Als Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland schicken

Die Zusammenarbeit mit Kunden in einem europäischen Nachbarland ist nicht nur für große und mittelständische Unternehmen von Bedeutung, sondern wird auch für Kleinunternehmer zunehmend selbstverständlich. Daher versenden auch Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland, nachdem sie für ihre Kunden dort tätig geworden sind. Da sie für ihre Lieferungen und Leistungen keine Mehrwertsteuer erheben, unterliegen sie innerhalb von Deutschland ganz bestimmten Regelungen. Welche Regelungen für Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland gelten, lohnt einer genaueren Betrachtung.

1. USt ID – Welche Regelungen gelten für Kleinunternehmer?
2. Angabe der USt ID für Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland
3. Was bedeutet das Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer?
4. Umsatzsteuervoranmeldung durch USt ID – Was ist zu beachten?
5. USt ID beantragen – Wie geht das als Kleinunternehmer?
6. Gefährden Umsätze aus dem EU-Ausland deinen Status als Kleinunternehmer?
7. Welche Pflichtangaben musst Du auf der Rechnung machen?
8. Was musst Du bei einer Rechnung in die Schweiz beachten?
9. Was gilt für digitale Güter an Privatpersonen innerhalb der EU?

USt ID – Welche Regelungen gelten für Kleinunternehmer?

In der Regel benötigst Du als Kleinunternehmer für Deine Verkäufe oder Dienstleistungen innerhalb von Deutschland keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt ID. Denn als Kleinunternehmer bist Du von der Umsatzsteuerpflicht in Deutschland befreit und weist daher in Deinen Rechnungen innerhalb von Deutschland keine Mehrwertsteuer aus. Die Entbindung von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben hat zur Folge, dass Du keine Umsatzsteuer Identifikationsnummer benötigst, um Deine Geschäfte rechtssicher abzuwickeln. Lediglich Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind und die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen, müssen über eine USt ID verfügen und diese regulär auf ihren Geschäftsunterlagen und insbesondere in allen ihren Rechnungen angeben. 

Angabe der USt ID – Was gilt für Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland?

Für bestimmte Geschäfte innerhalb der EU ist die Angabe der USt ID auch für Kleinunternehmer erforderlich. Grundsätzlich können Unternehmer die folgenden geschäftlichen Tätigkeiten im Rahmen ihres Betriebs mit dem EU-Ausland abwickeln, für die unterschiedliche Regelungen hinsichtlich der USt ID gelten:

Verkauf oder Bezug von Waren oder sonstigen Leistungen durch den Kleinunternehmer

Beim Verkauf oder Bezug von Waren oder sonstigen Leistungen durch den Kleinunternehmer gilt es, sowohl die Tätigkeit des Kleinunternehmers als auch den Status der Kunden zu unterscheiden:

• Verkauf von Waren an andere Unternehmen / B2B Verkauf
• Verkauf von Waren an Privatpersonen / B2C Verkauf
• Einkauf von Waren von anderen Unternehmen / B2B Einkauf
• Dienstleistungen gegenüber anderen Unternehmen / B2B Leistung
• Dienstleistungen gegenüber Privatpersonen / B2C Leistung
• Bezug von Dienstleistungen von anderen Unternehmen / B2B Leistungsbezug

B2B Verkauf von Waren

Die USt ID ist in Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland für Warenverkäufe nicht erforderlich. Denn bei der Lieferung von Waren an Kunden, die in einem anderen Mitgliedsstaat innerhalb der EU ansässig sind, müssen Kleinunternehmer ebenso keine Mehrwertsteuer erheben, wie für Lieferungen im eigenen Land.

B2C Verkauf von Waren

Für Verkäufe von Kleinunternehmen an Privatkunden im EU Ausland ist keine USt ID erforderlich. Auf der Rechnung weisen Kleinunternehmer genauso wie bei ihren Rechnungen im Inland keine Mehrwertsteuer aus. Auch muss die Rechnung ins EU-Ausland genauso wie für innerdeutsche Rechnungen den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung enthalten.  

B2B Einkäufe aus dem EU Ausland

Bei Einkäufen von Waren aus dem EU Ausland werden Kleinunternehmer ebenso behandelt wie Privatleute. Auf der Ware ist die Mehrwertsteuer aufgeschlagen, die in dem Land üblich ist, in dem der Lieferant seinen Sitz hat. Daher ist es nicht erforderlich, dass Kleinunternehmer ihrem Lieferanten im EU Ausland ihren Status als Unternehmer in Form ihrer USt ID mitteilen. 

