21. Feb 2019 | Unternehmenssteuerung

5 Tipps für erfolgreiche Meetings

Meetings sind wichtig für die interne Unternehmenskommunikation, für die Abstimmung weiteren Vorgehens, die Sammlung von Ideen und die Verteilung von Aufgaben. Allerdings sind sie oft zäh und ineffektiv. Wir haben fünf Tipps, wie aus deinen Meetings demnächst erfolgreiche Meetings werden.

erfolgreiche Meetings
Ein wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Meetings: Plane sie nur, wenn sie nötig sind! (Bild © pexels.com)

5 Tipps für erfolgreiche Meetings – so funktioniert’s

Es ist egal, ob die Meetings für Angestellte geplant sind oder für die Kolleginnen und Kollegen im Co-Working-Space – niemand geht gerne hin, und alle freuen sich, wenn sie endlich vorbei sind. Dabei könnten diese Besprechungen recht zügig und für alle Beteiligten weitgehend schmerzfrei über die Bühne gehen und dann sogar noch erfolgreich sein. Wie? Hier sind fünf Tipps:

1) Meetings planen – nur, wenn es einen guten Grund dafür gibt

Wie häufig werden Besprechungen durchgeführt, obwohl es nichts zu besprechen gibt. Das ist lästig, unterbricht den Arbeitsfluss unnötig und legt sich auf die Stimmung. Muss nicht sein. Selbst wenn es einen festen Termin für Meetings bei euch gibt: lass ihn ausfallen, wenn es keinen triftigen Grund für das Meeting gibt.

2) Teilnehmer auswählen – wer muss am Meeting teilnehmen?

Die ideale Teilnehmerzahl eines produktiven Meetings liegt bei 5-8 Personen. Ist es also wirklich jedesmal nötig, dass alle Mitarbeiter oder Kolleginnen an der Besprechung teilnehmen? Wenn das nicht der Fall ist, und wenn du eine vernünftige Kommunikationsstruktur innerhalb deines Unternehmens hast, mit deren Hilfe du die fehlenden Mitglieder über die Vorgänge innerhalb der Firma zuverlässig auf dem Laufenden hältst, dann musst du sie nicht jedesmal in ihrem Arbeitsfluss unterbrechen, um an einem für sie völlig sinnlosen Meeting teilzunehmen.

3) Meeting erfolgreich führen – moderiere das Meeting vernünftig

Wer das Meeting einberuft, leitet es. Und leiten heißt in diesem Fall, es vernünftig, klar und sinnvoll zu moderieren. Gib allen, die etwas beizutragen haben, eine angemessene und fair verteilte Redezeit, halte die Bla-Bla-Schwätzer an der kurzen Leine, gib den Stillen die Möglichkeit, auch mal was zu sagen, und beende ein Thema, wenn es durch ist. Die Anwesenden werden es dir danken.

4) Aufgabenmanagement – Verteile klare Aufgaben und frage Ergebnisse ab

Wie viele Vorgesetzte übergeben jemandem eine Aufgabe mit dem Hinweis „Wichtig!“, ohne jemals nachzufragen, was daraus geworden ist. Das ist kein schönes Arbeiten für die Angestellten. Genauso wenig, wenn die Aufgaben nicht klar verteilt sind, sondern Vorgesetzte nur sagen: „Das soll mal jemand machen.“ Nur wer? Verteile daher die Aufgaben klar und frage am Ende auch Ergebnisse ab. Das stärkt die Arbeitsmoral und verbessert die Effizienz der Arbeit.

5) Auf relevante Themen konzentrieren – Gib dem Meeting nur so viel Zeit, wie es braucht

Meetings sind meist fest eingeplant – eine halbe, eine oder zwei Stunden werden festgelegt. Und wenn man mit den Themen lange durch ist, aber noch viel Zeit hat, fängt man oft an, über Belangloses zu reden, nur um die Zeit totzuschlagen. Habt ihr nichts Besseres zu tun? Ein Meeting sollte wirklich nur so lange brauchen, wie es Themen zu besprechen gibt. Wenn ihr euch auch mal privat unterhalten wollt, dann macht dafür einen anderen Zeitpunkt aus.

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