ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Datenformat für den elektronischen Austausch von Rechnungen. Es soll die Digitalisierung und den elektronischen Austausch von Rechnungen fördern.

ZUGFeRD kombiniert zwei Formate in einer einzigen Datei: ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument und eine maschinenlesbare XML-Datei. Das PDF zeigt die visuelle Darstellung der Rechnung, während die XML-Datei strukturierte Daten enthält, die von Computersystemen verarbeitet werden können.

Rechtskonformität von ZUGFeRD

ZUGFeRD ist konform mit den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU. Somit erfüllt es die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Aufträgen vorschreibt.

Kompatibilität

Das ZUGFeRD-Format ist so gestaltet, dass es von verschiedenen ERP– und Rechnungssystemen wie Billomat problemlos verarbeitet werden kann. Dies erleichtert den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, unabhängig von den verwendeten Softwarelösungen. Zudem treibt es die Digitalisierung voran, indem es die Buchhaltung vereinfacht und Zahlungsvorgänge automatisiert. Manuelle Datenübernahme und das damit verbundene Risiko der fehlerhaften Erfassung entfallen – das spart Zeit und Kosten.

Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz sieht eine stufenweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 vor. Eine E-Rechnung wird definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronische Verarbeitung ermöglicht, etwa im ZUGFeRD-Format. Darüberhinaus muss die E-Rechnung der EN 16931 inklusive der Syntaxen entsprechen. Alle anderen Rechnungsformate, wie Papier und PDF, werden zukünftig unter dem Begriff „sonstige Rechnung“ subsumiert. Von der E-Rechnungspflicht sind alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland betroffen.

Alle Infos zur E-Rechnungspflicht ab 2025 findest Du im Billomat Magazin.

Empfang und Versand von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 hat die Papierrechnung keinen Vorrang mehr und Empfänger müssen nicht mehr zustimmen, um elektronische Rechnungen zu erhalten. Während der Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2025 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen. So besteht etwa für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, die Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2026 Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z.B. PDF) zu übermitteln, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen.

Unterscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Die XRechnung und ZUGFeRD sind beide Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland, unterscheiden sich jedoch in einigen wesentlichen Aspekten:

E-Rechnung Unterschiede

XRechnung

  • Datenformat: Ausschließlich XML-basiert.
  • Zielgruppe: Speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt.
  • Rechtsgrundlage: Entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
  • Lesbarkeit: Rein maschinenlesbar.
  • Verwendung: Hauptsächlich für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.

ZUGFeRD

  • Datenformat: Kombination aus menschenlesbarer PDF/A-3-Datei und XML-Datei.
  • Zielgruppe: Sowohl für den öffentlichen als auch den privaten Sektor geeignet.
  • Hybridstruktur: Erleichtert die Integration in bestehende Geschäftsprozesse.
  • Nutzerfreundlichkeit: Vereinfacht die Umstellung für Unternehmen, die sowohl digitale als auch papierbasierte Rechnungen verwalten müssen.
  • Flexibilität: Bietet größere Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit für eine breitere Anwendung im B2B-Bereich.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

  • Gemeinsamkeiten:
  • Beide Formate zielen darauf ab, die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland voranzutreiben.
  • Unterschiede:
  • Technische Interoperabilität: XRechnung konzentriert sich stark auf technische Interoperabilität und gesetzliche Vorgaben für öffentliche Verwaltungen.
  • Anwendungsbereich: ZUGFeRD ist breiter einsetzbar und bietet eine Hybridstruktur, die für den privaten Sektor und gemischte Geschäftsprozesse besser geeignet ist.