Vorsteuer

Die Vorsteuer ist eine Steuerart, die ausschließlich die Unternehmen in ihrer klassischen Geschäftstätigkeit betrifft. Es handelt sich um die Steuer, die für den Unternehmer anfällt, wenn er im Rahmen seines Einkaufs Lieferungen oder Leistungen anderer Art bezieht. Die Steuerform darf nicht mit der Mehrwertsteuer verwechselt werden, die ihrerseits den Endverbraucher betrifft. Beträge werden daher auf den entsprechenden Rechnungen separat ausgewiesen und sind beim Kauf zusammen mit dem Preis für eine Ware oder Dienstleistung direkt an den entsprechenden Lieferanten zu bezahlen. Sowohl die Vorgänge rund um die Vor- als auch die Mehrwertsteuer werden einheitlich im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Für den Laien sind die ganzen Steuerarten schwer zu differenzieren. Deshalb erklären wir im Billomat Magazin den Unterschied zwischen Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer.

  1. Was ist die Vorsteuer?
  2. Vorsteuer und Umsatzsteuer
  3. Abzugsmöglichkeit als wichtiges Merkmal
  4. Wer muss Vorsteuer abführen?
  5. Wann entsteht sie?
  6. Beispiel für die Vorsteuer

Vorsteuer: eine Definition

Die Vorsteuer bezeichnet die Umsatzsteuer, die Unternehmen in ihren Rechnungen an Lieferanten oder Dienstleister bezahlen. Unternehmen bezahlen sie an den Rechnungssteller aus, die auf der Lieferanten- oder Dienstleisterrechnung als Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer ausgewiesen und im Rechnungsendbetrag enthalten ist. Im Zuge dieses Vorgangs wird aus der Umsatzsteuer in der Rechnung die Vorsteuer, die das Finanzamt dem steuerpflichtigen Unternehmer erstattet. Die Erstattung erfolgt in der Regel durch Verrechnung mit Umsatzsteuerschuld. 

Vorsteuer und Umsatzsteuer – Was ist was?

Dem Grunde nach bezeichnen Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer dieselbe Steuerart und den gleichen Steuerbetrag. Der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer liegt alleine in der Perspektive und im Vorgang. Die erste der beiden Steuern, die durch das leistende Unternehmen erhoben wird, verwandelt sich beim gewerblichen Empfänger zur zweiten. Der Umsatzsteuerbetrag steht auf der Ausgangsrechnung im Vorgang des Verkaufs oder der Leistung, während die Vorsteuer auf der Eingangsrechnung beim Einkauf steht. 

Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Kurzübersicht

  • Umsatzsteuer: Steuerbetrag auf der Ausgangsrechnung des Lieferanten oder Dienstleisters bei einem Verkauf oder einer Leistung
  • Vorsteuer: Steuerbetrag auf der Eingangsrechnung des gewerblichen Kunden bei einem Einkauf

Vorsteuer: Abzugsmöglichkeit als wichtiges Merkmal

Vor- und Mehrwertsteuer für den Verbraucher beziehungsweise den Unternehmer werden bei einem Kauf in gleicher Weise auf den Kaufpreis aufgeschlagen. Erst im Nachhinein wird der Unterschied zwischen diesen beiden Umsatzsteuerarten deutlich: Der private Endverbraucher zahlt immer den Preis sowie die anteilig berechnete Steuer als Gesamtsumme, die er mit dem Kauf komplett an den Verkäufer übergibt. Anders verhält es sich beim unternehmerischen Kauf: Für den Unternehmer ist die Vorsteuer ein sogenannter durchlaufender Posten. Das bedeutet, dass diese Steuerart bei betrieblich verursachten Ausgaben nur temporär übernommen und dann beim zuständigen Finanzamt geltend gemacht werden kann. Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Begriff des Vorsteuerüberhangs. Er kommt durch die Tatsache zustande, dass ein Unternehmen im Einkauf Lieferungen und Leistungen von anderen Unternehmen bezieht und gleichzeitig seinen Endkunden Mehrwertsteuer auf angebotene Waren oder Dienstleistungen berechnet.

vorsteuerabzug
Das Zusammenspiel von Vorsteuer und Umsatzsteuer in der Praxis

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Für den korrekten Vorsteuerabzug ermittelt der Unternehmer zunächst die Summe der an die Kunden berechneten Mehrwertsteuer und der selbst an andere Unternehmen gezahlten Beträge. Die korrekte Höhe berechnet sich anschließend aus der Differenz, also dem Steuerplus. Übersteigt die Mehrwertsteuer- die Vorsteuersumme, muss dieser Betrag natürlich entsprechend an das Finanzamt abgeführt werden.

Tipp zum Weiterlesen: In diesem Lexikonbeitrag verraten wir Dir, wie die Umsatzsteuer berechnet wird.

Wer muss Vorsteuer abführen?

Jedes Unternehmen, das steuerpflichtig ist, muss Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Nur wer Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlt, kann auch gezahlte Vorsteuer geltend machen. Die Regelungen zu Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer sind im Umsatzsteuergesetz in genau festgelegt. Demnach unterliegen die folgenden Umsätze der Umsatzsteuerpflicht beim Rechnungssteller, beziehungsweise der Vorsteuer beim Rechnungsempfänger:

  • Lieferungen und sonstige Leistungen von Unternehmern: Die Umsatzsteuerpflicht umfasst Lieferungen und Leistungen, die im Inland durch ein Unternehmen gegen Entgelt ausgeführt werden. Neben Lieferungen und sonstigen Leistungen, die das Unternehmen im Rahmen seiner gewerblichen Tätigkeit ausführt, fallen auch gelegentliche Hilfsgeschäfte unter die Umsatzsteuerpflicht. Ist der Empfänger der Lieferung oder Leistung ein Unternehmer, behandelt er die Umsatzsteuer als Vorsteuer.
  • Einfuhr von Gegenständen: Wer in Deutschland oder innerhalb der EU Waren aus einem Drittstaat einführt, muss Einfuhrumsatzsteuer bezahlen, die im Rahmen eines gewerblichen Betriebs als Vorsteuer gilt. 
  • Erwerb von Waren innerhalb der EU: Wenn Gegenstände von einem Land der EU in einen anderen Mitgliedsstaat verkauft werden und wenn der Käufer ein Unternehmer ist, fällt Umsatzsteuer in Form von Erwerbsteuer an. 

Wann kann keine Vorsteuer genutzt werden?

Unternehmen können nicht immer die Umsatzsteuer in Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern als Vorsteuer behandeln. Denn nur die Umsatzsteuer in abzugsfähigen Betriebsausgaben kann als solche eine Steuer geltend gemacht werden. Daher müssen Unternehmen unterscheiden, welche Ausgaben vorsteuerabzugsberechtigt sind und welche nicht. Die gezahlte Umsatzsteuer von folgenden Ausgaben kann nicht als Vorsteuer behandelt werden:

  • Ausgaben für Geschenke 
  • Gezahlte Einkommensteuer und andere personenbezogene Steuern
  • Bußgelder
  • Aufwendungen für die private Lebensführung
  • Private Versicherungen
  • uvm.

Wann entsteht Vorsteuer?

Sie entsteht immer dann, wenn ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eine Rechnung durch einen Lieferanten oder Dienstleister erhält, der für seine Leistung Umsatzsteuer erhebt. In der Folge entsteht die Steuer grundsätzlich, wenn eine Lieferung oder Leistung mit Umsatzsteuerpflicht belegt ist und der Empfänger zugleich ein steuerpflichtiger Unternehmer ist. Dabei gilt die Steuerpflicht laut Umsatzsteuergesetz grundsätzlich für jedes Unternehmen, das seine betriebliche Tätigkeit innerhalb Deutschland gegen Entgelt ausführt. Zum Entstehen der Vorsteuer tragen somit zwei zentrale Kriterien bei:

  1. Der Lieferant oder Dienstleister ist ein steuerpflichtiger Unternehmer
  2. Der Empfänger der Ware oder sonstigen Leistung ist ein steuerpflichtiger Unternehmer

Wann entsteht sie nicht?

Die Vorsteuer entsteht immer dann nicht, wenn der Lieferant oder Dienstleister keine Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer hat oder wenn der Empfänger nicht steuerpflichtig ist. Das Umsatzsteuergesetz gibt grundsätzlich zwei Situationen vor, für die die Steuerpflicht entfällt: 

  1. Bestimmte Produkte und Dienstleistungen sind von der Umsatzsteuer ausgenommen. 
  2. Bestimmte Unternehmen können von der Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer befreit sein. 

