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Vorkontierung - Was bedeutet Vorkontierung?

Die Vorkontierung ist ein wichtiger vorbereitender Schritt für die Buchung von Geschäftsvorgängen. Mit ihr wird festgelegt, auf welchem Buchhaltungskonto sowohl interne wie auch externe Belege in der Buchhaltung erfasst und gebucht werden sollen.

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Wie erfolgt die Vorkontierung von Belegen?

Die Vorkontierung von Belegen erfolgt in der Regel immer noch manuell. Dazu verwenden die meisten Unternehmen einen Stempel oder gegebenenfalls vorbereitete Aufkleber. Stempel oder Aufkleber enthalten mehrere Felder, in die bestimmte Angaben direkt auf dem Beleg eingetragen werden. Folgende Angaben sollten bei der Vorkontierung mindestens eingetragen werden:

  • Belegdatum
  • Buchungskonto mit Kontonummer
  • Betrag

Je nach Unternehmen können noch weitere Angaben eingetragen werden. Anhand der Angaben aus der Vorkontierung ergibt sich der Buchungssatz für den Beleg. Dadurch weiß die Buchhaltung, welches Konto bei der Buchung angesprochen werden soll. Zudem kann jeder Beleg durch den Eintrag der Angaben zu einem späteren Zeitpunkt problemlos einer bestimmten Buchung zugeordnet werden. Dadurch wird ein wesentlicher Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf, erfüllt.

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Vorkontierung interner und externer Belege

In einem Unternehmen fallen regelmäßig zwei verschiedene Arten von Belegen an, mit denen Geschäftsvorgänge festgehalten werden. Sogenannte interne Belege sind alle Belege, die im Unternehmen selbst ausgestellt werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Ausgangsrechnungen, die das Unternehmen für Kunden ausstellt. Interne Belege werden auch als Eigenbeleg bezeichnet. Externe Belege sind alle Belege zu Geschäftsvorgängen, die ein Unternehmen von anderen erhält. Beispielsweise Rechnungen von Lieferanten oder Kontoauszüge von der Hausbank. Eine andere Bezeichnung für externe Belege ist Fremdbelege.

Beide Belegarten müssen in der Buchhaltung des Unternehmens erfasst werden. Damit jeder Beleg korrekt erfasst und gebucht werden kann, erfolgt die Vorkontierung. Die Vorkontierung ist wiederum Grundlage für mindestens zwei Buchungen in der Buchhaltung. Jeder Geschäftsvorgang wird einmal im Soll und einmal im Haben gebucht. Grundlage für die ordnungsgemäße Kontierung ist der Kontenplan des Unternehmens.

Der Kontenplan – Grundlage für die Kontierung von Belegen

Damit jeder Beleg ordnungsgemäß zugeordnet werden kann, führt jedes Unternehmen einen eigenen Kontenplan. In diesem Kontenplan sind alle in der Buchhaltung verwendeten Konten enthalten. Oft handelt es sich dabei um einen standardisierten Kontenrahmen beispielsweise den Industriekontenrahmen (IKR) oder den Standardkontenrahmen (SKR). Mithilfe dieser Kontenrahmen können Geschäftsvorfälle einheitlich erfasst werden. Bei Bedarf ist es möglich, die standardisierten Kontenpläne an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Das heißt, nicht benötigte Konten werden einfach weggelassen, sodass der Kontenplan verkürzt und für die Vorkontierung übersichtlicher wird.

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