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Definition eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem ist ein in der Warenwirtschaft genutzter Begriff für ein Modell mit dessen Hilfe man in der Lage ist, die einzelnen Ströme der Warenwirtschaft darzustellen und zu analysieren.
Häufig ist dies im Zusammenhang mit einer Software der Fall, es kann sich aber auch ganz allgemein um in Betrieben genutzte Prozesse handeln.

Üblicherweise verfügen Warenwirtschaftssysteme, die oftmals als „WWS“ oder im deutschen seltener als „WaWi“ abgekürzt werden, über eine bestimmte Anzahl von Schnittstellen oder APIs für den Dateninput. Diese wiederum werden in einzelne Segmente, die sogenannten Module kategorisiert. Typische Module betreffen:

  • das Einkaufssystem
  • das Verkaufssystem
  • den Warenein- und Ausgang
  • die Lagerwirtschaft.

Übrigens: Auch unsere Buchhaltungssoftware Billomat verfügt über eine API Schnittstelle. Mit dieser können ganz persönliche – mit Billomat verbundene – Online- und Desktop-Anwendungen erstellt werden.

In diesem Beitrag:

  1. Welche Bestandteile hat ein WWS?
  2. Was sind die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems?
  3. Offenes oder geschlossenes Warenwirtschaftssystem?
  4. Wo liegt die Notwendigkeit eines WWS?
  5. Wie kann man ein Warenwirtschaft mit einem Buchhaltungsprogramm verknüpfen?

Welche Bestandteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

  1. Einkauf
    • Angebotsverwaltung
    • Bestellwesen
    • Disposition
    • Reklamation
  1. Verkauf
    • Kundendatenmanagement
    • Retouren
    • Verkäufer-/Lieferantenmanagement
  1. Lager
    • Warenbezeichnung
    • Lagerbestandsführung
    • Inventurabwicklung
    • Lagerplatzverwaltung
  1. Weitere optionale Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems
    • Online-Shop Anbindungen
    • Mitarbeiter Zeiterfassung
    • Projekt Zeitverwaltung
    • Finanzmanagement
    • Datenaustausch über standardisierte Schnittstellen

Was sind die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems?

Der Zweck des Warenwirtschaftssystem ist einerseits die für den Menschen vorstellbare und nachvollziehbare Darstellung des Warenflusses vom Wareneingang / Einkauf bis zum Warenausgang / Verkauf. Dies dient in erster Instanz der Überprüfung, ist aber auch wichtig für die Optimierung.

So wird zum Beispiel im Rahmen einer Efficient Consumer Response durch Optimierung der Transport- und Lagerkapazitäten der Warenfluss genau beobachtet und so abgestimmt, das möglichst kleine Lagermengen notwendig sind. Dazu gehört auch das Supply Chain Management, also die Disposition der zum Handel erforderlichen Kaufgüter.
Durch das Kleinhalten der Lagermengen können die Lagerkosten verringert werden, wodurch ein geringerer Einstandspreis zu Stande kommt:

Warenwirtschaftssystem
Der Zweck deines Warenwirtschaftssystem ist die nachvollziehbare Darstellung des Warenflusses – hier am Beispiel des Einstandspreises.

Offenes oder geschlossenes Warenwirtschaftssystem?

Es gibt offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssysteme. Der Unterschied liegt im Umfang des Systems und der möglichen Schnittstellen.

Geschlossenes und offenes Warenwirtschaftssystem

Das geschlossene Warenwirtschaftssystem muss unter anderem folgende Module umfassen, um „geschlossen“ genannt werden zu können:

  • Warenausgangsmodul
  • Wareneingangsmodul
  • Dispositionsmodul
  • Einkaufsmodul
  • etc.

Ist eines der Module im Warenwirtschaftssystem nicht enthalten, so handelt es sich um ein offenes WWS.

Integriertes Warenwirtschaftssystem

Integrierte Warenwirtschaftssysteme sind moderne Ableger, die dank diverser Verbindungen und Schnittstellen direkt mit der Außenwelt Verbindung aufnehmen können.

Wo liegt die Notwendigkeit eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Auskommen ohne eine solche Software ist heute für kleinere Firmen bereits kaum, für größere Betriebe gar nicht mehr möglich, da sich Kommisionierungssysteme beispielsweise darauf stützen und sie eine wichtige Säule der Lagerverwaltung darstellen. Auch Onlineshops profitieren von Warenwirtschaftssystemen und können beispielsweise gekaufte Artikel automatisch buchen und quittieren. Durch die hohe Komplexität der anfallenden Daten ist nicht genau geklärt, wie diese richterlich beurteilt werden und ob Daten von WWS herausgegeben werden müssen.

Wie kann man Warenwirtschaft mit einem Buchhaltungsprogramm verknüpfen?

Überträgt man nun die einzelnen Bereiche eines Warenwirtschaftssystems auf die Belege eines Buchhaltungsprogramms, so kann man den Einkauf über die Eingangsrechnungen abbilden. Anhand der eingegangenen Rechnungen in Deinem Buchhaltungsprogramm kannst Du sehen, in welcher Höhe und welchem Umfang Käufe getätigt wurden. „Was habe ich bei wem, in welcher Menge und Qualität und zu welchem Preis bestellt?“ Vielen Informationen die du hier in der Übersicht und in den Eingangsrechnungen findest. Oft kann man bei den Lieferanten, die auch zum Einkauf gehören, die ganze Bestellhistorie sehen.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen regeln den Verkauf. Du hast die Wahl, ob du einen spezifischen Blick in die Details der einzelnen Dokumente, die Übersicht über alle Dokumente einer Art oder die Auswertungstools deines Buchhaltungsprogramms werfen willst. Ob Kostenentwicklung, Umsatz nach Kunde oder andere Tools, deine Möglichkeiten sind groß. Wenn du einmal ganz unverbindlich einen Blick in ein solches Buchhaltungstool werfen möchtest, empfehlen wir dir die kostenlose Testphase von Billomat.

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