Wiederkehrende Rechnung
Eine wiederkehrende Rechnung wird für wiederkehrende Leistungen im Sinne des § 197 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ausgestellt. Wiederkehrende Leistungen sind alle Leistungen, die nicht nur einmal sondern mit einer regelmäßigen zeitlichen Wiederholung erbracht werden. Das heißt, bei einer wiederkehrenden Rechnung steht von Anfang an fest, dass Leistungen aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung in regelmäßigen bestimmten Zeitabständen erbracht werden.
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Beispiele für wiederkehrende Rechnungen
Ein Unternehmen erhält in der Regel wiederkehrende Rechnungen, wenn es mit einem anderen Unternehmen einen Wartungsvertrag beispielsweise für eine Produktionsanlage abgeschlossen hat. In diesem Wartungsvertrag kann geregelt sein, dass die Anlage über einen Zeitraum von 5 Jahren alle 3 Monate gewartet wird. Auf Grundlage dieses Wartungsvertrages erhält das Unternehmen von der Wartungsfirma alle drei Monate eine wiederkehrende Rechnung. Weitere Beispiele für eine wiederkehrende Rechnung sind die Strom- und Wasserrechnung oder die Umsatzsteuervoranmeldung. Die Grundlage für eine wiederkehrende Rechnung ist nicht gegeben, wenn ein Unternehmen jedes Quartal eine bestimmte Menge Rohstoffe einkauft, dieser regelmäßige Kauf aber ohne eine vertragliche Festlegung und spontan erfolgt.
Worin unterscheidet sich eine wiederkehrende Rechnung von einer einmaligen Rechnung?
Die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben für Rechnungen unterscheiden sich bei einer wiederkehrenden Rechnung nicht von denen einer einmaligen Rechnung. Die einzelnen Positionen der wiederkehrenden Rechnung bleiben in den meisten Fällen ebenfalls gleich. Oft ist auch der Rechnungsbetrag identisch. Änderungen an den Rechnungspositionen und beim Rechnungsbetrag können sich ergeben, je nachdem was mit dem Kunden oder Lieferanten vereinbart wurde.
Was sich ändert, sind das Datum der Rechnung und die Rechnungsnummer. Das Datum einer wiederkehrenden Rechnung muss wie bei einer einmaligen Rechnung dem Ausstellungsdatum entsprechen. Die Rechnungsnummer ist bei Rechnungen immer fortlaufend, egal ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung handelt.
Wiederkehrende Rechnung – Erfassung in der Buchführung
Unternehmen sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, bestimmte regelmäßige Ausgaben oder Einnahmen in dem Jahr zu erfassen, dem sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Der Gesetzgeber schreibt weiterhin vor, dass der Zufluss oder Abfluss von liquiden Mitteln nur dann vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt abweichend erfasst werden darf, wenn die liquiden Mittel innerhalb einer kurzen Zeitspanne von maximal zehn Tagen vor oder nach dem Ende des Jahres erfolgen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Das bedeutet, die abweichende Erfassung ist nur für Zahlungen möglich, die zwischen dem 22 Dezember und 10. Januar des Folgejahres liegen.
Wiederkehrende Rechnung – Besonderheit bei Umsatzsteuervorauszahlungen
Bei den von einem Unternehmen zu leistenden Umsatzsteuervorauszahlungen oder bei den von einem Unternehmen erhaltenen Umsatzsteuererstattungen handelt es sich um wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben. Bei diesen Einnahmen oder Ausgaben ist daher die vom Gesetzgeber vorgeschriebene 10-Tage Regelung zum Jahresende anzuwenden. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist in diesen Fällen die wiederkehrende Rechnung. Die Umsatzsteuervoranmeldung für das IV. Quartal eines Geschäftsjahres muss bis zum 10. Januar des Folgemonats eingereicht werden.
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