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Verpflegungspauschale - Was ist die Verpflegungspauschale?

Müssen Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb ihres normalen Beschäftigungsortes eine Tätigkeit verrichten, erhalten Sie für den Mehraufwand, der ihnen dadurch für die Verpflegung entsteht, eine finanzielle Entschädigung. Diese Entschädigung wird als Verpflegungspauschale bezeichnet. Die Höhe der Entschädigung ist von der Dauer der Dienstreise und dem Ort der auswärtigen Tätigkeit abhängig. Die Entschädigung erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht direkt ausbezahlt, sondern müssen den Mehraufwand für die Verpflegung bei ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen, sodass sich die zu zahlende Einkommensteuer verringert.

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Verpflegungspauschale – Grundsätzliches

Die Verpflegungspauschale bezeichnet die Pauschale, mit der der Aufwand für berufliche Reisen von Arbeitnehmern steuerlich ausgeglichen werden soll. Dieser Aufwand wird als Verpflegungsaufwand bezeichnet. Der Verpflegungsaufwand ist Bestandteil der Reisekosten und beziffert die Mehrkosten für die eigene Verpflegung, die während beruflichen Reisen entstehen. Dabei sollen die Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden, die Arbeitnehmern bei beruflichen Reisen entstehen und die durch den Arbeitgeber erstattet werden. Der Gesetzgeber erkennt den Mehraufwand als finanzielle Belastung an und stellt diesen steuerfrei, indem er die Erstattung bis zur Höhe festgelegter Pauschalen nicht zum Lohn hinzurechnet. 

Gesetzliche Grundlagen für die Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale für beruflich veranlasste Reisen setzt den Erstattungsbetrag bis zur Höhe der Pauschale von Lohnsteuer und Sozialabgaben frei. Die Regelungen zu den Verpflegungspauschalen finden sich im Einkommensteuergesetz . Die Befreiung der Reisekostenerstattungen von der Lohnsteuer ist in festgesetzt. Die Befreiung der Erstattung von Reiseaufwendungen von der Sozialversicherungspflicht ergibt sich aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung in . Demnach sind einmalige Einnahmen, die lohnsteuerfrei sind, auch von der Pflicht zur Sozialversicherungsabgabe befreit. 

Arten der Verpflegungspauschale

verpflegungspauschale

Der Gesetzgeber gewährt nicht eine Steuerfreiheit für die Erstattung von tatsächlichen Reisekosten, wenn diese bestimmte Pauschalbeträge übersteigen. Vielmehr gibt er genau vor, welche Beträge von der Steuer befreit werden können. Dabei unterscheidet er zwischen zwei Arten der Verpflegungspauschale mit zwei unterschiedlichen Verpflegungssätzen:

  1. Verpflegungssatz für Reisetage mit Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie bei mehrtägigen Reisen für jeweils den An- und Abreisetag
  2. Verpflegungssatz für Reisen von mehr als 24 Stunden pro Reisetag

Weitere Kriterien für den Verpflegungssatz

Neben den zwei Arten der Verpflegungspauschale, die sich nach der Reisedauer ausrichten, hat der Gesetzgeber die Verpflegungssätze auch danach bestimmt, in welches Land der Arbeitnehmer gereist ist. Für Reisen innerhalb von Deutschland gelten die regulären Verpflegungspauschalen. Führt die beruflich veranlasste Reise den Arbeitnehmer hingegen ins Ausland, gelten für jedes Land andere Sätze der Verpflegungspauschale. 

Betrieblich veranlasste Reisen im Inland

Verpflegungspauschale für Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden

Wenn Arbeitnehmer bei einer Geschäftsreise im Auftrag ihres Arbeitgebers zwischen mindestens 8 und maximal 24 Stunden von ihrem privaten Wohnort abwesend sind, gewährt das Finanzamt zur Zeit eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro (Stand 2020). Den gleichen Betrag können Arbeitnehmer bei einer mehrtägigen Abwesenheit für den An- und Abreisetag geltend machen. Die Abwesenheit kann an diesen Tagen dann kürzer sein als 8 Stunden. Wenn Arbeitnehmer einen ganzen Tag, das heißt mehr als 24 Stunden von ihrem Wohnort abwesend sind, beträgt die Höhe der Verpflegungspauschale 28 Euro (Stand 2020).

