6 Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb

Wer zur Bilanz verpflichtet ist, muss sich einmal im Jahr an die Inventur machen. Daran führt leider kein Weg vorbei. Aber keine Sorge: Mit unseren 6 Tipps klappt die Inventur im Handwerksbetrieb reibungslos!

1. Was ist eine Inventur?
2. Wer muss eine Inventur machen?
3. Wie läuft eine Inventur im Handwerksbetrieb ab?
4. Welche Folgen haben Fehler in der Inventur?
5. Vorlage für eine Inventurliste
6. 6 Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb
7. Wann muss eine Inventur erstellt werden?
8. Welche Vereinfachungen ermöglicht die Inventurpflicht?
9. Welche Folgen hat eine nicht durchgeführte Inventur?

Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme, um den Wert des Betriebs abzuschätzen. Sie gibt Auskunft darüber, wie sich das betriebliche Vermögen sowie die Schulden aktuell zusammensetzen. Bei der Inventur werden alle Gegenstände, die ein Vermögen im Unternehmen darstellen als auch alle Schulden in eine Liste eingetragen. Hierdurch wird der Ist-Bestand des Unternehmens ermittelt. 

Wer muss eine Inventur machen?

Regelmäßige Inventuren sind durch Kaufleute und Unternehmen vorzunehmen, die auch eine Pflicht zur Bilanzierung haben und somit zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind. Unternehmen, die keine Buchführungspflicht haben, müssen keine Inventur machen. Dazu gehören Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sowie Freiberufler und Land- und Forstwirte. Hingegen müssen Einzelunternehmer, die einen freiwilligen Eintrag im Handelsregister haben, nicht nur die doppelte Buchführung und eine Bilanz erstellen, sondern auch eine Inventur vornehmen. Dahingegen sind Einzelkaufleute, die innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Jahren die Umsatzgrenze in Höhe von 600.000 Euro und die Gewinngrenze von 60.000 Euro nicht überschreiten, sowohl von der Bilanzpflicht als auch von der Inventurpflicht befreit.

Wie läuft eine Inventur im Handwerksbetrieb ab?

Die am weitesten eingesetzte Art der Inventur ist die so genannte körperliche Inventur. Hierbei trägt der Betrieb alle materiellen Güter, die im Betrieb vorhanden sind, in Inventurlisten ein. Für die Erfassung stehen je nach Art der vorhandenen Gegenstände insgesamt vier unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

• Zählen: Die Gegenstände werden per Hand und einzeln gezählt. Diese Methode ist immer dann anzuwenden, wenn ein Warenbestand vorliegt, der in Stückzahlen verkauft wird und pro Einheit einen entsprechenden Wert aufweist.
• Messen: Wer Waren anbietet, die in Meterware vorliegt, der muss diese abmessen.
• Wiegen: Gegenstände, die nach Gewicht zum Verkauf stehen, müssen auch bei der Inventur abgewogen werden.
• Schätzung: Können die Gegenstände weder durch Zählen, noch durch Messen oder Wiegen ermittelt werden, wie zum Beispiel bei großen Mengen an Schüttgut, dann kann auch eine Schätzung vorgenommen werden. 

Die Inventur sollte gut geplant sein und in einem sinnvollen Ablauf organisiert werden. 

Inventur Tipps für den Ablauf

• Termin bestimmen: In der Regel ist der Bilanzstichtag auch der Stichtag für die Inventur. Die Inventur ist laut Gesetzgeber zehn Tage vor oder nach dem Stichtag durchzuführen. Um Rückrechnungen zu vermeiden, sollte die Inventur sehr nahe am Bilanzstichtag terminiert sein. 
• Aussortieren: Nur der Warenbestand sowie Rohstoffe müssen durch die Inventur erfasst werden. Dahingegen kannst Du Kommissionsware, Anlagegüter aus dem Anlageverzeichnis oder Muster von Geschäftspartnern von der Erfassung ausnehmen. Daher solltest Du die Gegenstände, die nicht erfasst werden sollen, sowie Ware, die bereits verkauft ist oder zur Reparatur im Betrieb vorhanden ist, im Vorfeld aussortieren, indem Du sie an einen anderen Ort verbringst oder sie entsprechend kennzeichnest. Entsprechende Anweisungen sollten rechtzeitig erteilt werden.  

