Spesen

Als Spesen können Ausgaben gelistet und abgerechnet werden, die Angestellte klassischerweise auf Dienstreisen und im Außendienst verursachen, während sie für ein Unternehmen tätig sind. Der gesetzliche Rahmen wurde zum 01.01.2017 neu gesteckt und definiert alle möglicherweise anfallenden Kosten wie Übernachtung, Sachbezug oder Essenspauschalen in Wert und Art der Abrechnung. Kosten die Selbstständigen und Unternehmern abseits von Reisen entstehen, bspw. Bewirtungen, sind nicht als Spesen sondern als betriebliche Ausgaben zu listen. Zudem bezeichnet der Begriff im Wertpapierhandel anfallende Gebühren. Je nach Branche können auch Werbungskosten eines Unternehmens unter dem Begriff zusammengefasst werden.

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Begriff und Definition von Spesen

Wie der Spesenbegriff genutzt wird, hängt maßgeblich von der Tätigkeit eines Unternehmens ab. Viele Ausgaben, die steuerlich abgesetzt werden können, sind eigentlich auch Spesen. Klassischerweise bezeichnet der Begriff jedoch Ausgaben, die während einer Reise durch Angestellte verursacht werden. Hierzu zählen Reisekosten, Versorgungskosten und zusätzliche Kosten, die zu der Reise gehören. Die Reisekosten werden nach vollen Tagen abgerechnet. Ein Tag definiert sich dabei nach dem Wochentag, nicht nach der Dauer der geschäftlichen Tätigkeit. Bei Flügen mit Zeitverschiebung können daher auch zB. 30 Stunden noch als erster Tag zählen.

Als Spesen werden Pauschalbeträge abgerechnet, nicht die tatsächlich angefallenen Kosten. Diese laufen, je nach Umlagemöglichkeit über die Betriebsausgaben. Vor allem die Reisekosten selbst, Fahrtkosten wenn ein Firmenwagen genutzt wird, und verschiedene Kosten die vor Ort anfallen, werden nicht als Spesen abgerechnet. Für Verpflegungs- und Versorgungskosten ist der gesetzliche Rahmen sehr exakt definiert.

Abrechnung von Pauschalbeträgen

Als Spesen deklarierte Ausgaben werden vom Arbeitgeber dem Angestellten erstattet, wenn er die Nachweise dazu erbringt. Ab 01.01.2017 gelten für Spesen genaue Beträge, die sich an die aktuellen Lebenshaltungskosten angepasst haben.

Im Inland gelten dabei für das Mittag- und Abendessen im Hotel jeweils 9,60 Euro als erstattungsfähig. Das Frühstück wird über die Übernachtung mitgebucht. Wird kein Frühstück gebucht, beträgt die Pauschale 4,80 Euro. Wird dem Angestellten die Mahlzeit durch die Firma unentgeltlich oder vergünstigt zur Verfügung gestellt, etwa über eine Kantine, erhält er 1,70 Euro pro Tag für Frühstück, 3,17 Euro für das Mittag- und Abendessen oder 8,04 Euro für Vollverpflegung.

Diese Summen listen jedoch lediglich die Pauschale, die für den Angestellten gesetzlich vorgesehen ist und welche er gesetzlich durchsetzen kann, sollte der Arbeitgeber die Pauschale nicht freiwillig errichten. Die meisten Unternehmen planen mit einem Reisebudget dass neben Übernachtungs – und Transportkosten auch einen Kostenrahmen für auswärtige Verpflegung, Geschäftsessen usw. vorsieht. Dieser Rahmen ist jedoch individuell zu vereinbaren und läuft über die normalen, nicht steuerlich begünstigten, Unternehmensausgaben.