Verrechnungskonto
Ein Konto, das weder eine Abrechnungsstelle für einen Bilanzposten darstellt, noch als Unterkonto des Kapitalkontos zu den Erfolgskonten gerechnet werden kann, wird als Verrechnungskonto bezeichnet. Es handelt sich dabei um ein reines Hilfskonto, das aus buchungstechnischen Gründen angelegt wird. Buchungen werden nur für einen bestimmten Zeitraum auf einem Verrechnungskonto erfasst. Das Konto wird zeitnah immer wieder ausgeglichen.
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Rechtliche Grundlagen für das Verrechnungskonto
Im § 239 Abs. 2 HGB des Handelsgesetzbuches und § 146 Abs. 1 AO der Abgabenordnung ist bestimmt, dass entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden müssen. Alle Vorfälle, die einen Einfluss auf das Vermögen oder den Erfolg eines Unternehmens haben, sind demnach lückenlos zu dokumentieren. Werden in der Buchhaltung eines Unternehmens Verrechnungskonten als Hilfskonten geführt, können diese helfen, Fehler in der Buchführung zu vermeiden.
Geschäftsvorgänge, die innerhalb eines Unternehmens zu zwei unterschiedlichen Belegen führen, werden in der Regel über ein Verrechnungskonto gebucht. Beispiele für diese Vorgänge sind
- durchlaufender Posten
- Zahlungen mit Kreditkarte
- Zahlungen von Kasse an Bank
Durchlaufende Posten betreffen alle Einnahmen und Ausgaben, die ein Unternehmen im Namen und für Rechnung eines anderen verausgabt oder vereinnahmt. Diese Posten beeinflussen den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens nicht. Sie haben keinen Einfluss auf das Vermögen des Unternehmens. Da es bei zur Bilanzierung verpflichteten Unternehmen im Jahresabschluss jedoch keine durchlaufenden Posten gibt, werden diese Einnahmen und Ausgaben auf einem gesonderten Verrechnungskonto erfasst. Zu- und Abgänge sowie die Zeitpunkte und der Grund müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden.
Werden Leistungen mit einer Kreditkarte bezahlt, führt dies immer zu zwei unterschiedlichen Belegen. Der erste Beleg ist die Quittung für die Zahlung und die Abrechnung des Kreditkarteninstitutes. Der zweite Beleg entsteht durch die Abbuchung des Zahlbetrages vom Bankkonto des Unternehmens. Die Abwicklung über ein Verrechnungskonto stellt sicher, dass der steuerlich relevante Vorgang, entweder die Betriebseinnahme oder die Betriebsausgabe nur einmal verbucht wird.
Zahlt ein Unternehmen Bargeld aus der Kasse auf ein Firmenkonto ein, wird die Einzahlung bei der Bank als Ausgabe bei der Kasse erfasst. Da die Gutschrift bei der Bank erst zeitlich verzögert erfolgt, wird ein Verrechnungskonto genutzt, um den Betrag bis zur Gutschrift bei der Bank zu erfassen. Ist die Gutschrift erfolgt, wird das Verrechnungskonto wieder ausgeglichen. Bei Barabhebungen vom Firmenkonto bei der Bank für die Kasse wird der Vorgang entsprechend umgekehrt gebucht.
Was ist ein Gesellschafterverrechnungskonto?
Das Gesellschafterverrechnungskonto ist ein Hilfskonto der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Dort können Ansprüche zwischen der GmbH und ihren Gesellschaftern als kurzfristige Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden. Das Verrechnungskonto dient für Auslagen, die einzelne Gesellschafter für die GmbH vorstrecken. Aber auch Zahlungen, die die GmbH für private Aufwendungen ihrer Gesellschafter leistet, werden auf dem Gesellschafterverrechnungskonto gebucht. Wenn beispielsweise der Gesellschafter-Geschäftsführer die Bewirtung von Geschäftspartnern der GmbH mit seiner privaten Bankkarte begleicht, entsteht ein Anspruch auf Erstattung gegenüber der GmbH. Bezahlt hingegen die GmbH für ihre Gesellschafter private Aufwendungen, wie zum Beispiel Beiträge für die Lebensversicherungen, hat sie einen Anspruch auf Erstattung. Die Buchung erfolgt in beiden Fällen über das Gesellschafterverrechnungskonto.
Wie funktioniert das Gesellschafterverrechnungskonto?
Buchung gegenseitiger Ansprüche zwischen GmbH und Geschäftsführer: In der Regel bezahlen die GmbH und ihre Gesellschafter gegenseitige Ansprüche nicht in bar aus. Vielmehr steht für die Abwicklung und Buchung von gegenseitigen Ansprüchen das Gesellschafterverrechnungskonto zur Verfügung. Das Verrechnungskonto führt kurzfristige Forderungen und Verbindlichkeiten, die zwischen der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern bestehen, auf einem gesonderten Konto in der Buchführung zusammen.
