Finanzen   13.6.2018

Abschlagsrechnung buchen – für Auftraggeber

Viele Lieferungen haben einen Umfang, der eine A-Conto-Zahlung erfordert. Denn Unternehmen, die Waren mit einem hohen Geldwert liefern, gehen mit großen Summen in eine Vorleistung. Aber auch Dienstleister, die ein umfangreiches Projekt zu bearbeiten haben, brauchen Anzahlungen, um die Zeitspanne bis zur Fertigstellung zu finanzieren. Sobald Du eine Anzahlung geleistet hast, erfordert das Abschlagsrechnung buchen von Deiner Buchhaltung besondere Aufmerksamkeit.

Die vorläufige Rechnung – Abschlagsrechnung

Im Regelfall erfolgt eine Rechnung erst dann, wenn auch die Leistung abgeschlossen wurde. Unternehmen und Dienstleister, die eine Abschlagsrechnung stellen, erheben jedoch eine Forderung für eine Leistung, die sie noch nicht erbracht haben. Das Finanzamt verlangt auf einer normalen Rechnung grundsätzlich die Angabe des Lieferzeitpunktes. Die Abschlagsrechnung hingegen muss keine Angabe über das Leistungsdatum tragen. Trotzdem musst Du die Rechnung zum vereinbarten Zeitpunkt bezahlen, obwohl mit der Zahlung eine offene Forderung gegenüber dem Lieferanten entsteht.

Abschlagsrechnung buchen

Unternehmen und Dienstleister, die eine Abschlagsrechnung stellen, erheben eine Forderung für eine Leistung, die sie noch nicht erbracht haben.

Welche steuerlichen Aspekte der Abschlagsrechnung gibt es?

Auf die Abschlagsrechnung schlägt der Unternehmer genauso wie auf jede andere Rechnung die  Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent aus der Netto-Summe auf. Sobald Du als Kunde eine Anzahlung mit der darin enthaltenen Mehrwertsteuer bezahlt hast, kannst Du den Steuerbetrag als bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück holen. Das gilt auch, wenn im entsprechenden Voranmeldezeitraum die Leistung noch nicht erfolgt ist. Der Unternehmer, der die Abschlagsrechnung stellt, bezahlt im Gegenzug die Vorsteuer für seinen Zeitraum der Voranmeldung, in dem er das Geld erhalten hat. Die Regelung des Finanzamts erfolgt auf Basis der so genannten Mindest-Ist-Besteuerung. Daher ist es für die Abschlagsrechnung nicht erheblich, wann eine Lieferung oder Dienstleistung tatsächlich erfolgt. Vielmehr ist für die Rückerstattung Deiner Umsatzsteuer aus Abschlagsrechnungen der Zeitpunkt Deiner Zahlung relevant.

Abschlagsrechnung buchen – wie funktioniert´s?

Da das liefernde Unternehmen für die Anzahlung noch keine Leistung erbracht hat, entsteht eine Forderung bei Dir als Auftraggeber. Die eingehende Abschlagsrechnung buchen Deine Mitarbeiter aus der Buchhaltung auf eigene Konten, deren Benennung sich nach der Art der Leistung richtet. Anzahlungen, die für die Lieferung von Vorräten geleistet wurden, bucht Deine Buchhaltung auf das Konto Geleistete Anzahlungen, 19% Vorsteuer mit den Nummern 1518 für den Kontenrahmen SKR 03, beziehungsweise 1186 im Kontenrahmen SKR 04. Wenn sich die Anzahlung zum Beispiel auf den Kauf einer Maschine bezieht, dann stehen für die Buchung die Konten 0299 (SKR 03) und 0780 (SKR 04) zur Verfügung.

Abschlagsrechnung buchen im Detail

Der Netto-Betrag aus der Anzahlung für das Beispiel Maschine kommt im Kontenrahmen SKR 03 auf das Konto 0299 im Soll. Die bezahlte Mehrwertsteuer aus der Abschlagsrechnung buchen Deine Mitarbeiter aus der Buchhaltung auf das Konto 1576 im Soll. Daneben buchen sie den Brutto-Betrag der Anzahlung auf das Konto Bank mit der Nummer 1200 im Haben. Im Kontenrahmen SKR 04 kommen der Netto-Betrag und die Vorsteuer  auf die entsprechenden Konten und der Brutto-Betrag im Haben auf das Konto Bank mit der Nummer 1800.

Die Rechnung am Ende

Nach Abschluss der Arbeiten oder der Lieferung der vollständigen Ware erfolgt die so genannte Schlussrechnung. Die Schlussrechnung führt den Gesamtbetrag der beauftragten und gelieferten Leistung auf. Darüber hinaus weist sie die Anzahlung aufgesplittet in den Netto-Betrag und den Mehrwertsteuer-Betrag gesondert aus und zieht diese vom Endbetrag ab. Alternativ kann die Abschlussrechnung auch die Netto-Beträge aufführen und nach Abzug der Netto-Anzahlung die Mehrwertsteuer aus dem Restbetrag dazu addieren.

Wie bucht man eine Abschlussrechnung?

Für die Buchung von Abschlussrechnungen hast Du zwei Möglichkeiten. Du kannst entweder den Gesamtbetrag bei Zahlung buchen und die Anzahlung anschließend umbuchen. Einfacher ist es hingegen, nach Zahlung des Differenzbetrages nun auch die Abschlussrechnung auf die entsprechenden Konten einzubuchen. Die Abschlagsrechnung ist bereits vollständig erfasst und braucht in diesem Fall nicht mehr berücksichtigt zu werden.

Weiterführende Links:

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

Eröffnungsbuchung am Jahreanfang
Finanzen

Eröffnungsbuchung am Jahresanfang – Wissenswertes über Buchführung

Die Buchhaltung schließt am Ende des Jahres sämtliche Geschäftskonten. Dahingegen steht die Eröffnungsbuchung am Jahresanfang. Sie eröffnet das Wirtschaftsjahr in …
Firmenwagen privat nutzen
Finanzen

Firmenwagen privat nutzen – ist das Fahrtenbuch ein Muss?

Wenn dich statt U-Bahn oder Drahtesel der Firmenwagen zum Kunden bringt, liegt es nahe, das Dienstauto auch für die Fahrt …
Organisation

Jahresabschluss vorbereiten: Das musst du beachten

Der Jahresabschluss markiert für die meisten Unternehmen das Ende des Geschäftsjahres. Der Abschluss ist eine wichtige Bestandsaufnahme über die wirtschaftliche …

Privat: Billomat 30 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere Deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting