Zahlungsregulierung
Die Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist das Führen und die Überwachung der offenen Posten bei den Lieferanten eines Unternehmens mit dem Zweck der Zahlungsregulierung. Im Zuge der Regulierung erfolgt in einem ersten Schritt die Zahlungsdisposition und anschließend die Zahlungsabwicklung.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zahlungsfristen auf Rechnungen zu vermerken. Welche genau, erfährst du im Billomat Magazin.
Zahlungsregulierung und Zahlungsdisposition
Der erste Teil der Zahlungsregulierung ist bei der EDV Buchhaltung die automatisierte Zahlungsdisposition. Diese beinhaltet die:
- Ermittlung der zur Zahlung fälligen Rechnungen
- Das Festlegen der Zahlungsart – z. B. Überweisung, Barzahlung oder Scheck
- Die Auswahl der Bank, über die die Regulierung erfolgen soll
Nach erfolgter Zahlungsdisposition wird in einem zweiten Schritt die eigentliche Zahlungsabwicklung vorgenommen. Zur Zahlungsabwicklung gehören das Ausstellen der Zahlungsträger einschließlich eventuell erforderlicher Begleitpapiere wie Zahlungsavis und schließlich die Buchung der Zahlung. Die Übermittlung der Daten an die Bank erfolgt bei modernen Systemen in der Regel auf elektronischem Wege per E-Mail oder durch direkten Datenaustausch. Der Ausdruck der Belege für den Versand per Post und die Archivierung im Unternehmen sind aber ebenso möglich.
Strategien bei der Zahlungsabwicklung
Bei der Anwendung von EDV-gestützten Systemen können Unternehmen im Sinne der Zahlungsregulierung unterschiedliche Strategien vorgeben, wie Zahlungen an Lieferanten erfolgen sollen. Die maximale Ausnutzung der durch die Lieferanten gewährten Zahlungsziele oder alternativ die optimierte Skonto-Ausnutzung sind problemlos realisierbar. Ebenso ist ein Wechsel der Strategie jederzeit möglich. Bei einer angespannten Lage der Liquidität ist es zudem möglich, Zug um Zug nur die Rechnungen von Lieferanten zu begleichen, die unmittelbar zur Zahlung fällig oder bereits überfällig sind.
Große Konzerne und Handelsunternehmen nutzen individuell programmierte Systeme für die sichere Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit zum Teil mehreren zehntausend Lieferanten weltweit. Diese Systeme sind in der Lage alle Aktionen zu protokollieren und detaillierte Berichte zu erstellen. Die Vorgabe exakt definierter Regelungen für die Vertretung der für die Zahlungsregulierung Verantwortlichen im Krankheitsfall oder während der Urlaubszeit ist bei diesen Systemen ebenfalls möglich. Durch die weitestgehende Automatisierung der Zahlungsregulierung wird der Arbeitsaufwand auch bei hohen Volumina deutlich reduziert, die Abwicklung vereinfacht und die Durchlaufzeiten erheblich reduziert.
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