3 Strategien für eine schlanke Firmenstruktur

Die Firmenstruktur durch Outsourcing effektiver gestalten

Wer wünscht sich dieses Szenario nicht? Das Business wächst und fluoriert und du würdest dir am liebsten selbst auf die Schulter klopfen, so spielerisch geht dir gerade alles von der Hand. Jedoch nehmen mit dem Wachstum strukturelle Probleme immer größere Ausmaße an. Daher wagen immer mehr Unternehmen den Schritt, firmeninterne Prozesse auszulagern. Das sogenannte Outsourcing bietet dir dabei die Möglichkeit, anfallende Fixkosten zu flexibilisieren, gleichzeitig bei den Gesamtkosten zu sparen und dein Augenmerk auf die Kernaufgaben deiner Firma zu legen.

Wir haben einmal nachgeforscht und zeigen dir drei Strategien, mit denen deine Firmenstruktur durch Outsourcing schlank und flexibel bleibt.

Coworking Spaces als Alternative zum festen Büro

Für dein Unternehmen bietet Coworking ganz klar den Vorteil, dass durch flexibel anzumietende Arbeitsplätze immense Kosteneinsparungen möglich sind. Tatsächlich wird in einem Coworking Büro oft nur die tatsächlich genutzte Arbeitszeit in Rechnung gestellt, wodurch du ein hohes Maß an Flexibilität gewinnst – von einer stunden- oder tagesbasierten Nutzung, bis hin zu einer längerfristigen, monatlichen Anmietung.

Die Nutzung von Coworking Spaces kann deinen persönlichen Wünschen kinderleicht angepasst werden, wodurch sich Mietkosten senken lassen, ohne Abstriche bei der Lage oder Ausstattung zu machen. Ganz im Gegenteil findet man Coworking Spaces meist in Top-Innenstadtlagen mit stylischem Interieur und einer Atmosphäre, in der man einfach gern arbeitet und kreativ wird. Die Flexibilität gepaart mit dem kreativen Austausch kommt natürlich oft auch den Arbeitnehmern sehr entgegen – also eine Win-Win-Situation die vielleicht sogar zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Kundenbeziehung durch externen Sekretärinnenservice stärken

Wo man früher mit Kunde Kunert noch ein nettes Pläuschchen gehalten hat, kann man heute froh sein, wenn Herr Kunert überhaupt jemanden ans Telefon kriegt. Mit dem eigenen Wachstum wachsen auch die Aufgaben und das meist zum Leidwesen der Kundenbeziehungen.

Noch schlimmer wird es, wenn dich (potentielle) Neukunden nicht mehr schnell und unkompliziert erreichen. Nicht nur schadet es deinem Firmenimage, dein Konkurrent wird sich über kurz oder lang auch noch über viele neue Kunden freuen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, ist es ratsam, sich rechtzeitig kompetente Unterstützung ins Boot zu holen.

Sogenannte Telefonsekretärinnen sind Profis darin, Unternehmen aus den verschiedensten Branchen unter die Arme zu greifen und dafür zu sorgen, dass diese jederzeit erreichbar sind und optimalen Service bieten. Ihnen liegen deine Kunden genauso sehr am Herzen wie dir, denn deren Feedback ist es, an dem die Sekretärinnen gemessen werden. Auch hier bieten sich dir viele Optionen der Individualisierung und Anpassung an deine individuellen Geschäftsprozesse. Sieh die ersten Wochen als Einarbeitungsphase und arbeite mit deinen neuen Kolleginnen im Telefonsekretariat an dem für dich optimalen Workflow. So werden sich deine Kunden stets gut aufgehoben und geschätzt fühlen und du hast dir Zeit freigeschaufelt, um dich um dein Kerngeschäft zu kümmern.

Mit intelligenter Buchhaltung das Chaos am Ende des Jahres umgehen

Sowohl dem Unternehmer als auch dem Otto-Normal-Verbraucher klingeln regelmäßig die Ohren, wenn es um das Thema Buchhaltung geht. Steuern, Abgaben und das Ausfüllen unzähliger unverständlicher Formulare machen einfach keinem Spaß. Noch Schlimmer kommt es, wenn am Ende des Jahres viele kleine Fehler bei der Buchhaltung auftauchen, die nach und nach zum waschechten Chaos ausufern. Eine schlecht gemachte Buchhaltung ist nicht nur lästig, sondern kann dich am Ende auch teuer zu stehen kommen.

Viele Unternehmen versuchen, dieses Chaos zu umgehen und setzen auf intelligente Buchhaltungssysteme, die einen Großteil der Arbeit von ganz allein erledigen. Dabei können nicht nur Fehlerquellen, wie zum Beispiel doppelt vergebene Rechnungsnummern reduziert werden, sondern auch wertvolle Unternehmerzeit gespart werden.

Outsourcing – ja oder nein ?

Unsere drei Beispiele haben einen kleinen Teil der Möglichkeiten umrissen, die sich dir bieten, um mithilfe von Outsourcing ein zufriedenstellendes Gleichgewicht zwischen der wichtigen und für die meisten Unternehmer ja gerade spannenden Arbeit am Kerngeschäft und den damit einhergehenden Notwendigkeiten zu finden. Ob diese nun in deine Firma passen, musst du natürlich selbst abwägen. Hauptaugenmerk des Outsourcings sollte es jedoch immer sein, mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen und sich für die anderen Bereiche ggf. kompetente Unterstützung zu holen.

Dieser Artikel wurde am 04. 11. 2016 veröffentlicht und im September 2019 ergänzt: 

Was bestimmt über Firmenstrukturen?

Viele Faktoren tragen dazu bei, wie sich die Firmenstruktur eines Unternehmens gestaltet. So hängt die passende Struktur von verschiedenen Kriterien, wie zum Beispiel dem Alter oder der Größe des Unternehmens, von Gegebenheiten in der Branche, von der Art der Fertigung oder Dienstleistung sowie von Eigenschaften des Umfeldes und den Kundenerwartungen ab. Zudem muss eine Firmenstruktur sich danach ausrichten, welche Ziele das Unternehmen sich gesteckt hat.

Wie kommen Firmenstrukturen zustande?

Kommen Startups mit relativ einfachen Strukturen aus, benötigen Unternehmen während ihres Wachstums neue Strukturen. Denn mit dem Wachstum gehen Veränderungen einher, wie zum Beispiel eine Zunahme an Funktionen innerhalb des Unternehmens, die eine Neustrukturierung der Arbeitsteilung erfordern. Große Unternehmen weisen eine höhere Komplexität in ihrem Aufbau auf als kleine Betriebe. Daher benötigen große Unternehmen eine detailliert ausgearbeitete Firmenstruktur, die Abteilungen, Funktionen und Bereiche genau abbildet. Kleine Unternehmen hingegen weisen eine einfache Struktur auf, die sich aus den Aufgaben und den beteiligten Mitarbeitern automatisch ergibt und zumeist keiner vorherigen Planung bedarf. 

Wie können Unternehmen ihre Firmenstrukturen darstellen?

Da die Firmenstruktur eines wachsenden Unternehmens sehr komplex und damit unübersichtlich sein kann,  besonders wenn die Veränderung von Arbeitsabläufen zu fortlaufenden Anpassungen innerhalb der Strukturen führen, ist eine grafische Darstellung mit Hilfe eines Organigramms sinnvoll. Der Begriff Organigramm setzt sich aus den beiden Wörtern Organisation und Diagramm zusammen. Somit bildet das Organigramm die Organisation eines Unternehmens mittels eines Diagramms ab. Der Einsatz eines Organigramms zur Darstellung der Firmenstrukturen lohnt sich auch für kleine bis mittelgroße Betriebe, sobald unterschiedliche Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter übertragen oder einzelne Aufgabenbereiche ausgelagert werden. Im Organigramm werden die Firmenstrukturen in der Regel vertikal und horizontal dargestellt. Am weitesten verbreitet ist die vertikale Darstellung der Hierarchien und die horizontale Nennung der Funktionen. 

Warum lohnt sich die Darstellung der Firmenstruktur?

Die grafische Darstellung der Firmenstruktur verschafft allen Mitarbeitern, aber auch Geschäftspartnern und Kunden einen Überblick über die Abteilungen eines Unternehmens. So können alle Beteiligten leicht erkennen, wie die Hierarchien und Funktionen der Firma aufgebaut sind. So kann jeder für sein Anliegen die Zuständigkeiten mit dem richtigen Ansprechpartner schnell und selbstständig ausfindig machen. Darüber hinaus trägt ein Organigramm auch zu einer besseren Planung innerhalb des Unternehmens bei. Es kann einen schnellen Einblick über Personalbedarf oder die Notwendigkeit von Investitionen liefern. Auch notwendige Erneuerungen können durch die grafische Darstellung der Firmenstrukturen schneller erkannt werden. Zudem hilft eine grafische Darstellung der Firmenstruktur den beteiligten Mitarbeitern, die eigene Position einzuordnen und sich mit dem Unternehmen zu identifizieren.