Welche Folgen haben Fehler in der Inventur?

Die Inventur sollte stets mit großer Sorgfalt durchgeführt werden. Denn in einer Betriebsprüfung seitens des Finanzamts gilt das besondere Interesse des Betriebsprüfers eventuellen Mängeln in der Inventur. Treten Unstimmigkeiten auf, weil zum Beispiel der Abgleich von Wareneinkauf und Verkauf zu einem anderen Ergebnis führt, als die Inventur vorgibt, dann können die folgenden Konsequenzen eintreten:

• Die Buchführung wird durch das Finanzamt abgelehnt. Dies führt zu Steuerschätzungen
• Die fehlende Differenz wird durch den Betriebsprüfer aufgefüllt. Eine Steuernachzahlung folgt. 
• Der Warenbestand wird durch den Prüfer mittels einer Schätzung erhöht, was Steuernachzahlungen zur Folge hat.
• Unstimmigkeiten in der Inventur führen oftmals zu Zuschätzungen zum Gewinn und damit zu Steuernachzahlungen.

Inventurdifferenzen – Welche Maßnahmen sind zu ergreifen?

Inventurdifferenzen entstehen, wenn dem Warenbestand jeweils ein Wert zugewiesen wird. Das führt dazu, dass Wert und körperliche Güter voneinander abweichen können. Bei Inventurdifferenzen solltest Du einen zusätzlichen Ertrag oder Ausgabe buchen. 

Vorlage für eine Inventurliste

Eine normale Inventurliste kann zum Beispiel in fünf Spalten aufgeteilt sein. In die Spalten trägst Du die Beträge der zugehörigen Kriterien ein.

6 Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb:

1. An alle Waren denken, auch in Lagern außerhalb

Das gehört zu den häufigsten Fehlern bei der Inventur im Handwerksbetrieb: Ausgelagerte Waren werden einfach vergessen. Der Grund dafür ist wahrscheinlich, dass es einen guten Grund für die Auslagerung gab – sie werden zurzeit nicht benötigt und geraten deshalb aus dem Blickfeld. Unser Tipp: Bei einer Auslagerung gleich eine Bestandsaufnahme machen und für die anfallende Inventur bereithalten – sie muss dann gar nicht mehr erledigt werden, wenn es zur Inventur kommt, sondern kann den restlichen Aufnahmen direkt hinzugefügt werden.

2. Termin rechtzeitig festlegen

Leg rechtzeitig einen Termin für Deine Inventur fest, der vor dem Bilanzstichtag am 31. Dezember liegt. Halte diesen Termin von anderen wichtigen Verpflichtungen frei, damit Du Dich ganz auf die Inventur konzentrieren kannst. Falls es Personalengpässe an diesem Tag gibt, kannst Du Dir rechtzeitig Hilfskräfte für diese Aufgabe suchen.

3. Zweierteams sind Gold wert

Am besten, Du teilst Dein Inventurteam in Zweiergruppen auf: einer zählt, der andere schreibt auf. Das hilft, Verzetteln zu vermeiden und beschleunigt den Ablauf.

4. Eigene Ware und Kommissionsware trennen

Du musst bei der Inventur zwischen Deiner eigenen Ware und Waren, die Du für Geschäftspartner verkaufst/vertreibst, unterscheiden. Wenn diese Waren schon im Lager oder Verkaufsraum getrennt sind, kannst Du sie auch bei der Inventur leichter getrennt erfassen.