Angenommen, ein Arbeitnehmer fährt um 14 Uhr los, um am frühen Abend im Hotel an seinem Einsatzort einzutreffen. Er übernachtet im Hotel und erledigt seine Arbeit am nächsten Tag. Dann übernachtet er wieder im Hotel und fährt am dritten Tag zurück, sodass er gegen Mittag wieder bei seinem Arbeitgeber eintrifft. Für diese Reise kann der Arbeitnehmer jeweils 14 Euro für den Tag der An- und Abreise sowie 28 Euro für die ganztägige Abwesenheit geltend machen. Insgesamt beträgt die Pauschale für diese Geschäftsreise 56 Euro. Die Übernachtungskosten werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen. Sollte dies nicht der Fall sein, können diese ebenfalls bei der Einkommensteuer geltend gemacht werden.

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Mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale

Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Reise übernimmt und dem Arbeitnehmer auf Grundlage seiner Reisekostenabrechnung erstattet, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Auch, wenn beispielsweise das Frühstück bereits in der Hotelübernachtung enthalten ist, erfolgt eine Kürzung der Pauschale. Bei Übernahme des Frühstücks durch den Arbeitgeber erfolgt eine Kürzung um 20 %. Übernimmt der Arbeitgeber das Mittag- oder Abendessen wird die Pauschale um jeweils weitere 40 % gekürzt.

Das heißt, Arbeitnehmer können diese Kosten dann nicht mehr bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Bei einer Pauschale in Höhe von 24 Euro für eine mehr als 8-stündige Abwesenheit, würde das bedeuten, dass für das Frühstück eine Kürzung der Pauschale von 5,60 Euro (Stand 2020) und für das Mittag- und Abendessen jeweils einen Kürzung von 11,20 (Stand 2020) Euro erfolgt. Wenn der Arbeitgeber die gesamten Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen übernimmt, ist die Verpflegungspauschale somit aufgebraucht.

Verpflegungspauschalen für Reisen ins Ausland

Die Höhe der Sätze für die Verpflegungspauschale richtet sich nicht nur nach der Reisedauer, sondern auch nach dem Zielort der beruflich veranlassten Reise. So hat der Gesetzgeber für Reisen ins Ausland andere Sätze festgelegt, als sie für Inlandsreisen Gültigkeit haben. Für jedes Land gelten eigene Sätze, die für ganztägige Reisen, für den An- und Abreisetag sowie für Aufenthalte von mehr als 8 Stunden pro Tag gelten. Auch die Pauschalen für Übernachtungskosten unterscheiden sich abhängig vom Zielland. Die Sätze für die Verpflegungspauschale, die der Gesetzgeber bei Auslandsreisen festgesetzt hat, sind in einer Tabelle für jedes Land einzeln aufgelistet und auf der zu finden. 

Beispiele für die Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen

So beträgt zum Beispiel die Verpflegungspauschale für eine Reise nach Dänemark 58 Euro für jeden ganzen Tag und 39 Euro für den An- und Abreisetag sowie für Reisetage zwischen 8 und 24 Stunden. Für die Übernachtung gewährt der Gesetzgeber eine Pauschale von 143 Euro. Für eine Reise nach Marokko dagegen gilt eine Pauschale von 42 Euro pro Reisetag und von 28 Euro für die An- und Abreisetage sowie für Reisetage zwischen 8 bis 24 Stunden. Die Übernachtungskosten werden mit einer Pauschale von 129 Euro berücksichtigt. 

Mit der Anpassung der Sätze für die Verpflegungspauschale, die ab dem Jahresbeginn 2020 Gültigkeit hat, hat der Gesetzgeber auch die Regelsätze für Auslandsreisen in bestimmte Länder entsprechend verändert. Von Änderungen betroffen sind zum Beispiel die Pauschalen für Reisen in folgende Länder:

  • Argentinien
  • Israel
  • Japan
  • Kroatien
  • Mexiko
  • Niederlande
  • Türkei
  • und viele mehr

Beschränkung der Verpflegungspauschale bei Auslandreisen

Die Verpflegungspauschale kann bei Auslandsreisen höchstens über einen Zeitraum von drei Monaten in Anspruch genommen werden. Dauert der Aufenthalt an derselben Tätigkeitsstätte im Ausland länger als drei Monate, entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschale nach Ablauf der Zeitspanne. 

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