5 Standards, die man niemals aus den Augen verlieren sollte

Standardsituationen sind im sportlichen Wettkampf überproportional häufig der spielentscheidende Faktor und werden dementsprechend ausgiebig trainiert. Doch als Gründer hast du keinen hochbezahlten Trainer, der darauf achtet, dass du solche Situationen auch übst.
Du selbst bist dein eigener Coach! Und das führt leider bei vielen Gründern dazu, dass sie sich verrennen: Reiner Fokus auf Neukundengewinnung etwa, oder das Vernachlässigen der Ablage sind die unternehmerische Analogie zum Profisportler. Doch erst wenn man eben diese Standards im Schlaf beherrscht, ist Zeit für die Extras. Für den folgenden Artikel schlüpfen wir in die Rolle deines Trainers und machen dein Startup fit für diese Standardsituationen. Jogginganzug anziehen – wir treffen uns auf dem Sportplatz!

Übung 1: Ordnung ist das halbe Leben

Sicherlich hast du schon mitbekommen, dass du als Gewerbetreibender eine Aufbewahrungspflicht für all deine Unterlagen hast. Doch in welchem Umfang ist dies überhaupt nötig? Werfen wir einen genaueren Blick darauf:

• Gestellte und bezahlte Rechnungen
• Kontoauszüge
• Alle steuerrelevanten Unterlagen
• Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung
• Jahresabschlüsse
• Geschäftsbücher
• Inventarlisten
• Verträge
• Geschäftsbriefe
• Zollunterlagen

All das musst du zwischen sechs und zehn Jahre lang aufbewahren – und jedes Jahr kommt mehr hinzu. Gerade, wenn du klein startest, verführt das dazu, mit ein paar Leitz-Ordnern und einem Ikea-Regal zu beginnen. Das wird allerdings definitiv für Chaos sorgen. Wenn du die ersten Jahre hinter dir hast, sammelt sich bereits extrem viel an und sorgt für Unübersichtlichkeit.

Falls dein Startup-Büro keinen separaten Raum hergibt, der ausschließlich als Aktenlager taugt, solltest du dringend ein Aktenlager mieten, damit im Haus nur die Unterlagen verbleiben, die für das laufende Geschäftsjahr benötigt werden. Das schafft spätestens nach dem ersten Jahr eine Grund-Ordnung. Außerdem solltest du dir unbedingt ein brauchbares Ablagesystem aneignen und dieses konsequent durchziehen. Auch hier gilt das KISS-Prinzip (Keep it simple, Stupid!): Eine alphanumerische Sortierung durchblickt jeder und man muss keine Zeit mit dem Entziffern kryptischer Erläuterungen vergeuden.

Beherrschst du diesen Standard nicht, werden deine Unterlagen irgendwann nicht nur überquellen, sondern du wirst auch jeder Steuererklärung mit Schrecken entgegensehen, weil sich die Unterlagen-Fahndung zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen auswächst.

Übung 2: Personalmanagement mit Feingefühl

Wenn du Gründer im Einmannbetrieb bist, kannst du diesen Punkt (erstmal) überspringen. Doch wenn du dir beispielsweise als Unterstützung für deinen Onlineshop einen Minijobber als Hilfe beim Kommissionieren geholt hast, musst du dir gewahr werden, dass du jetzt „Boss“ bist.
Nein, das soll keine Aufforderung sein, den „Boss“ raushängen zu lassen. Aber du musst lernen, was einen Chef auszeichnet. Du musst Fürsorgepflichten ebenso beachten, wie du zumindest in Grundzügen wissen (und anwenden) solltest, dass bei aller Startup-Lockerheit ein Mindestmaß an „Vorgesetzen-Distanziertheit“ erforderlich ist, weil ein zu kumpelhaftes Verhältnis zu den Mitarbeitern Schwierigkeiten bei der Motivation und dem Durchsetzen von unangenehmen Dingen machen kann. Ein guter Chef wird man nicht über Nacht, man muss:

• einen direkten und autoritären Entscheidungsstil pflegen
• vielfältige Kommunikationsmuster beherrschen
• Arbeit delegieren
• Fehler eingestehen können
• die hohe Kunst des richtigen Lobens beherrschen
• einen Riecher für Stärken und Schwächen seiner Leute besitzen
• auch dann noch motivieren können, wenn es mal nicht wie gewünscht abläuft

Du musst diese Fähigkeiten nicht binnen einer Woche erlernen. Doch selbst, wenn du alleine gründest, solltest du dir regelmäßig die Zeit nehmen und diese Skills nach und nach antrainieren. Schließlich möchtest du ja, dass dein Startup so wächst, dass es zu einem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern wird – dann allerdings ist es zu spät, sich das nötige Rüstzeug anzueignen.

Beherrschst du diesen Standard nicht, rutschst du schlimmstenfalls in die „Kumpelchef-Falle“. Du kannst im Fall der Fälle nicht die nötige Autorität durchsetzen, deine Mitarbeiter nicht motivieren und lässt somit dein Unternehmen direkt leiden.

Übung 3: Ökonomische Verantwortung

Was ist das Ziel deines Unternehmens? So viel Umsatz und Gewinn wie möglich erwirtschaften und dir somit nicht nur ein Leben am Existenzminimum zu ermöglichen, sondern das, was man als „Good Life“ bezeichnet. Ja, das ist schon eine gute Herangehensweise. Allerdings sollte das Streben nach persönlichem Gewinn dich nicht gänzlich blind dafür machen, dass ein gut geführtes Unternehmen mehr Geld auf der hohen Kante haben sollte, als es für die notwendigen Verpflichtungen und ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Aktiva und Passiva notwendig ist. Das bedeutet, du musst buchstäblich „einen Plan haben“, wie dein Unternehmen finanziell auch langfristig gut dastehen kann.

1. Du möchtest schnellstmöglich maximalen finanziellen Bewegungsspielraum. Daran hindern dich vor allem Kredite, die du bedienen musst. Einfach, weil deren Abtragungssumme monatlich regelmäßig einen Festbetrag abzieht, der an anderer Stelle besser verwendet werden könnte. Die schnellste Möglichkeit zur Verbindlichkeitsreduktion lautet: Sondertilgung. Dies steht im Kleingedruckten der meisten Darlehen und erlaubt ein mindestens einmaliges, jährliches Zurückzahlen einer zusätzlichen Summe, teilweise auch öfter. Genau das solltest du tun, so großmaßstäblich wie möglich und so oft es deine Finanzlage erlaubt; also insbesondere während guter Phasen. Denn mit jeder Sondertilgung schrumpft nicht nur die zurückzuzahlende Gesamtsumme und damit die verbliebene Laufzeit, sondern der Tilgungsanteil an den Monatsraten erhöht sich. Ein echter Doppeleffekt.
2. Gerade in den ersten drei Jahren stehen die meisten Startups ein bisschen auf der Kippe. Durststrecken kann es jederzeit geben. Kunden können nicht zahlen oder schlicht ausbleiben. Damit genau dann nicht dein ganzes Unternehmen bedroht ist, solltest du von Tag eins an Rücklagen bilden und dir nicht nur ein gutes Leben gönnen. Dies auch vor dem Hintergrund, dass selbst wenn deine Kundenzahl üppig und deren Zahlungsmoral vorbildlich ist, irgendwann der Tag kommen wird, an dem das Finanzamt an deine Tür pocht und eine Steuernachzahlung verlangt. Etwa, weil die quartalsmäßigen Vorauszahlungen auf Einkommens- und Gewerbesteuer nicht mit dem tatsächlichen Umsatz des Geschäftsjahres übereinstimmten. Mit genügend Geld in Reserve kannst du solchen und anderen Situationen halbwegs gelassen entgegenblicken.
3. Dein Unternehmen soll wachsen. Du willst dich nicht dein restliches Arbeitsleben lang als „Anderthalb-Mann“-Betrieb über Wasser halten, sondern deinen Kundenstamm vergrößern. Und letztlich willst du auch dafür sorgen, dass du als Chef nicht jede Aufgabe von der Kundenakquise, über die Bestellannahme, bis hin zur Buchhaltung in Personalunion erledigen musst, bis das Rentenalter vor der Tür steht. Für all das brauchst du gute Leute. Doch gutes Personal bekommt man nur, wenn man auch gutes Geld zahlt. Du musst dir also diese Reduktion deiner eigenen Arbeitsbelastung buchstäblich erkaufen – und dafür musst du zunächst Abstriche bei deinen persönlichen Gewinnen machen.

Bedenke immer: Jetzt läuft dein Startup vielleicht ohne Probleme von deinem kuschligen Homeoffice aus. Doch wirf mal einen Blick auf die Negativseiten dieser Arbeitsform: Willst du dich wirklich auch in Zukunft mit potenziellen Neukunden im nächsten Café treffen müssen, weil es einfach unzumutbar ist, eine solche Klientel durch einen Schmutzwäscheberg ins Heim-Büro zu führen?

Soll dein privater Lebensraum immer weiter eingeschränkt werden, weil das Unternehmen aus dem Büroraum heraus-mäandert? Nein: Du möchtest irgendwann morgens wirklich „in die Firma“ fahren können. Ein Gebäude, an dessen Tür dein Name und der deines Unternehmens stehen und das nur dafür da ist, deinen Erfolg zu vermehren. Und für all das musst du immer wieder Geld beiseite packen.

Beherrschst du diesen Standard nicht, verbleibt dein Startup gezwungenermaßen immer auf einem kleinen Level. Das mag zwar überschaubar sein, doch je kleiner deine Firma, desto größer ist dein persönlicher Stress und desto größer ist auch das Risiko, dass dich Durstrecken und unvorhergesehene Ausgaben aus der Bahn werfen.

Übung 4: Schätze deine Anhänger

Dein Unternehmen ist neu am Markt. Vielleicht befindest du dich in einem Segment, in dem es vor Konkurrenz nur so wimmelt. Und natürlich hast du den Drang dazu, immer bekannter zu werden und deshalb weißt du, dass nichts so wichtig ist, wie deiner Konkurrenz Kunden wegzuschnappen und in deinen eigenen Stamm einzupflegen. Und das sind auch alles richtige und wichtige Punkte, jedoch mit einem dicken Aber versehen:

• „Aber“ warum wechseln Kunden von der Konkurrenz zu dir? Tipp: Es ist nicht ausschließlich dein besseres Angebot, sondern hauptsächlich deshalb, weil sie sich als Bestandskunden bei ihrem bisherigen Partner nicht mehr wohlfühlten
• „Aber“ welche Summen kostet es dich, solche und andere Neukunden davon zu überzeugen, dass sie in deiner Firma besser aufgehoben sind? Es ist keine fest zu beziffernde Summe, doch es gilt die Regel, dass jeder Neukunde dich fünf- bis siebenmal so viel kostet, wie ein Bestandskunde
• „Aber“ Neukunden sind auch immer diejenigen, die am meisten verhandeln, scharf auf den Preis und den Service gucken und nur sehr schwer zu befriedigen sind. Bestandskunden kennen hingegen dein Unternehmen bereits. Und das macht sie unterm Strich nicht nur zu den weniger anspruchsvollen, sondern buchstäblich „pflegeleichteren“ Kunden.
• „Aber“ Bestandskunden sind im Gegensatz zu Neukunden auch diejenigen, die in ihrer Branche, ihrem Bekanntenkreis herumerzählen, welche Erfahrungen sie mit dir gemacht haben – das kann entweder kostenlose, extrem glaubwürdige Werbung für dich sein oder vernichtende Kritik.

Fassen wir also mal zusammen: Bestandskunden kosten dich weniger, sie schauen nicht auf den letzten Cent und müssen nicht erst aufwendig ab- und angeworben werden. Aber auch wenn sie pflegeleichter sind, bedeutet das eben nicht, dass sie nicht wechseln würden. Der Schlüssel dazu lautet Bestandskundenpflege. Du musst also ein Mindestmaß an Aufwand betreiben, um die Kunden, die du bereits hast, zufriedenzustellen, ihnen zu danken und sie dazu zu animieren, dir weiter die Treue zu halten. Dafür haben wir folgende Tipps:

• Belohne die Treue. Gib deinen Bestandskunden Kundenkarten oder ein Punktesystem. Damit dankst du ihnen nicht nur für bisherige Käufe, sondern motivierst sie auch für weitere.
• Gib ihnen die Möglichkeit, dich sofort zu erreichen. Das kann schon dadurch geschehen, dass du den Bestandskunden nicht die allgemeine info@-Adresse weitergibst, sondern eine E-Mail-Adresse zu einem direkten Ansprechpartner.
• Schau bei Bestandskunden nicht auf jeden Cent. Ein günstiges Ersatzteil hier, eine kleine Dienstleistung dort kannst du auch kostenlos an solche Kunden herausgeben.
• Gib dem Bestandskunden das Gefühl, dass er in deinem Unternehmen gut aufgehoben ist. Gratuliere ihm zum Geburtstag oder begrüße ihn, wenn er ins Haus kommt, mit Namen.

Vor allem aber solltest du bedenken, dass Bestandskunden einen perfekten Blick von außen auf dein Unternehmen und seine Prozesse haben. Deshalb solltest du sie nicht nur aktiv um Feedback bitten, sondern auch ein weit offenes Ohr für sie haben, falls Sie Kritik und/oder Änderungswünsche haben. Die Summe all dieser Maßnahmen kostet dich natürlich Geld. Aber dies wird wesentlich weniger kosten, als Werbemaßnahmen und jede andere Form des Marketings.

Beherrschst du diesen Standard nicht, musst du immerzu den Neukunden hinterherhecheln, gibst unverhältnismäßig viel fürs Marketing aus und kannst diese Summen nicht an anderer Stelle investieren.

Übung 5: Gepflegtes Erscheinungsbild auf und neben dem Feld

Jede Fußballmannschaft hat einen Platzwart, der dafür sorgt, dass der Rasen immer gemäht ist, es keine Stolperfallen gibt und alle Linien glasklar markiert sind. In deinem Startup musst du der Platzwart sein, denn Pflege gehört zu den wichtigen Standards dazu. Nein, damit ist nicht gemeint, dass du dir eine Reinigungskraft suchen solltest, die deine Firmenräume regelmäßig auf Hochglanz bringt (obwohl das natürlich auch dazugehört). Vielmehr besteht diese Pflege darin, dass du dir angewöhnst, dich niemals auf Lorbeeren auszuruhen. In einer Zeit, in der sich in fast jeder nur denkbaren Sparte Konkurrenten tummeln, ist Stillstand die Überholspur ins Abseits.

Doch wie läuft Rasenpflege im Business? Hier gibt es eine Fülle an Aufgaben. Vieles davon musst du selbst erledigen, anderes kann und sollte an fachkundige(re) Profis delegiert werden:

• Unterziehe dein Produkt- und Leistungsportfolio regelmäßig einer Revision. Was läuft sehr gut und was eher schlecht? Alles, was in die letzte Kategorie fällt, sollte ausgemistet werden, denn es zwingt dich dazu, Ressourcen und Fähigkeiten bereit zu halten, die an anderer Stelle sinnvoller aufgehoben wären.
• Ignoriere die Maxime „Never change a winning Team “. Jedes Unternehmen, das aus mehr als seinem Gründer besteht, hat Personal, das mal gut, mal weniger gut für die gestellten Aufgaben geeignet ist. Du musst also lernen, deine Leute und ihre Leistungen regelmäßig zu bewerten, sie dementsprechend einzuteilen, zu motivieren und nötigenfalls auch zu ersetzen. Gerade in der Gründungsphase hast du nicht die Ressourcen, um mittelmäßige Mitarbeiter mitzuschleifen. Und: Persönliche Animositäten haben dabei leider keinen Raum.
• Egal, wie gut deine Idee ist, wie erfolgreich dein Businessplan heute funktioniert, es gibt immer ein Übermorgen. Gestern war Apple mit dem ersten iPhone der Pionier. Heute sind ihre Geräte nur eines unter vielen. Genau das sollte dich anspornen, immer weiter zu tüfteln, dir Neues zu überlegen und niemals das Ziel aus den Augen zu verlieren, noch besser zu werden.
• Dein Abschluss ist vielleicht makellos, deine Fähigkeiten zur Unternehmensführung brillant. Doch wie im vorherigen Punkt ist auch hier das Bessere der Feind des Guten. Jedes Wissen wandelt sich, egal ob Betriebswirtschaft, Menschenführung oder Marketing. Deshalb musst du dich regelmäßig fortbilden, damit dein Wissen immer Up-to-Date bleibt und dein Unternehmen auf der Siegesstraße.

Als Chef hast du bereits einiges geleistet und kannst mit Stolz und Selbstbewusstsein auf dein Unternehmen blicken. Das eigene Unternehmen ist emotional gesehen für einige nichts anderes als ein eigenes Kind. Da möchte man verständlicherweise nicht, dass andere daran herumdoktern.

Aber diese Denkweise ist gleichzeitig ein Scheunentor für Fehler. Sie führt dazu, dass dein Unternehmen unflexibel ist, weil alles über dich laufen muss. Und gleichsam erhöht sich dadurch deine Arbeitsbelastung ins Unerträgliche.

Auch als Gründer hast du die gleiche Belastungsschwelle wie jeder andere. Und auch du hast deine Stärken und Schwächen. Zu akzeptieren, dass andere etwas besser können und sie deshalb an „deinem“ Baby mitarbeiten zu lassen, ist ein wichtiger Schritt, dem du dich stellen musst und der langfristig dafür sorgen wird, dass dieses Baby besser wächst und erfolgreicher wird – viel erfolgreicher, als du es mit deinem begrenzten Wissen und Fähigkeiten alleine schaffen könntest.

Beherrschst du diesen Standard nicht, sammeln sich die kleinen Fehler, die es überall gibt, nicht nur mit der Zeit an, sondern werden irgendwann so groß, dass sie keine kleinen Sandkörnchen mehr im Getriebe sind, sondern faustgroße Steine, die alles blockieren.

Fazit

Wenn dein Unternehmen langfristig Erfolg haben soll, musst du lernen, dass es nicht immer vorteilhaft ist, nur nach den Sternen zu greifen. Ein gut laufendes Startup ist wie ein erfolgreiches Fußballteam. Natürlich gibt es Gelegenheiten, in denen die extremen, hingezauberten Talentfähigkeiten der Schlüssel zum Erfolg sind. Viel öfter ist es jedoch ein Mix aus bodenständiger, risikoarmer Finanzplanung, der intensiven Pflege von Bestandskunden und einer ruhigen, aber festen Hand beim Lenken des Teams. Und diese Standards müssen immer wieder geübt und neu exerziert werden.

Weiterführende Links:

• Ergonomie am Arbeitsplatz
• Frauen als Führungskräfte – 7 Tipps, wie du dich als Chefin durchsetzen kannst