5. Mit Inventurlisten arbeiten

Inventurlisten gibt es in jedem beliebigen Schreibwarenladen oder sind online erhältlich. Mit Inventurlisten kannst Du ganz übersichtlich arbeiten. Denk daran: Auch eine Inventurliste gehört zu den steuerrelevanten Dokumenten, deshalb gilt auch für sie die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

6. Steuerberater einbeziehen

Bitte Deinen Steuerberater, für ein oder zwei Stunden der Inventur beizuwohnen. Er kann sicherstellen, dass Du alle Inventurlisten korrekt führst. Wenn Du schon am Tag der Inventur dafür sorgst, dass der Vorgang korrekt abläuft, kommt es nicht im Nachhinein zu Nachfragen des Finanzamtes, die für dich viel mehr Aufwand bedeuten würden, als dem Steuerberater ein paar Stunden Honorar zu zahlen.

Inventurpflicht: Wann muss eine Inventur erstellt werden?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen, die der Inventurpflicht unterliegen, einmal jährlich die Bestandsaufnahme durchführen, in der alle Vermögensgegenstände und Fehlbestände durch Zählen, Messen oder Wiegen festzuhalten sind. 

Wie ist die Terminierung der Inventurpflicht gesetzlich geregelt?

Der Gesetzgeber hat die Inventurpflicht im Handelsgesetzbuch § 240 HGB sowie in der Abgabenordnung § 140 und § 141 AO geregelt. Während die Abgabenordnung bestimmt, welche Unternehmer eine Inventurpflicht haben, geht das Handelsgesetzbuch insbesondere auf die Termine ein, zu denen eine Bestandsaufnahme durchzuführen ist.

Was gilt bei der Eröffnung eines Unternehmens?

Das Handelsgesetzbuch legt im Absatz 1 fest, dass jeder Kaufmann zum Zeitpunkt der Eröffnung seines Gewerbes alle seine Forderungen und Schulden, sein Barvermögen sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau aufzeichnen muss. Die Aufzeichnungen müssen den Wert der einzelnen Gegenstände ebenso angeben, wie den Betrag der Schulden. 

Welche regelmäßigen Termine gelten für die Inventur?

Über die regelmäßigen Termine der Inventur gibt § 240 Absatz 2 HGB Auskunft. Demnach muss jeder Kaufmann zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses in jedem Geschäftsjahr eine Inventur durchführen. Das Geschäftsjahr darf dabei den Zeitraum von zwölf Monaten nicht überschreiten. Die Durchführung der Inventur muss innerhalb eines überschaubaren Zeitraums erfolgen und darf demnach nicht verzögert werden. 

Was ist eine Stichtagsinventur?

Die Stichtagsinventur legt die Durchführung der Inventur auf einen bestimmten Tag. So kann die Stichtagsinventur zum Beispiel mit dem Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses am Bilanzstichtag, also zum 31. Dezember des Wirtschaftsjahres zusammenfallen. Die Stichtagsinventur legt den Vermögensbestand eines Unternehmens zum Ende des Geschäftsjahres genau offen. Da die Inventur innerhalb eines verhältnismäßig kurzen Zeitraums erfolgt, geht sie mit einem vermehrten Aufwand und einem erhöhten Fehlerrisiko einher. 

Was ist eine zeitnahe Inventur?

Die Durchführung einer sogenannten zeitnahen Inventur erfolgt innerhalb einer Frist von zehn Tagen vor dem Bilanzstichtag bis zu zehn Tagen, die auf den Stichtag folgen. Die zeitnahe Inventur eröffnet dem Betrieb für die Umsetzung der Inventur einen vermehrten zeitlichen Spielraum als die Stichtagsinventur. Das trägt zu einer verbesserten Planbarkeit und Sorgfalt bei, die die Fehleranfälligkeit der zeitnahen Inventur verringert. 

Was ist eine zeitverschobene Inventur?

Ist zum Bilanzstichtag eine zuverlässige Bewertung des Vermögens- und Schuldenbestands möglich, weil das Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren eingesetzt wird, dann kann die Inventur zeitverschoben durchgeführt werden. Die zeitverschobene Inventur ermöglicht eine verbesserte Organisation und Planung. Sie kann immer dann gewählt werden, wenn eine Inventur zum Stichtag nicht ausgeführt werden kann, weil zum Beispiel große Mengen an Bestand vorhanden sind. Die Fristen für eine zeitverschobene Inventur liegen innerhalb von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag. 

