Finanzen   02.7.2019

6 Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb

Wer zur Bilanz verpflichtet ist, muss sich einmal im Jahr an die Inventur machen. Daran führt leider kein Weg vorbei. Aber keine Sorge: Mit unseren 6 Tipps klappt die Inventur im Handwerksbetrieb reibungslos!

  1. Was ist eine Inventur?
  2. Wer muss eine Inventur machen?
  3. Wie läuft eine Inventur im Handwerksbetrieb ab?
  4. Welche Folgen haben Fehler in der Inventur?
  5. Vorlage für eine Inventurliste
  6. 6 Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb
inventur im handwerksbetrieb

Die Inventur im Handwerksbetrieb sollte stets mit großer Sorgfalt durchgeführt werden. Denn in einer Betriebsprüfung gilt das besondere Interesse des Betriebsprüfers eventuellen Mängeln in der Inventur. (Bild © unsplash.com)

Was ist eine Inventur?

Die Inventur ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme, um den Wert des Betriebs abzuschätzen. Sie gibt Auskunft darüber, wie sich das betriebliche Vermögen sowie die Schulden aktuell zusammensetzen. Bei der Inventur werden alle Gegenstände, die ein Vermögen im Unternehmen darstellen als auch alle Schulden in eine Liste eingetragen. Hierdurch wird der Ist-Bestand des Unternehmens ermittelt. 

Wer muss eine Inventur machen?

Regelmäßige Inventuren sind durch Kaufleute und Unternehmen vorzunehmen, die auch eine Pflicht zur Bilanzierung und somit zu einer doppelten Buchführung haben. Unternehmen, die keine Buchführungspflicht haben, müssen keine Inventur machen. Dazu gehören Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sowie Freiberufler und Land- und Forstwirte. Hingegen müssen Einzelunternehmer, die einen freiwilligen Eintrag im Handelsregister haben, nicht nur die doppelte Buchführung und eine Bilanz erstellen, sondern auch eine Inventur vornehmen. Dahingegen sind Einzelkaufleute, die innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Jahren die Umsatzgrenze in Höhe von 600.000 Euro und die Gewinngrenze von 60.000 Euro nicht überschreiten, sowohl von der Bilanzpflicht als auch von der Inventurpflicht befreit.

Wie läuft eine Inventur im Handwerksbetrieb ab?

Die am weitesten eingesetzte Art der Inventur ist die so genannte körperliche Inventur. Hierbei trägt der Betrieb alle materiellen Güter, die im Betrieb vorhanden sind, in Inventurlisten ein. Für die Erfassung stehen je nach Art der vorhandenen Gegenstände insgesamt vier unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Zählen: Die Gegenstände werden per Hand und einzeln gezählt. Diese Methode ist immer dann anzuwenden, wenn ein Warenbestand vorliegt, der in Stückzahlen verkauft wird und pro Einheit einen entsprechenden Wert aufweist.
  • Messen: Wer Waren anbietet, die in Meterware vorliegt, der muss diese abmessen.
  • Wiegen: Gegenstände, die nach Gewicht zum Verkauf stehen, müssen auch bei der Inventur abgewogen werden.
  • Schätzung: Können die Gegenstände weder durch Zählen, noch durch Messen oder Wiegen ermittelt werden, wie zum Beispiel bei großen Mengen an Schüttgut, dann kann auch eine Schätzung vorgenommen werden. 

Die Inventur sollte gut geplant sein und in einem sinnvollen Ablauf organisiert werden. 

Inventur Tipps für den Ablauf

  • Termin bestimmen: In der Regel ist der Bilanzstichtag auch der Stichtag für die Inventur. Die Inventur ist laut Gesetzgeber zehn Tage vor oder nach dem Stichtag durchzuführen. Um Rückrechnungen zu vermeiden, sollte die Inventur sehr nahe am Bilanzstichtag terminiert sein. 
  • Aussortieren: Nur der Warenbestand sowie Rohstoffe müssen durch die Inventur erfasst werden. Dahingegen kannst Du Kommissionsware, Anlagegüter aus dem Anlageverzeichnis oder Muster von Geschäftspartnern von der Erfassung ausnehmen. Daher solltest Du die Gegenstände, die nicht erfasst werden sollen, sowie Ware, die bereits verkauft ist oder zur Reparatur im Betrieb vorhanden ist, im Vorfeld aussortieren, indem Du sie an einen anderen Ort verbringst oder sie entsprechend kennzeichnest. Entsprechende Anweisungen sollten rechtzeitig erteilt werden.  