Welche Produkte und Dienstleistungen verursachen keine Vorsteuer? 

Die Steuer entfällt immer dann, wenn der umsatzsteuerpflichtige Lieferant oder Dienstleister keine Umsatzsteuer erheben muss, weil das Umsatzsteuergesetz eine Steuerbefreiung gewährt. Das Umsatzsteuergesetz listet in auf, welche Lieferungen und sonstige Leistungen von Umsatzsteuer befreit sind und somit auch keine Vorsteuer verursachen:

  • Ausfuhrlieferungen und Lohnveredelungen, die aus einem Land der EU in ein Drittland geliefert werden
  • Seeschiff- und Luftfahrt
  • Grenzüberschreitende Beförderung von Gegenständen
  • Kreditvermittlung- und Kreditgewährung
  • Wertpapiergeschäfte
  • Versicherungsleistungen
  • Wenn ein Kauf oder eine Leistung bereits mit einer speziellen Steuer belegt ist, fällt keine Umsatzsteuer an. Dazu gehört zum Beispiel der Erwerb von Grundstücken, für die die Grunderwerbsteuer bezahlt werden muss.
  • Heilbehandlungen durch Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten oder anderen Heilberufen
  • Krankenhausbehandlungen
  • Pflege- und Betreuungsdienste
  • Umsätze von Blinden
  • Umsätze kultureller Einrichtungen, wie zum Beispiel Theater, Orchester, Chöre, Museen, Tierparks oder Büchereien
  • Umsätze durch Unterricht privater Schulen und allgemeinbildender oder berufsbildender Einrichtungen
  • Umsätze aus Vorträgen, Kursen und Veranstaltungen wissenschaftlicher Art
  • Kulturelle und sportliche Veranstaltungen
  • Kinder- und Jugenderziehung und Betreuung
  • Verpflegungsdienstleistung für Studenten und Schulen
  • Jugendherbergen
  • Ehrenamtliche Tätigkeiten
  • und viele mehr

Welche Unternehmen sind von der Steuerpflicht befreit?

Unternehmen, deren Umsätze genau festgelegte Höchstgrenzen unterschreiten, können die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Hierfür müssen sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  1. Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr liegt unterhalb 22.000 Euro
  2. Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Kalenderjahr wird 50.000 Euro nicht überschreiten

Der Status als Kleinunternehmer befreit den Betrieb von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben. In der Folge müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug erhalten sie jedoch keine Vorsteuer.

Die Vorsteuer entfällt aufgrund der Kleinunternehmerregelung auf beiden Seiten:

  1. Für Lieferungen und Leistungen, die Kleinunternehmer beziehen, müssen sie den Rechnungsbetrag in brutto bezahlen, ohne die darin enthaltene Umsatzsteuer nutzen zu dürfen.
  2. Wenn Kleinunternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen für andere Unternehmen ausführen, dürfen sie keine Umsatzsteuer in ihrer Abrechnung verlangen. Somit entfällt auch für den gewerblichen Kunden die Steuer, wenn er eine Kleinunternehmerrechnung erhält. Da er keine Umsatzsteuer in der Rechnung bezahlt, kann auch der gewerbliche Kunde keine Vorsteuer abziehen. 

Beispiel für die Vorsteuer

Ein Schreinereibetrieb kauft im April 2020 bei einem Sägewerk Buchenholzbretter im Wert von 2.000 Euro. Das Sägewerk schickt der Schreinerei eine Rechnung in Höhe von 2.380 Euro. Die Rechnung enthält 19% Umsatzsteuer in Höhe von 380 Euro, die bei der Schreinerei als Vorsteuer entsteht. Zwei Wochen später liefert die Schreinerei fünfzehn Schreibtische aus Buchenholz an eine Elektronikfirma. Der Nettowert der Schreibtische beträgt 3.000 Euro, auf den die Schreinerei 570 Euro Umsatzsteuer aufschlägt. Durch die Einnahme entsteht für die Schreinerei eine Steuerschuld in Höhe von 570 Euro, von der sie die gezahlte Vorsteuer aus der Rechnung des Sägewerks abzieht. Somit verbleibt eine Reststeuerschuld von 190 Euro für die Schreinerei, die sie bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung gegenüber dem Finanzamt erklärt und bezahlt.

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