Lexikon

Zahlungserinnerung - Was ist eine Zahlungserinnerung?

Mit einer Zahlungserinnerung soll ein säumige Kunde an die Begleichung einer oder mehrerer noch offener Forderung erinnert werden. Eine andere Bezeichnung ist Zahlungsaufforderung. Im Geschäftsalltag ist es allgemein üblich, Kunden, die eine Rechnung nicht bis zum vereinbarten Termin beglichen haben, zunächst mit einer Zahlungserinnerung darauf hinzuweisen, dass sie die Forderung noch begleichen müssen. Das Kunden die Bezahlung einer Rechnung versäumen, ist nicht in jedem Fall auf eine Zahlungsfähigkeit oder die Mutwilligkeit des Kunden zurückzuführen. Oft ist es einfach nur ein Versäumnis. Aus diesem Grund werden Zahlungserinnerungen zunächst freundlich formuliert. Zahlt der Kunde nach der ersten Aufforderung immer noch nicht, folgt mit einem gewissen zeitlichen Abstand meist noch eine zweite Zahlungsaufforderung. Diese wird üblicherweise weniger freundlich und mit mehr Nachdruck formuliert. Erst danach versenden Unternehmen in der Regel eine Mahnung. Der Gesetzgeber schreibt jedoch nicht vor, dass einer Mahnung eine Zahlungserinnerung vorausgehen muss. Wenn der Verkäufer es will, kann er an den Kunden sofort eine Mahnung verschicken, sobald dieser mit der Zahlung in Verzug ist.

Kunde zahlt nicht: Wie kann ich die Mahngebühren berechnen?

 Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung

Die Bezeichnungen Zahlungserinnerung und Mahnung werden oft synonym verwendet. Es gibt jedoch ein paar wichtige Unterschiede. Eine Zahlungsaufforderung ist eine einfache Erinnerung für einen säumigen Kunden, eine Rechnung zu begleichen. Der Verkäufer kann auf Grundlage der Zahlungsaufforderung noch keine rechtlichen Schritte gegen den säumigen Zahler einleiten. Hierzu ist eine Mahnung erforderlich. Eine Mahnung setz den Empfänger unter Androhung rechtlicher Schritte bei Nichtzahlung in Verzug. Wenn eine Zahlungserinnerung entsprechend formuliert wird, kann sie als Mahnung fungieren, ohne dass sie als Mahnung betitelt ist.

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Wann hat eine Zahlungserinnerung die Funktion einer Mahnung?

Damit eine Zahlungsaufforderung die Aufgabe einer sogenannten verzugsbegründenden Mahnung erfüllen kann, muss sie bestimmte Angaben enthalten. Hierzu gehören

  • Name des mahnenden Unternehmens einschließlich der Anschrift
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Kundennummer des Empfängers
  • Datum der Rechnung und die Rechnungsnummer
  • falls vorhanden, die Nummer des Lieferscheins und den Liefertermin
  • die Höhe des offenen und fälligen Rechnungsbetrages
  • die Bankverbindung des mahnenden Unternehmens

Der Gesetzgeber macht keine formalen Vorgaben für eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Theoretisch ist es möglich, dem Empfänger eine Zahlungsaufforderung mündlich auszusprechen, sie schriftlich zuzusenden oder den Kunden durch ein sogenanntes schlüssiges Verhalten zur Zahlung aufzufordern. Rechtssicher ist allerdings nur die schriftliche Zahlungserinnerung per Einschreiben. Ein wichtiger Punkt ist, dass der Empfänger unmissverständlich dazu aufgefordert wird, die offene Forderung bis zu einem bestimmten Termin zu begleichen.

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