Tabellenbuchhaltung
Die Tabellenbuchhaltung – auch amerikanisches Journal genannt – bietet Unternehmen eine vereinfachte und übersichtliche Form der Buchhaltung. Dieser Beitrag widmet sich eine genaueren Definition, dem Aufbau und wie Positionen in der Tabellenbuchhaltung verbucht werden.
- Was ist die Tabellenbuchhaltung?
- Welche Vorteile und Nachteile bietet die Tabellenbuchhaltung?
- Für wen eignet sich die Tabellenbuchhaltung?
- Wie ist eine Tabellenbuchhaltung aufgebaut?
- Wie wird bei der Tabellenbuchhaltung verbucht?
- Worauf sollte man bei der Tabellenbuchhaltung achten?
- Welche Besonderheiten bietet die digitale Buchhaltung?
Was ist die Tabellenbuchhaltung?
In der Tabellenbuchhaltung werden Bücher in Tabellenform erfasst, nach Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen geordnet. Durch die verschiedenen Tabellen, die in den meisten Softwarelösungen parallel angelegt werden können, ist auch eine komplexe Buchhaltung mehrerer Konten und Posten möglich.
Die Form der Buchhaltung in Tabellenform kommt am ehesten an die historische und heute meist durch Digitalisierung abgeschaffte Buchhaltung per Hand in verschiedenen Büchern.
In unserem Billomat Magazin stellen wir dir viele kostenlose Mustervorlagen für deine Buchhaltung zur Verfügung.
Welche Vorteile und Nachteile bietet die Tabellenbuchhaltung?
Zu den Vorteilen der Tabellenbuchhaltung gehört allen voran die Übersichtlichkeit, die diese Methode dem bilanzierenden Unternehmen bietet. Des Weiteren wird die manuelle Schreibart bei der Verbuchung deutlich verringert und die abschließende Addition der Beträge über alle Buchseiten macht den Prozess um einiges einfacher.
Durch die Einfachheit der Tabellenbuchhaltung entsteht jedoch auch ein offensichtlicher Nachteil: Die Anzahl der anlegbaren Konten ist relativ gering. Zwar kann mit verschiedenen Überschriftsebenen gearbeitet werden, jedoch sorgt eine zu tiefgehende Ebenenstruktur schnell für einen unübersichtliche Buchhaltung, was den Sinn der Tabellenbuchhaltung verfehlen würde.
Für wen eignet sich die Tabellenbuchhaltung?
Die Buchhaltung über verschiedene Tabellen eignet sich vor allem für Einzelunternehmen und kleinere Firmen mit wenigen Mitarbeitern und einem oder wenigen Kernprodukten und Dienstleistungen.
Auch kleine Händler profitieren von der schnellen Erfassung von Eingangs- und Ausgangsposten unter Angabe von Datum, Buchungsnummer, Gegenstand, Summe und möglichen Details.
Wie ist eine Tabellenbuchhaltung aufgebaut?
In der traditionellen Tabellenbuchhaltung des Handels ist es üblich, nach dem amerikanischen Modell die Hauptbücher tagesaktuell zu erfassen.
Es entstehen Nebenbücher mit jeweils einer Tabelle pro Tag, aus denen die Daten später in das Grundbuch übernommen werden. Diese einseitige Buchhaltung macht jedoch komplexe Aufschlüsselungen unmöglich.
Entscheidet sich der Händler für das „amerikanische Journal“, also die zweispaltige Tagesauflistung der Einnahmen und Ausgaben, sollte diese Art der Tabellenbuchhaltung nur ergänzend zu komplexerer Datenerfassung von Inventar, Kostenplanung und anderen Posten erfolgen.
Vorlagen finden sich im Netz, oder sind bereits in dem verwendeten Buchhaltungsprogramm enthalten.
Wie wird bei der Tabellenbuchhaltung verbucht?
Sowohl in der manuellen als auch in der digitalen Tabellenbuchhaltung werden alle Einzelbewegungen zeilenweise separiert erfasst. Wird also beispielsweise eine Anzahl von Produkten an einen Kunden verkauft, erscheint der Posten wie auch in der standardisierten Buchhaltung, gleichzeitig in den Aktiva und Passiva innerhalb der gleichen Zeile.
Jeder Posten muss sich im Soll und Haben spiegeln, da er gleichzeitig verkauft und dem geldwerten Vermögen hinzugefügt wird.
Die Tabellen sollten stets aktuell gehalten werden. Je nach Arbeitsaufkommen kann der Posten sofort nach Vertragsabschluss eingetragen werden, um nicht in Verzug zu geraten.
Worauf sollte man bei der Tabellenbuchhaltung achten?
Beim Aufbau einer Buchhaltung in digitaler Tabellenform sollte vor allen Dingen darauf geachtet werden, dass die wichtigsten Bücher für den unbefugten Zugriff gesperrt und gesichert sind.
Die tagesaktuelle Tabelle sollte stets dem gleichen Muster folgen.
Welche Besonderheiten bietet die digitale Buchhaltung?
Bei der digitalen Arbeit mit Tabellen sind umfassende Kenntnisse der jeweiligen Software von Vorteil. Viele Tätigkeiten lassen sich abkürzen durch automatisierte Übernahme von Daten, etwa in das Grundbuch, die Wochen- oder Monatsübersicht oder eine andere Tabelle, die der Auswertung dient.
Bei Softwarelösungen, welche die Tabellenbuchhaltung direkt integrieren, werden häufig je nach Template die Daten aus den Tabellen auch in alle anderen Bücher übernommen. In diesem Falle müssen lediglich alle Posten, die sich nicht direkt im Umlauf befinden, wie Anlagevermögen oder Rückstände, separat abgerechnet werden.
Die Berechnung und Auswertung der Bücher in Tabellenform ist heute jedoch in den meisten Branchen unüblich.
Ähnliche Magazinbeiträge: