Finanzen   04.11.2016

3 Strategien für eine schlanke Firmenstruktur

Firmenstrukturen durch Outsourcing effektiver gestalten

Wer wünscht sich dieses Szenario nicht? Das Business wächst und floriert und du würdest dir am liebsten selbst auf die Schulter klopfen, so spielerisch geht dir gerade alles von der Hand. Jedoch nehmen mit dem Wachstum strukturelle Probleme immer größere Ausmaße an. Daher wagen immer mehr Unternehmen den Schritt, firmeninterne Prozesse auszulagern. Das sogenannte Outsourcing bietet dir dabei die Möglichkeit, anfallende Fixkosten zu flexibilisieren, gleichzeitig bei den Gesamtkosten zu sparen und dein Augenmerk auf die Kernaufgaben deiner Firma zu legen.

Wir haben einmal nachgeforscht und zeigen dir drei Strategien, mit denen deine Firmenstruktur durch Outsourcing schlank und flexibel bleibt.

Coworking Spaces als Alternative zum festen Büro

Gastartikel: Drei Strategien für eine schlanke Firmenstruktur

Laura Keddi vom ebuero.de erklärt, wie man seine Firmenstruktur durch Outsourcing effektiver gestalten kann.

Für dein Unternehmen bietet Coworking ganz klar den Vorteil, dass durch flexibel anzumietende Arbeitsplätze immense Kosteneinsparungen möglich sind. Tatsächlich wird in einem Coworking Büro oft nur die tatsächlich genutzte Arbeitszeit in Rechnung gestellt, wodurch du ein hohes Maß an Flexibilität gewinnst – von einer stunden- oder tagesbasierten Nutzung, bis hin zu einer längerfristigen, monatlichen Anmietung.
Die Nutzung von Coworking Spaces kann deinen persönlichen Wünschen kinderleicht angepasst werden, wodurch sich Mietkosten senken lassen, ohne Abstriche bei der Lage oder Ausstattung zu machen. Ganz im Gegenteil findet man Coworking Spaces meist in Top-Innenstadtlagen mit stylischem Interieur und einer Atmosphäre, in der man einfach gern arbeitet und kreativ wird. Die Flexibilität gepaart mit dem kreativen Austausch kommt natürlich oft auch den Arbeitnehmern sehr entgegen – also eine Win-Win-Situation die vielleicht sogar zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Kundenbeziehung durch externen Sekretärinnenservice stärken

Wo man früher mit Kunde Kunert noch ein nettes Pläuschchen gehalten hat, kann man heute froh sein, wenn Herr Kunert überhaupt jemanden ans Telefon kriegt. Mit dem eigenen Wachstum wachsen auch die Aufgaben und das meist zum Leidwesen der Kundenbeziehungen.
Noch schlimmer wird es, wenn dich (potentielle) Neukunden nicht mehr schnell und unkompliziert erreichen. Nicht nur schadet es deinem Firmenimage, dein Konkurrent wird sich über kurz oder lang auch noch über viele neue Kunden freuen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, ist es ratsam, sich rechtzeitig kompetente Unterstützung ins Boot zu holen.
Sogenannte Telefonsekretärinnen sind Profis darin, Unternehmen aus den verschiedensten Branchen unter die Arme zu greifen und dafür zu sorgen, dass diese jederzeit erreichbar sind und optimalen Service bieten. Ihnen liegen deine Kunden genauso sehr am Herzen wie dir, denn deren Feedback ist es, an dem die Sekretärinnen gemessen werden. Auch hier bieten sich dir viele Optionen der Individualisierung und Anpassung an deine individuellen Geschäftsprozesse. Sieh die ersten Wochen als Einarbeitungsphase und arbeite mit deinen neuen Kolleginnen im Telefonsekretariat an dem für dich optimalen Workflow. So werden sich deine Kunden stets gut aufgehoben und geschätzt fühlen und du hast dir Zeit freigeschaufelt, um dich um dein Kerngeschäft zu kümmern.

Mit intelligenter Buchhaltung das Chaos am Ende des Jahres umgehen

Sowohl dem Unternehmer als auch dem Otto-Normal-Verbraucher klingeln regelmäßig die Ohren, wenn es um das Thema Buchhaltung geht. Steuern, Abgaben und das Ausfüllen unzähliger unverständlicher Formulare machen einfach keinem Spaß. Noch Schlimmer kommt es, wenn am Ende des Jahres viele kleine Fehlerchen auftauchen, die nach und nach zum waschechten Chaos ausufern.
Einige Unternehmen versuchen dieses Chaos zu umgehen und setzen auf intelligente Buchhaltungssysteme, die angeblich den Großteil der Arbeit von ganz allein erledigen. Aber mal ehrlich, dieses Versprechen wird leider nur selten gehalten, so dass man das Ganze am Ende doch großzügig mit eigenen Ressourcen pflegen und warten muss. Und letztlich ist es doch so: eine schlecht gemachte Buchhaltung ist nicht nur lästig, sondern kann dich am Ende auch teuer zu stehen kommen.
Klar, so ein Dienstleister, der die Buchhaltung für dich übernimmt, kostet erst einmal Geld, aber idealerweise holt er dieses mit cleveren Steuertricks ja auch wieder rein. Wir glauben, dass sich der Aufwand, die Buchhaltung selbst zu erledigen, ab einer gewissen Unternehmensgröße für kaum einen Unternehmer lohnt. Erst wenn das Unternehmen zu einem ordentlichen Mittelständler herangewachsen ist, sollte man wieder prüfen, ob es nicht doch an der Zeit ist, eigenes Personal für die Buchhaltung einzustellen. Bis dahin bloß keine Scheu, gönn dir den Luxus und lass diesen ganzen Buchhaltungskram einen Profi übernehmen. Dann gibt es auch keinen Stress mit dem Finanzamt oder bei der nächsten Betriebsprüfung.

Outsourcing – ja oder nein ?

Unsere drei Beispiele haben einen kleinen Teil der Möglichkeiten umrissen, die sich dir bieten, um mithilfe von Outsourcing ein zufriedenstellendes Gleichgewicht zwischen der wichtigen und für die meisten Unternehmer ja gerade spannenden Arbeit am Kerngeschäft und den damit einhergehenden Notwendigkeiten zu finden. Ob diese nun in deine Firma passen, musst du natürlich selbst abwägen. Hauptaugenmerk des Outsourcings sollte es jedoch immer sein, mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen und sich für die anderen Bereiche ggf. kompetente Unterstützung zu holen.

Über die Autorin

Laura Keddi verantwortet seit mehr als 5 Jahren das Marketing für den ebuero Telefonservice. Über die Jahre hat sie viel Erfahrung mit den Problemen von Selbstständigen, sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen gesammelt und veröffentlicht auch im ebuero Blog regelmäßig Optimierungsideen rund um den Unternehmeralltag.

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