Stapelbuchhaltung

Bei der Stapelbuchhaltung werden zusammengehörige Buchungen, die mit- und aufeinander abgestimmt werden müssen, in einem Stapel gesammelt und anschließend nacheinander gebucht. Sie hat ihren Ursprung in der Bankbuchhaltung. Bei der manuellen Bankbuchhaltung wurden in der Vergangenheit Belege nach Kontonummern vorsortiert und zunächst in einem Stapel gesammelt. Zu einem vorgegebenen Zeitpunkt, dem sogenannten Buchungsschnitt, in der Regel zwischen 12 und 14 Uhr, wurden die Belege auf die einzelnen Personenkonten gebucht.

Was ändert sich in der Buchhaltung 2020? Im Billomat Magazin haben wir die wichtigsten Fakten zusammengefasst.

EDV gestützte Stapelbuchhaltung

Bei der EDV gestützten Buchhaltung (Vergleiche hierzu den Beitrag zu EDV-Buchhaltung) bezeichnet die Stapelbuchhaltung ein bestimmte Art der Datenorganisation. Dabei werden zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Bankbelege eines Tages in eine Zwischendatei erfasst und gespeichert. Durch die Zwischenspeicherung in der sogenannten Batch-Datei ist es möglich, die einzelnen Belege vor der Buchung und Übernahme in das Journal zu kontrollieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. Das Gegenteil der Stapelbuchung ist die Dialogbuchung.

Der Unterschied zwischen Stapelbuchung und Dialogbuchung

Grundsätzlich sind Stapelbuchhaltung und Dialogbuchhaltung zwei verschiedene Organisationsformen der Datenerfassung und Buchung in der EDV-gestützten Buchführung. Bei der Stapelbuchhaltung werden zusammengehörende Belege erfasst und zwischengespeichert, aber nicht direkt gebucht. Eine Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der Buchungen ist dadurch möglich. Bei gemeinnützigen Organisationen oder Vereinen werden die im Stapel gesammelten Belege zum Teil erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses in den Dialogbereich übernommen und abschließend gebucht.

Für die Dialogbuchhaltung ist in der EDV-gestützten Buchführung eine eigene Buchungsmaske vorgesehen. Nach der Dateneingabe wird jeder einzelne Geschäftsvorfall gebucht und in das Journal übernommen. Dadurch ist eine Kontrolle oder Korrektur der Buchung nach der Datenerfassung nicht mehr ohne Weiteres möglich. Eine Fehlbuchung kann bei der Dialogbuchung nur durch die Storno-Funktion und eine Stornierungsbuchung korrigiert werden.

Die Eingabemasken für die Stapelbuchung und die Dialogbuchung in Buchhaltungsprogrammen unterscheiden sich kaum oder gar nicht voneinander. Der wesentliche Unterschied ist die Art der Buchung und, dass Dialogbuchungen nur durch ein Storno-Buchung korrigiert, Stapelbuchungen jedoch vor dem Buchen geändert und gegebenenfalls gelöscht werden können. Ein weiterer Unterschied ist, dass bei einer Stapelbuchhaltung vor der endgültigen Buchung und Übernahme in das Journal keine Buchung auf den betreffenden Konten erfolgt.