Welche Folgen haben Fehler in der Inventur?

Die Inventur sollte stets mit großer Sorgfalt durchgeführt werden. Denn in einer Betriebsprüfung gilt das besondere Interesse des Betriebsprüfers eventuellen Mängeln in der Inventur. Treten Unstimmigkeiten auf, weil zum Beispiel der Abgleich von Wareneinkauf und Verkauf zu einem anderen Ergebnis führt, als die Inventur vorgibt, dann können die folgenden Konsequenzen eintreten:

  • Die Buchführung wird durch das Finanzamt abgelehnt. Dies führt zu Steuerschätzungen
  • Die fehlende Differenz wird durch den Betriebsprüfer aufgefüllt. Eine Steuernachzahlung folgt. 
  • Der Warenbestand wird durch den Prüfer mittels einer Schätzung erhöht, was Steuernachzahlungen zur Folge hat.
  • Unstimmigkeiten in der Inventur führen oftmals zu Zuschätzungen zum Gewinn und damit zu Steuernachzahlungen.

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Inventurdifferenzen – Welche Maßnahmen sind zu ergreifen?

Inventurdifferenzen entstehen, wenn dem Warenbestand jeweils ein Wert zugewiesen wird. Das führt dazu, dass Wert und körperliche Güter voneinander abweichen können. Bei Inventurdifferenzen solltest Du einen zusätzlichen Ertrag oder Ausgabe buchen. 

Vorlage für eine Inventurliste

Eine normale Inventurliste kann zum Beispiel in fünf Spalten aufgeteilt sein. In die Spalten trägst Du die Beträge der zugehörigen Kriterien ein.

Artikelbezeichnung Artikelnummer Menge Maßeinheit Wert
Tischdecken BHZ 348578 100 Stück 300 Euro
Gläser GLT 12345 200 Stück 500 Euro
usw.

6 Tipps für die Inventur im Handwerksbetrieb:

1. An alle Waren denken, auch in Lagern außerhalb

Das gehört zu den häufigsten Fehlern bei der Inventur im Handwerksbetrieb: Ausgelagerte Waren werden einfach vergessen. Der Grund dafür ist wahrscheinlich, dass es einen guten Grund für die Auslagerung gab – sie werden zurzeit nicht benötigt und geraten deshalb aus dem Blickfeld. Unser Tipp: Bei einer Auslagerung gleich eine Bestandsaufnahme machen und für die anfallende Inventur bereithalten – sie muss dann gar nicht mehr erledigt werden, wenn es zur Inventur kommt, sondern kann den restlichen Aufnahmen direkt hinzugefügt werden.

2. Termin rechtzeitig festlegen

Leg rechtzeitig einen Termin für deine Inventur fest, der vor dem Bilanzstichtag am 31. Dezember liegt. Halte diesen Termin von anderen wichtigen Verpflichtungen frei, damit du dich ganz auf die Inventur konzentrieren kannst. Falls es Personalengpässe an diesem Tag gibt, kannst du dir rechtzeitig Hilfskräfte für diese Aufgabe suchen.

3. Zweierteams sind Gold wert

Am besten, du teilst dein Inventurteam in Zweiergruppen auf: einer zählt, der andere schreibt auf. Das hilft, Verzetteln zu vermeiden und beschleunigt den Ablauf.

4. Eigene Ware und Kommissionsware trennen

Du musst bei der Inventur zwischen deiner eigenen Ware und Waren, die du für Geschäftspartner verkaufst/vertreibst, unterscheiden. Wenn diese Waren schon im Lager oder Verkaufsraum getrennt sind, kannst du sie auch bei der Inventur leichter getrennt erfassen.

5. Mit Inventurlisten arbeiten

Inventurlisten gibt es in jedem beliebigen Schreibwarenladen oder sind online erhältlich. Mit Inventurlisten kannst du ganz übersichtlich arbeiten. Denk daran: Auch eine Inventurliste gehört zu den steuerrelevanten Dokumenten, deshalb gilt auch für sie die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

6. Steuerberater einbeziehen

Bitte deinen Steuerberater, für ein oder zwei Stunden der Inventur beizuwohnen. Er kann sicherstellen, dass du alle Inventurlisten korrekt führst. Wenn du schon am Tag der Inventur dafür sorgst, dass der Vorgang korrekt abläuft, kommt es nicht im Nachhinein zu Nachfragen des Finanzamtes, die für dich viel mehr Aufwand bedeuten würden, als dem Steuerberater ein paar Stunden Honorar zu zahlen.

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