Lexikon

Tabellenbuchhaltung - Was ist eine Tabellenbuchhaltung?

In der Tabellenbuchhaltung werden Bücher in Tabellenform erfasst, nach Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen geordnet. Durch die verschiedenen Tabellen, die in den meisten Softwarelösungen parallel angelegt werden können, ist auch eine komplexe Buchhaltung mehrerer Konten und Posten möglich. Die Form der Buchhaltung in Tabellenform kommt am ehesten an die historische und heute meist durch Digitalisierung abgeschaffte Buchhaltung per Hand in verschiedenen Büchern. Ziel der Tabellenbuchhaltung ist die Bilanzierung zu Ende des Geschäftsjahres.

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Aufbau einer Tabellenbuchhaltung

Tabellenbuchhaltung

Die Buchhaltung über verschiedene Tabellen eignet sich vor allen Dingen für Einzelunternehmer und kleinere Firmen mit wenigen Mitarbeitern und einem oder wenigen Kernprodukten und Dienstleistungen. Auch kleine Händler profitieren von den schnell zu notierenden Eingangs- und Ausgangsposten unter Angabe von Datum, Buchungsnummer, Gegenstand, Summe und möglichen Details. In der traditionellen Tabellenbuchhaltung des Handels ist es üblich, nach dem amerikanischen Modell die Hauptbücher tagesaktuell zu erfassen. Es entstehen Nebenbücher mit jeweils einer Tabelle pro Tag, aus denen die Daten später in das Grundbuch übernommen werden. Diese einseitige Buchhaltung macht jedoch komplexe Aufschlüsselungen unmöglich.

Beim Aufbau einer Buchhaltung in digitaler Tabellenform sollte vor allen Dingen darauf geachtet werden, dass die wichtigsten Bücher für den unbefugten Zugriff gesperrt und gesichert sind. Die tagesaktuelle Tabelle sollte stets dem gleichen Muster folgen. Vorlagen finden sich im Netz, oder sind bereits in dem verwendeten Buchhaltungsprogramm enthalten. Entscheidet sich der Händler für das „amerikanische Journal“, also die zweispaltige Tagesauflistung der Einnahmen und Ausgaben, sollte diese Art der Tabellenbuchhaltung nur ergänzend zu komplexerer Datenerfassung von Inventar, Kostenplanung und anderen Posten erfolgen.

Arbeiten mit Tabellen

Sowohl in der manuellen, als auch in der digitalen Tabellenbuchhaltung werden alle Einzelbewegungen zeilenweise separiert erfasst. Wird also beispielsweise eine Anzahl von Produkten an einen Kunden verkauft, erscheint der Posten wie auch in der standardisierten Buchhaltung, gleichzeitig in den Aktiva und Passiva innerhalb der gleichen Zeile. Jeder Posten muss sich im Soll und Haben spiegeln, da er gleichzeitig verkauft und dem geldwerten Vermögen hinzugefügt wird. Die Tabellen sollten stets aktuell gehalten werden. Je nach Arbeitsaufkommen kann der Posten sofort nach Vertragsabschluss eingetragen werden, um nicht in Verzug zu geraten.

Bei der digitalen Arbeit mit Tabellen sind umfassende Kenntnisse der jeweiligen Software von Vorteil. Viele Tätigkeiten lassen sich abkürzen durch automatisierte Übernahme von Daten, etwa in das Grundbuch, die Wochen- oder Monatsübersicht oder eine andere Tabelle, die der Auswertung dient. Bei Softwarelösungen, welche die Tabellenbuchhaltung direkt integrieren, werden häufig je nach Template die Daten aus den Tabellen auch in alle anderen Bücher übernommen. In diesem Falle müssen lediglich alle Posten, die sich nicht direkt im Umlauf befinden, wie Anlagevermögen oder Rückstände, separat abgerechnet werden. Die Berechnung und Auswertung der Bücher in Tabellenform ist heute jedoch in den meisten Branchen unüblich.

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