Lexikon

Verpflegungspauschale - Was ist eine Verpflegungspauschale?

Müssen Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb ihres normalen Beschäftigungsortes eine Tätigkeit verrichten, erhalten Sie für den Mehraufwand, der ihnen dadurch für die Verpflegung entsteht, eine finanzielle Entschädigung. Diese Entschädigung wird als Verpflegungspauschale bezeichnet. Die Höhe der Entschädigung ist von der Dauer der Dienstreise und dem Ort der auswärtigen Tätigkeit abhängig. Die Entschädigung erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nicht direkt ausbezahlt, sondern müssen den Mehraufwand für die Verpflegung bei ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen, sodass sich die zu zahlende Einkommensteuer verringert.

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Verpflegungspauschale für Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden

Wenn Arbeitnehmer bei einer Geschäftsreise im Auftrag ihres Arbeitgebers zwischen mindestens 8 und maximal 24 Stunden von ihrem privaten Wohnort abwesend sind, gewährt das Finanzamt zur Zeit eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro. Den gleichen Betrag können Arbeitnehmer bei einer mehrtägigen Abwesenheit für den An- und Abreisetag geltend machen. Die Abwesenheit kann an diesen Tagen dann kürzer sein als 8 Stunden. Wenn Arbeitnehmer einen ganzen Tag, das heißt mehr als 24 Stunden von ihrem Wohnort abwesend sind, beträgt die Höhe der Verpflegungspauschale 24 Euro.

Angenommen, ein Arbeitnehmer fährt um 14 Uhr los, um am frühen Abend im Hotel an seinem Einsatzort einzutreffen. Er übernachtet im Hotel und erledigt seine Arbeit am nächsten Tag. Dann übernachtet er wieder im Hotel und fährt am dritten Tag zurück, sodass er gegen Mittag wieder bei seinem Arbeitgeber eintrifft. Für diese Reise kann der Arbeitnehmer jeweils 12 Euro für den Tag der An- und Abreise sowie 24 Euro für die ganztägige Abwesenheit geltend machen. Insgesamt beträgt die Pauschale für diese Geschäftsreise 48 Euro. Die Übernachtungskosten werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen. Sollte dies nicht der Fall sein, können diese ebenfalls bei der Einkommensteuer geltend gemacht werden.

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Mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale

Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Reise übernimmt und dem Arbeitnehmer auf Grundlage seiner Reisekostenabrechnung erstattet, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Auch, wenn beispielsweise das Frühstück bereits in der Hotelübernachtung enthalten ist, erfolgt eine Kürzung der Pauschale. Bei Übernahme des Frühstücks durch den Arbeitgeber erfolgt eine Kürzung um 20 %. Übernimmt der Arbeitgeber das Mittag- oder Abendessen wird die Pauschale um jeweils weitere 40 % gekürzt.

Das heißt, Arbeitnehmer können diese Kosten dann nicht mehr bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Bei einer Pauschale in Höhe von 24 Euro für eine mehr als 8-stündige Abwesenheit, würde das bedeuten, dass für das Frühstück eine Kürzung der Pauschale von 4,80 Euro und für das Mittag- und Abendessen jeweils einen Kürzung von 9,60 Euro erfolgt. Wenn der Arbeitgeber die gesamten Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen übernimmt, ist die Verpflegungspauschale somit aufgebraucht.

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