Überweisung in einem Durchgang erfolgen, sodass sich der Aufwand für die Buchhaltung erheblich reduziert.
Weitere gesetzliche Anforderungen an einen Sammelbeleg
Aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben sich verschiedene weitere inhaltliche und rechtliche Anforderungen an einen Sammelbeleg. Hierzu gehören
- der Beleg muss rechnerisch richtig sein
- er muss vom Anweisungsberechtigten unterschrieben werden
- Fortlaufende Nummerierung der Belege
- Archivierung der Sammelbelege in der richtigen Reihenfolge
- Aufbewahrung des Sammelbelegs für 10 Jahre
Diese rechtlichen Vorgaben und Anforderungen sind für alle Belegarten gleich. Die Buchung von Sammelbelegen erfolgt wie bei Einzelbelegen. Das heißt, dass die Buchung einzelner Geschäftsvorfälle separat erfolgt. Zum Beispiel werden die Lohnzahlungen den einzelnen Mitarbeiterkonten zugeordnet. Zahlungseingänge oder -ausgänge aus den Kontoauszügen werden ebenfalls einzeln gebucht, sodass sie den jeweiligen Aufträgen zugeordnet werden können.
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