Beleg für das Finanzamt: Insbesondere finanzielle Leistungen der GmbH gegenüber ihren Gesellschaftern können schnell dazu führen, dass eine Vorteilnahme entsteht. Denn Zahlungen der GmbH an oder für ihre Gesellschafter können im steuerrechtlichen Sinne eine verdeckte Gewinnausschüttung darstellen. Da das Gesellschafterverrechnungskonto gegenseitige Verbindlichkeiten zwischen den beteiligten Parteien offenlegt, dient es dem Finanzamt als Beleg für erfolgte Leistungen. So kann das Finanzamt erkennen, welche Zahlungen die Gesellschafter für die GmbH geleistet haben und welche finanziellen Leistungen sie im einzelnen selbst von der GmbH erhalten haben.
Tipp: Eigenes Verrechnungskonto für jeden Gesellschafter
Für jeden Gesellschafter sollte die Buchhaltung ein eigenes Verrechnungkonto einrichten. Denn zwischen den Gesellschaftern und der GmbH bestehen auch noch andere Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein eigenes Verrechnungskonto für jeden Gesellschafter sorgt dafür, dass die Abgrenzung der Vorfälle genau nachvollzogen werden kann.
Anforderung des Finanzamts an die GmbH: Zeigt das Gesellschafterverrechnungskonto an, dass ein Gesellschafter eine finanzielle Leistung von der GmbH erhalten hat, muss er Zinsen hierfür bezahlen. Denn das Finanzamt wertet die Zahlung als eine Vorteilnahme, die sie beziffert, wie die Kreditvergabe an einen Dritten. Dabei geht das Finanzamt davon aus, dass die GmbH einem Dritten einen Kredit nur mit Zinsen geben würde. Die Zinshöhe setzt die Behörde mit einem Durchschnittszinssatz in Höhe von 6% an. Wird die finanzielle Leistung der GmbH nicht verzinst, schließt das Finanzamt daraus, dass der Gesellschafter einen Vorteil erlangt hat, der einer verdeckten Gewinnausschüttung gleich kommt. Daher müssen GmbHs ihre Gesellschafterverrechnungskonten mit einem Zinssatz von ungefähr 6% verzinsen. Basis für die Berechnung des Zinsbetrags ist der Jahresdurchschnittswert, mit dem das Verrechnungskonto belastet wird.
Gesellschafterverrechnungskonto in der Buchhaltung
Buchung von Forderungen der Gesellschafter gegenüber der GmbH
Bezahlt ein Gesellschafter die Reparatur des Firmenfahrzeugs der GmbH mit seiner privaten Kreditkarte, verwendet die Buchhaltung die Konten mit der Bezeichnung „KFZ Betriebskosten“ und „Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern“. Im Kontenrahmen SKR 03 hat das Konto „KFZ Betriebskosten“ die Nummer 4530 und im Kontenrahmen SKR 04 die Nummer 6530. Das Konto „Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern“ hat die Nummer 1666 in SKR 03 und 3641 in SKR 04. Die Buchung erfolgt im Soll auf das Konto „KFZ Betriebskosten“ und im Haben auf das Konto „Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern“.
Buchung von Forderungen der GmbH gegenüber einem Gesellschafter
Forderungen, die die GmbH gegenüber ihren Gesellschaftern hat, wie zum Beispiel Zinsen, kommen im Soll auf das Konto „Forderungen gegen Gesellschafter“. Das Konto hat in SKR 03 die Nummer 1382 und in SKR 04 die Nummer 1308. Die Gegenbuchung erfolgt im Haben auf das Konto „Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge“ mit der Nummer 2650 in SKR 03 und 7110 in SKR 04.
Tipp: Rahmenbedingungen für Verrechnungskonto festlegen
Für Verrechnungskonten, die die GmbH für ihre Gesellschafter einrichtet, sollten die Beteiligten eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der sie die Modalitäten für Tilgung und Verzinsung von Krediten festlegen. Denn das Finanzamt behandelt die Kreditvergabe von Gesellschaftern an die GmbH und Forderungen der GmbH gegenüber den Gesellschaftern getrennt voneinander. Auch wenn die Gesellschafter der GmbH ein zinsfreies Darlehen gewähren, müssen sie für Verbindlichkeiten gegenüber der Gesellschaft Zinsen bezahlen. Nur wenn eine Vereinbarung beide Darlehen miteinander verbindet, können die Gesellschafter einen Ausgleich der Vorteile erwirken, ohne eine verdeckte Gewinnausschüttung zu riskieren.
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