Was ist eine permanente Inventur?

Die sogenannte permanente Inventur verteilt die Erfassung und Aufzeichnung der Vermögensbestände und Schulden auf das ganze Geschäftsjahr. Für eine permanente Inventur ist es erforderlich, dass das Unternehmen alle Zu- und Abgänge im Lager in einem gründlich geführten Lagerbuch aufzeichnet. Im Zuge der permanenten Inventur werden sämtliche Zu- und Abgänge einer körperlichen Bestandsaufnahme unterzogen und der Istbestand der Lagerbuchführung mit dem Sollbestand regelmäßig abgeglichen. Wer eine permanente Inventur wählt, kann die Termine für die Erfassung und Aufzeichnung ebenso frei wählen, wie die Menge der jeweils erfassten Gegenstände. Die permanente Inventur ermöglicht eine optimale Steuerung der Umsetzung der Inventurpflicht, indem zum Beispiel Zeiten mit schwacher Auftragslage auch kurzfristig für Inventurarbeiten genutzt werden können. 

Welche Art der Inventur müssen Unternehmen anwenden?

Unternehmen steht es frei, ob sie ihre Inventur am Bilanzstichtag durchführen oder eine zeitnahe, beziehungsweise eine zeitverschobene Inventur wählen. Zudem können sich Unternehmen mit einer gut strukturierten Lagerbuchführung auch für eine permanente Inventur entscheiden. Nur wenn vorhersehbar ist, dass Umstände eintreten, die das Ergebnis verändern wie zum Beispiel bei verderblichen Waren oder bei Schwund, dann ist zwingend eine zeitnahe Inventur durchzuführen. 

Welche Vereinfachungen ermöglicht die Inventurpflicht?

Um den Aufwand der Inventur sinnvoll zu begrenzen, ermöglichen die Vorschriften des Handelsgesetzbuches, dass Gegenstände des Anlagevermögens ebenso wie Rohstoffe sowie Hilfs- und Betriebsstoffe unter bestimmten Voraussetzungen mit gleicher Menge und gleichbleibendem Wert bezeichnet werden dürfen. Das gilt, sofern verbrauchtes Material regelmäßig ersetzt oder aufgefüllt wird und solange der Bestand hinsichtlich seiner Zusammensetzung, der Menge und Größe sowie seines Wertes nur geringe Veränderungen aufweist. Zudem darf der Gesamtwert der ersetzten Materialien für das Unternehmen nur eine untergeordnete Bedeutung haben. 

Liegen in einem Betrieb viele Vermögensgegenstände oder Vorräte vor, die gleichartig sind, dann können diese ebenso wie gleichartige Schulden, jeweils zu einzelnen Gruppen zusammengefasst werden. Zudem ist es möglich, dass den Gegenständen Durchschnittswerte hinsichtlich der Größe oder des Gewichts zugewiesen werden, sodass nicht jeder einzelne Gegenstand einer genauen Untersuchung unterzogen werden muss. 

Welche Folgen hat eine nicht durchgeführte Inventur?

Die Inventurpflicht entsteht zusammen mit der Bilanzpflicht. Denn die Ergebnisse der regulären Inventur liefern die Grundlagen für die Erstellung der Bilanz. Unternehmen, die ihre Inventurpflicht verletzen und keine Inventur durchführen, können demnach keine Grundlagen für ihre Bilanz sowie für ihre ordnungsmäßig ausgeführte Buchführung vorweisen. Erfüllen Unternehmen ihre Inventurpflicht nicht, kann das Finanzamt die Anerkennung der Buchführung ablehnen. In der Folge kann der Gewinn des betroffenen Unternehmens geschätzt werden, was zumeist zu sehr viel höheren Steuerzahlungen führt.