Lexikon

Zeitmanagement - Was ist Zeitmanagement?

Unter dem Zeitmanagement werden eine Reihe an Vorgehensweisen und Methoden verstanden, die den Anwendenden beim Organisieren von Terminen und Aufgaben unterstützen können.
Zeitmanagementmethoden ermöglichen, die Zeit, die für die verschiedenen Arbeitsaufgaben aufgewendet wird, bewusst zu kontrollieren. Ziel des Zeitmanagements ist es, die persönliche Effizienz zu maximieren, um so in der Lage zu sein, Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeiten zu können.

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Das Vorgehen beim Zeitmanagement

Um die Arbeitszeit bewusst kontrollieren zu können, muss zunächst analysiert werden, wie die zur Verfügung stehende Zeit eingesetzt wird. Anschließend werden die anfallenden Arbeitsaufgaben nach Prioritäten geordnet. Das Abarbeiten der Arbeitsaufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zählt zu den zentralen Methoden des Zeitmanagements. Große Aufgaben teilt man in kleinere auf, außerdem werden Arbeitsaufgaben an andere Mitarbeiter delegiert. Bezüglich des Zeitmanagements hat es sich als hilfreich erwiesen, Tagespläne zu erstellen, in welchen alle Aufgaben des Tages aufgeführt sind. Um den Erfolg zu kontrollieren, werden erledigte Aufgaben auf dem Tagesplan abgehakt.

Methoden und Prinzipien für das Zeitmanagement

Zu den wichtigsten Methoden und Prinzipien im Zeitmanagement zählen die ALPEN Methode, das Eisenhower Prinzip und das Pareto-Prinzip.

  • Die ALPEN Methode wurde vom Ratgeberautor Lothar J. Seiwert entwickelt und sieht vor, dass regelmäßig ein schriftlicher Tagesplan erstellt wird. Die Akronym ALPEN steht für die fünf Elemente, die bei der Erstellung des Tagesplans zu berücksichtigen sind: Aufgaben notieren, Länge der Aufgaben schätzen, Pufferzeiten berücksichtigen, Entscheidungen fällen, Nachkontrolle.

alpen-methode

  • Das Eisenhower Prinzip geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Bei dieser Methode werden die Arbeitsaufgaben nach Wichtigkeit (nicht wichtig / wichtig) und Dringlichkeit (nicht dringlich / dringlich) geordnet. Während Aufgaben, die in die Kategorie „wichtig und dringlich“ fallen, möglichst sofort erledigt werden, müssen Aufgaben vom Typ „nicht wichtig und nicht dringlich“ nicht bearbeitet werden.

eisenhower-prinzip

  • Auch das Pareto-Prinzip – 80 Prozent der Ergebnisse lassen sich mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreichen – hat sich im Rahmen des Zeitmanagements als hilfreich erwiesen. Bei Berücksichtigung des Prinzips lassen sich relativ rasch gute Ergebnisse erzielen. Zudem hilft die Regel, Aufgaben mit nur geringer Effizient zu erkennen.

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