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Zeiterfassung - Was ist Zeiterfassung?

Unter Zeiterfassung (auch Personalzeiterfassung) versteht man die Erfassung der von Arbeitnehmern geleisteten Arbeitszeiten. Betriebswirtschaftlich wird sie dem Personalwesen zugeordnet. In Deutschland darf gemäß den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ohne ausdrückliches Einverständnis der Arbeitnehmer nur die Anwesenheit gemessen werden. Weitere Vereinbarungen, etwa zur Kombination mit Produktivitätszahlen, sind separat zu treffen.

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Funktionsweise von Zeiterfassungsgeräten

Ursprünglich wurden Arbeitszeiten über Arbeitskarten und Stechuhren erfasst. Moderne Geräte für die Zeiterfassung funktionieren elektronisch und sind zum Teil mit integrierten Zusatzfunktionen ausgestattet. Zu ihnen gehören Terminals mit unterschiedlichen Leseverfahren, mobile Zeiterfassungssysteme für die Erfassung, Speicherung und Wiedergabe etwa mit einem persönlichen Datensender oder Lesestift. Daneben existieren Systeme, die per Handy und GPS den jeweiligen Standort des Arbeitnehmers ermitteln, sowie spezielle Internetseiten und Intranetsoftware.

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Die Systeme arbeiten häufig mit Kunststoffkarten oder Schlüsselanhänger, die mit optischen oder magnetischen Codes oder einem RFID-Chip ausgestattet sind. Alternativ können Arbeitnehmer sich mit eine PIN am Erfassungsterminal ein- und ausbuchen oder über die Anwahl einer bestimmten Telefonnummer. Daneben wird auch die biometrische Erfassung per Fingerabdruck oder Irisscan verwendet. Aus den so dokumentierten Kommen- und Gehenmeldungen wird die geleistete Arbeitszeit ermittelt. Die Speicherung kann in konventioneller Form oder, was häufiger ist, in Industrieminuten dezimal erfolgen.

Neue Systeme enthalten auch Skalierungen für besondere Arten der An- und Abwesenheit. Sie ermöglichen die Integration von Abwesenheitsplanung, Dienstplanung und Antragswesen. Softwarebasierte Zeiterfassungssysteme beruhen auf einer Datenbank mit Benutzeroberfläche.

Interviews zum Thema Zeiterfassung findest du hier:

Optimiere dein Personalwesen! – Interview mit Reza Madjidi von kiwiHR

Zeiterfassung? Ein Klacks! – Interview mit Axel Zeilner von Qlaqs

Vergiss deinen Stundensatz! – Interview mit Markus Hartmann von Pricing für Agenturen

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