Blog   29.10.2018

GoBD-Update: Abgeschlossene Dokumente können nicht mehr gelöscht werden

Bereits im Jahr 2014 erließ das Bundesfinanzministerium die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ( kurz: GoBD), in der die  Anforderungen an eine IT-gestützte Buchhaltung zusammengefasst werden. Als Anbieter einer professionellen Buchhaltungssoftware ist es unser oberstes Anliegen, und natürlich auch unsere Verpflichtung, die Umsetzung dieser Anforderungen innerhalb unserer Software zu gewährleisten.

GoBD-konforme Buchhaltung: Unveränderbarkeit von Dokumenten

GoBD-konforme Buchhaltung, das bedeutet vor allem, dass elektronisch erstellte geschäftliche Dokumente unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Um die Unveränderbarkeit von Rechnungen innerhalb der Billomat Software sicherzustellen, ist es bereits seit dem 01.10.2018 nicht mehr möglich, abgeschlossene Rechnungen zu löschen (siehe Info Mailing vom 31.08.2018).

Erstellst Du eine Rechnung mit Billomat, kannst Du diese nach wie vor bearbeiten und löschen, solange sie sich noch im Status Entwurf befindet. Sobald Du die Rechnung jedoch abschließt, wird das finale PDF-Dokument erzeugt. Eine Änderung oder Löschung ist dann nicht mehr möglich. Sollte Dir nachträglich ein Fehler in dem Dokument auffallen, muss die Rechnung entsprechend der gesetzlichen Anforderungen storniert werden. Rufe dazu die fehlerhafte Rechnung auf und nutze den „Stornieren“ Button. Unsere Software leitet Dich in wenigen Klicks durch den kompletten Prozess und erstellt Dir für das fehlerhafte Dokument eine Korrekturrechnung. Im Anschluss kannst Du eine neue Rechnung mit den korrekten Daten erstellen und diese gemeinsam mit der Korrekturrechnung an den Rechnungsempfänger versenden.

GoBD-Update: Abgeschlossene Dokumente können nicht gelöscht werden

Die GoBD beziehen sich jedoch nicht ausschließlich auf Rechnungen, sondern auf alle digitalen Dokumente, die Geschäftsvorfälle belegen. Aus diesem Grund werden wir das Löschen abgeschlossener Dokument ab dem 12.11.2018 auch für weitere Dokumententypen unterbinden. Davon betroffen sind die folgenden Dokumententypen:

  • Angebote (sofern das Angebot als gewonnen markiert wurde)
  • Auftragsbestätigungen
  • Gutschriften
  • Lieferscheine
  • Mahnungen

Wichtiger Hinweis für API Nutzer

Bitte beachte, dass diese Änderungen sowohl Nutzer der Webanwendung als auch Nutzer der Billomat API betreffen. Die folgenden Befehle zum Löschen von Dokumenten inklusive aller dazugehörigen Verknüpfungen, Positionen und Kommentaren werden zum 12.11.2018 abgeschafft:

Angebot löschen DELETE /api/offers/{id}
Auftragsbestätigung löschen DELETE /api/confirmations/{id}
Gutschrift löschen DELETE /api/credit-notes/{id}
Lieferschein löschen DELETE /api/delivery-notes/{id}
Mahnung löschen DELETE /api/reminders/{id}

Bitte prüfe rechtzeitig, ob Du von den Änderungen betroffen bist. Unser Kundensupport steht Dir jederzeit für Fragen per Telefon: +49 911 – 148861590 und E-Mail: support@billomat.com zur Verfügung.

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