XRechnung

Definition der XRechnung

XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die Anforderungen der europäischen Norm CEN EN 16931 entwickelt wurde. Es ermöglicht eine strukturierte und maschinelle Verarbeitung von Rechnungen und spielt eine wesentliche Rolle in der Digitalisierung und Modernisierung von Geschäftsprozessen.

Rechtliche Grundlagen der XRechnung

Die Einführung der XRechnung basiert auf der europäischen Norm CEN EN 16931, die strukturierte elektronische Rechnungen definiert. In Deutschland wurden diese Vorgaben durch das Wachstumschancengesetz umgesetzt, das ab dem 1. Januar 2025 die Nutzung elektronischer Rechnungen in einem strukturierten Format vorschreibt. Bereits seit 2011 sind elektronische Rechnungen steuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt.

Technische Spezifikationen der XRechnung

Das strukturierte XML-Format bietet zahlreiche Vorteile, etwa die direkte maschinelle Verarbeitung, kaum manuelle Eingriffe und folgerichtig weniger Fehler. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierformaten enthält dieses Format strukturierte Daten, die leicht ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats und koordiniert dessen Weiterentwicklung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen.

Verpflichtung zur Nutzung der XRechnung

Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten Format wie der XRechnung auszustellen und zu empfangen. Dies gilt insbesondere für Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern, die bereits häufig die Nutzung von XRechnung verlangen. Im B2B-Bereich müssen Unternehmen ihre Systeme entsprechend anpassen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Alles, was Du zur E-Rechnungspflicht ab 2025 wissen musst, erfährst Du in unserem Magazin.

Vergleich mit anderen Formaten

Im Vergleich zu anderen Formaten wie ZUGFeRD, bietet die XRechnung spezifische Vorteile. Während ZUGFeRD ein hybrides Format darstellt, das sowohl ein PDF als auch eine XML-Datei umfasst, konzentriert sich die XRechnung ausschließlich auf das XML-Format. Dies erleichtert die maschinelle Verarbeitung und erhöht die Effizienz. Papier- und PDF-Rechnungen hingegen erfordern manuelle Verarbeitungsschritte und sind nicht maschinenlesbar.

Umstellung auf XRechnung

Die Umstellung auf XRechnung erfordert technische Anpassungen und die Integration in bestehende Unternehmenssysteme. Verschiedene Softwarelösungen, beispielsweise Billomat, unterstützen die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen. Unternehmen sollten frühzeitig mit der Integration beginnen, um die neuen gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen.

Einführung in Phasen: 2025 bis 2028

2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Papierrechnungen dürfen bis Ende 2026 noch versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.

2027: Die neuen Vorschriften gelten für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.

2028: Alle Unternehmen müssen die neuen Regelungen unabhängig vom Umsatz befolgen.

Spezifische Anforderungen an die Bundesverwaltung

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jedes andere Rechnungsformat verwendet werden, wenn es den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht, beispielsweise ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG.

Zustellung und Archivierung

Elektronische Rechnungen können weiterhin per E-Mail zugestellt werden, solange sie im strukturierten Format vorliegen. Darüber hinaus sind für die revisionssichere Archivierung spezielle Anforderungen zu beachten, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise können weiterhin in Papierform oder als einfache PDF-Dateien ausgestellt werden, was eine gewisse Flexibilität bietet.

XRechnung mit Billomat –  Effizienzboost durch Digitalisierung

✔ Sicher und GoDB-konform
✔ Automatischen Zahlungsabgleich 
✔ Versand per Post oder E-Mail mit einem Klick 
✔ Flexibles Arbeiten in der Cloud (keine Installation nötig)

Die Einführung der E-Rechnung kann Geschäftsprozesse modernisieren, Kosten senken und die Effizienz steigern. Ein frühzeitiger Einstieg in die Umstellung gewährleistet einen reibungslosen Übergang und langfristige Wettbewerbsvorteile.