Lexikon

Vorkalkulation - Was ist eine Vorkalkulation?

Bevor ein Produkt produziert wird, wird eine Vorkalkulation erstellt, um den Preis für das Produkt zu bestimmen und einen Angebotspreis abgeben zu können. Sie wird daher auch als Angebotskalkulation bezeichnet. Die Vorkalkulation erfolgt dabei immer vor der eigentlichen Leistungserstellung. Basis für diese Kalkulation sind technische Unterlagen zum Produkt wie beispielsweise Stücklisten, die Bearbeitungszeiten oder die erwarteten Ausschussquoten. Dabei handelt es sich oft um Schätz- und Erfahrungswerte, durch deren mögliche Ungenauigkeit sich Probleme ergeben können.

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Wie wird die Vorkalkulation angewendet?

Vorkalkulationen werden angewendet, um Preise für Produkte zu bestimmen, die sich noch nicht in der Produktion befinden. Der zweite Anwendungszweck ist die Bestimmung eines maximalen Einkaufspreises für bestimmte Produkte, Vorprodukte oder Rohstoffe. Die Vorkalkulation hat insofern immer einen direkten Bezug zu einem bestimmten Auftrag. Anhand der Kalkulation werden die Kosten ermittelt, die für eine Produktion geplant oder erwartet werden müssen. Grundlage für diese Kalkulation ist wie bei anderen Kalkulationen der sogenannte Betriebsabrechnungsbogen. Hinzu gezählt werden müssen eventuell noch gewährte Skonti und Rabatte sowie Provisionen und der Gewinn des Unternehmens. Da sich die Vorkalkulation ausschließlich auf die durch eine Leistungserstellung entstehenden Kosten bezieht, zählt sie zu den Kostenträgerrechnungen.

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Eine Vorkalkulation ist immer erforderlich, wenn bestehende Produktionen durch neue Produktionen ersetzt werden sollen, wenn eine Vorserienproduktion in eine Massenproduktion überführt werden soll, oder wenn ein Unternehmen neu gegründet wird. Ebenso wird die Vorkalkulation benutzt, um eine Entscheidung finden zu können, ob ein Unternehmen bestimmte Leistung intern selbst erbringt oder an andere Unternehmen überträgt. Im Rahmen der Vorkalkulation werden neben dem Angebotspreis die Selbstkosten der einzelnen Produkte, die Preisuntergrenze und der Deckungsbeitrag ermittelt.

Welche möglichen Probleme bei der Vorkalkulation gibt es?

Im Rahmen der Vorkalkulationen ist es oft nicht möglich, die einem Produkt zuzuordnenden Gemeinkosten im vollen Umfang und mit genauen Beträgen zu erfassen und in die Kalkulation einfließen zu lassen. Zudem können nicht vorhersehbare und kalkulierbare Entwicklungen beispielsweise bei den Rohstoffpreisen und Energiekosten zu Problemen führen. Aus diesem Grund muss, wenn alle Kosten die einem Produkt zuzurechnen sind, nach Beginn der Produktion bekannt sind, eine Nachkalkulation erfolgen, um gegebenenfalls Gegensteuern und Korrekturen vornehmen zu können. Das Problem hierbei ist jedoch, das in der Regel die Preise, auf deren Grundlage ein Kunde einen Auftrag erteilt hat, im Nachhinein nur schwer oder erst nach Ablauf einer längeren Zeitspanne geändert werden können.

Viele Unternehmen nutzen für die Vorkalkulation daher keine starren Vorgaben und Schemata, sondern erstellen die Kalkulation individuell angepasst an die jeweiligen Anforderungen und Marktbedingungen. Oft werden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen hinzugezogen, um deren Einschätzung und Erfahrung bei der Kalkulation mit einfließen zu lassen, sodass Fehlerquellen und Fehleinschätzungen so gut wie möglich ausgeschlossen werden.

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