Organisation   19.12.2017

7 Tipps für mehr Ordnung in der E-Mail Ablage

Nicht nur wer im Büro arbeitet, kennt die Tücken des E-Mail Postverkehrs. Damit die elektronische Post nicht zum Zeitfresser mutiert, solltest Du Ordnung in der E-Mail Ablage schaffen.

Übernimm die Kontrolle über Deine E-Mails

Die digitale Welt folgt ihren eigenen Regeln. Sie verlangt nach Deiner Aufmerksamkeit. Du entscheidest, ob Dein Rechner ein effektives Werkzeug für Deine Arbeit stellt, oder ob Du der Sogwirkung der automatisierten Ablenkung erliegst. Der erste Schritt, um über die Funktion Deines Rechners zu bestimmen ist, die Initiative zu ergreifen. Sieben Tipps sollen Dir dabei helfen, Ordnung in der E-Mail Ablage herzustellen.

7 Tipps für mehr Ordnung in der E-Mail Ablage

Kaum ist eine E-Mail beantwortet, trudelt schon die nächste ein? Ordnung in der E-Mail-Ablage muss dann einfach sein. (©adiruch na chiangmai)

Sieben Schlüssel zur Ordnung in der E-Mail Ablage

Emails laufen ungehindert den ganzen Tag über in Deinem Postfach auf. Meist gibt das E-Mail Programm beim Eintreffen einer Nachricht einen Laut von sich, der Dich zum Handeln auffordert. Die Schnelligkeit der elektronischen Post verlangt, dass Du auch schnell antwortest. Bei durchschnittlich bis zu 50 eingehenden E-Mails pro Tag und Arbeitsplatz kann das E-Mail Postfach schnell zur Vollzeitbeschäftigung werden. Um das zu verhindern, kannst Du wirkungsvolle Maßnahmen ergreifen

  • Zeitmanagement
  • schnelle Bearbeitung
  • Ordnerstruktur
  • schlanker Posteingang
  • Löschen
  • Markieren
  • Social Media Ordner

Zeitmanagement – Kontrolle über die E-Mail-Flut

Der Eingang der E-Mails wird meist optisch oder akustisch begleitet, um Deine Aufmerksamkeit zu erlangen. Damit das Eintreffen neuer E-Mails Deine Konzentration nicht stört, solltest Du das E-Mail Programm ausschalten. Du musst nicht jede E-Mail sofort bei ihrem Eintreffen bearbeiten. Bestimme feste Zeiten, an denen Du die E-Mails abrufst und bearbeitest. Je nach Arbeitssituation reicht es aus, wenn Du das Programm drei- bis viermal pro Tag öffnest, um Deine E-Mails abzurufen.

Bearbeitung sofort erledigen

Wenn Du Deine E-Mails zu festen Zeiten abrufst, dann solltest Du sämtliche E-Mails sofort bearbeiten. Während der Bearbeitung entscheidest Du über jede einzelne E-Mail, wie Du sie behandelst. Alles, was Du innerhalb kurzer Zeit bearbeiten kannst, solltest Du auch sofort erledigen. Unwichtiges kannst Du löschen, noch zu bearbeitende E-Mails wandern in einen relevanten Ordner.

Ordnung ist die halbe Arbeitszeit

Der Schlüssel zur Ordnung in der E-Mail Ablage ist die Schaffung von Ordnern und Unterordnern. Die Ordner sollten jedoch jeweils maximal drei Unterordner haben. Wichtig ist ein To-Do-Ordner für unerledigte E-Mails. Diesen Ordner nimmst Du Dir zur Bearbeitung vor, wenn Du ein paar Minuten länger Zeit hast. Mach Dir für die Ordner einen sinnvollen Plan, indem Du die Anzahl, die Benennung und die Reihenfolge festlegst. Je weniger Ordner Du anlegst, desto mehr Überblick hast Du.

Der schlanke Posteingang

Der Posteingang ist eine reine Verteilstation. Er sollte keine E-Mails enthalten, die Du schon gelesen hast. Sobald Du eine E-Mail gelesen hast, verschiebst Du sie in einen Deiner Ordner oder Du löschst sie.

Sofort Löschen oder in den Löschen-Ordner

Viele E-Mails kannst Du löschen. Wenn Du nicht sicher bist, ob Du eine E-Mail vielleicht noch einmal brauchen wirst, Du aber auch keinen passenden Ordner für sie hast, dann kannst Du einen Löschen-Ordner anlegen. In diesen wandern die E-Mails, über deren Bestimmung Du nicht sicher bist.

Markieren von E-Mails zur weiteren Bearbeitung

Wenn Du E-Mails noch nicht abschließend bearbeitet hast, dann sollten diese im Posteingang verbleiben. Damit Du sie aber nicht vergisst, kannst Du sie farbig markieren. Damit behältst Du einen guten Überblick.

Der Social Media Ordner

Für eine bleibende Ordnung in der E-Mail Ablage solltest Du einen eigenen Ordner für Social Media einrichten. Die eingehenden E-Mails mit Social Media Themen musst Du in der Regel nicht sofort bearbeiten. Wenn Du sie in einen eigenen Ordner einsortierst, kannst Du sie im Paket abarbeiten.

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