Lexikon

Verpflegungskosten - Was sind Verpflegungskosten?

Verpflegungskosten zählen zu den Reisekosten und sind bei einer Auswärtstätigkeit wie die übrigen Reisekosten im Rahmen der Werbungskosten abzugsfähig. Im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit einstehen Arbeitnehmern und Arbeitgebern in der Regel Kosten für die Verpflegung. Verpflegungskosten zählen zu den Reisekosten und sind gestaffelt nach der Dauer der Auswärtstätigkeit mit Pauschalbeträgen als Werbungskosten abzugsfähig. In § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG und § 9 Abs. 5 EStG (Einkommensteuergesetz) ist bestimmt, dass für die Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit nur pauschale Beträge als Werbungskosten geltend gemacht werden können. Eine Geltendmachung und Absetzung höherer Verpflegungskosten durch Einzelnachweise ist demnach nicht möglich.

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Berechnungsgrundlage für Verpflegungskosten

Für die Höhe der Pauschalbeträge für die Verpflegungskosten ist die Dauer der Abwesenheit des Arbeitnehmers von der regelmäßigen Arbeitsstelle und der Wohnung am betreffenden Kalendertag maßgebend. Beginnt die Auswärtstätigkeit mit dem Verlassen der Wohnung, ist dieser Zeitpunkt maßgebend. Beginnt der Arbeitnehmer seine Arbeit zunächst an seiner regelmäßigen Arbeitsstelle und verlässt diese für die auswärtige Tätigkeit, ist der Zeitpunkt der Abfahrt von der Arbeitsstelle maßgebend für den Beginn der auswärtigen Tätigkeit.

Verpflegungskosten und Verpflegungspauschalen im Inland

Verpflegungskosten

Die Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerfrei ersetzen. Die Höhe der Pauschalbeträge richtet sich nach der Dauer der Dienstreise. Die Verpflegungspauschalen betragen

  • 0 Euro bei einer Abwesenheit von bis zu 8 Stunden
  • 12 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
  • 24 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden

Die Verpflegungspauschalen werden für jeden einzelnen Kalendertag gewährt. Bei mehrtägigen Dienstreisen kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer für die Tage der An- und Abreise jeweils pauschal 12 Euro lohnsteuerfrei ersetzen. Voraussetzung dafür ist, dass eine auswärtige Übernachtung stattgefunden hat. Werden dem Arbeitnehmer vom Arbeitnehmer höhere Kosten für die Verpflegung erstattet, muss der die Pauschalbeträge übersteigende Betrag verteuert werden. Der Arbeitgeber kann allerdings die Vorsteuer von den gesamten Verpflegungskosten nutzen. Arbeitgeber, Freiberufler und Selbstständige können die Kosten für die Verpflegung bei einer auswärtigen Tätigkeit als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Kurzfristig an verschiedene Firmen ausgeliehene Leiharbeiter haben nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes aus dem Jahr 2010 keine feste Arbeitsstätte und können daher regelmäßig die Kosten für die Verpflegung als Werbungskosten geltend machen. Ist bei einer Dienstreise eine Begleitperson beispielsweise als Fahrer erforderlich und kann ein zwingender Grund für die Mitnahme dieser Person nachgewiesen werden, sind die Verpflegungskosten für die Begleitperson ebenfalls als Werbungskosten absetzbar.

Verpflegungskosten und Verpflegungspauschalen im Ausland

Wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber mit einer Dienstreise ins Ausland beauftragt wird, oder der Arbeitnehmer muss grundsätzlich, beispielsweise als Berufskraftfahrer Fahrten ins Ausland unternehmen, können höhere Verpflegungspauschalen als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Je nach Reiseland sind die Verpflegungspauschalen unterschiedlich hoch und werden meist jährlich vom Bundesfinanzministerium neu festgelegt und zum Jahresbeginn als „Reisekostenvergütungen Ausland“ veröffentlicht.

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