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Definition des Wareneingangs

Der Wareneingang ist ein Teil der Materialwirtschaft  eines Unternehmens. Im Rahmen des Wareneingangs werden alle an ein Unternehmen gelieferte Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoff sowie Handelswaren kontrolliert, der Eingang im Warenwirtschaftssystem dokumentiert und in der Buchhaltung festhalten.

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Welche Aufgaben hat der Wareneingang?

Wareneingang
Der Wareneingang umfasst alle Aufgaben von der Annahme der Waren bis zur Erfassung des Wareneingangs in der Buchhaltung.

Wareneingang bedeutet zunächst die Entgegennahme aller an ein Unternehmen gelieferten Produkte. Dabei kann es sich um Handelswaren oder für die Fertigung benötigte Rohstoffe und Hilfsstoffe handeln. Der Wareneingang umfasst die

  • Annahme der gelieferten Waren
  • Kontrolle der Lieferung auf Vollständigkeit
  • Überprüfung der gelieferten Waren auf Mängel
  • Dokumentation der Lieferung
  • Bestätigung des Wareneingangs für den Spediteur
  • gegebenenfalls eine kurze Zwischenlagerung
  • Einlagerung oder Weitergabe an die Fertigung
  • Erfassung des Wareneingangs in der Buchhaltung

Zwei wichtige Aufgaben des Wareneingangs sind die Kontrolle der Vollständigkeit einer Lieferung und die Kontrolle der angelieferten Waren auf mögliche Mängel.

Kontrolle auf offene und verdeckte Mängel beim Wareneingang

Es kann immer wieder vorkommen, dass gelieferte Waren Mängel aufweisen. Hierbei wird zwischen den sogenannten offenen und den verdeckten Mängeln unterschieden.

  • Offene Mängel sind beispielsweise Beschädigungen durch den Transport, fehlende Teile oder nicht entsprechend den Vorgaben angefertigte Teile. Diese Mängel müssen sofort in Form einer sogenannten Mängelrüge dem Lieferanten und dem Spediteur mitgeteilt werden. In der Regel wird dann die Annahme der Waren verweigert und sie werden an den Lieferanten zurückgeschickt.
  • Verdeckte Mängel sind alle nicht offensichtlichen Mängel an einem Produkt. Beispiele hierfür sind Elektrowerkzeuge, die sich nicht einschalten lassen, Risse in Bauteilen, die mit bloßem Auge nicht zu erkennen sind. Wenn verdeckte Mängel innerhalb von 2 Jahren nach der Anlieferung erkannt werden, muss innerhalb von 7 Tagen eine Mängelrüge erfolgen. Vergeht zwischen den Entdecken des Mangels und der Mängelrüge zu viel Zeit, können keine Gewährleistungsansprüche mehr geltend gemacht werden.

Manchmal überschneiden sich die Definitionen von offenen und verdeckten Mängeln. Beispielsweise, wenn eine Großbäckerei Mehl mit einer bestimmten Eigenschaft bestellt. Dem Mehl ist nicht anzusehen, ob es die geforderten Eigenschaft hat. Die Überprüfung erfolgt jedoch in der Bäckerei unmittelbar beim Wareneingang anhand verschiedener Laboruntersuchungen, die den Mangel zeitnah offenlegen können. Fehlen die geforderten Eigenschaften beim Wareneingang, wird die gesamte Lieferung zurückgewiesen.

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