Achtung: Kleinunternehmer, die ihre USt ID gegenüber Lieferanten im EU Ausland freiwillig mitteilen, müssen für ihre Einkäufe automatisch Erwerbsteuer bezahlen. Diese Form der Umsatzsteuer fällt für den Kunden immer dann an, wenn er als Unternehmen von einem gewerblichen Lieferanten mit Sitz im EU Ausland Waren einkauft. Regulär fällt bei B2B Verkäufen innerhalb der EU Erwerbsteuer für den gewerblichen Kunden an. Der Lieferant stellt in diesem Fall eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer. Der gewerbliche Kunde muss sodann selbstständig die Mehrwertsteuer auf den Nettorechnungsbetrag aufschlagen, diese in der folgenden Umsatzsteuervoranmeldung angeben und an das Finanzamt als Erwerbsteuer abführen. Da Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug nutzen können, müssen sie für die Steuer selbst aufkommen. Zudem müssen sie in diesem Fall eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Solange Kleinunternehmer ihre USt ID gegenüber dem Lieferanten nicht mitteilen, können sie ihre Ware wie Privatleute mit Mehrwertsteuer einkaufen. Den Bruttorechnungsbetrag können sie als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Daher sollten Kleinunternehmer immer darauf achten, dass sie bei Einkäufen aus dem EU Ausland keine USt ID angeben. 

Dienstleistungen

Erbringst Du als Kleinunternehmer Dienstleistungen für Kunden im EU Ausland, dann musst Du unterscheiden, ob Du für ein Unternehmen tätig wirst oder ob Dein Kunde eine Privatperson ist. 

B2B Dienstleistung an Unternehmen

Kleinunternehmer, die für andere Unternehmen im EU Ausland Dienstleistungen erbringen, müssen auf ihrer Rechnung eine USt ID angeben. Denn für B2B Dienstleistungen eines Unternehmens für einen gewerblichen Kunden innerhalb der EU gilt das Reverse Charge Verfahren. Der gewerbliche Kunde im EU Ausland muss die Umsatzsteuer an sein örtliches Finanzamt abführen. 

B2C Dienstleistung an Privatpersonen

Für Dienstleistungen an Privatleute müssen Kleinunternehmer keine USt ID angeben und auch keine Mehrwertsteuer verlangen. Auf der Rechnung muss der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung enthalten sein. 

B2B Bezug von Dienstleistungen aus dem EU Ausland

Kleinunternehmer, die Leistungen von anderen Unternehmern mit Sitz in einem anderen EU Mitgliedsstaat erhalten, müssen dem Dienstleister ihre USt ID mitteilen. Denn auch wenn Kleinunternehmer die Dienstleistung erhalten, greift das Reverse Charge Verfahren.

Was bedeutet das Reverse-Charge-Verfahren für Kleinunternehmer?

Für Dienstleistungen innerhalb der EU gilt sowohl für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen als auch für Kleinunternehmer das Reverse Charge Verfahren. Reverse Charge dreht die Steuerschuld um. Das bedeutet, dass der Kunde zum Steuerschuldner wird. 

In der Regelbesteuerung innerhalb Deutschlands erhebt der Dienstleister in seiner Rechnung von seinem Kunden die Mehrwertsteuer. Mit der Rechnungsstellung wird der Dienstleister gegenüber seinem zuständigen Finanzamt zum Steuerschuldner. Die Mehrwertsteuer, die er von seinem Kunden in Rechnung gestellt hat, lebt als Steuerschuld auf. Diese muss er in einer Umsatzsteuervoranmeldung angeben und an das Finanzamt ausbezahlen. 

Während in der regulären nationalen Abwicklung der Dienstleister zum Steuerschuldner wird, geht bei einer innergemeinschaftlichen Dienstleistung die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Der Kleinunternehmer stellt eine mehrwertsteuerfreie Rechnung an seinen gewerblichen Kunden im EU Ausland. Der ausländische Unternehmer schlägt den Mehrwertsteuersatz, der in seinem Land Gültigkeit hat, auf den Rechnungsbetrag des Kleinunternehmers auf. Die Mehrwertsteuer führt er sodann selbstständig an sein zuständiges Finanzamt ab. Die USt ID ist auf der Kleinunternehmer Rechnung deshalb erforderlich, damit das Reverse Charge Verfahren rechtssicher ausgeführt werden kann. 

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen für alle Leistungen ins EU Ausland, in denen das Reverse Charge Verfahren greift, regelmäßig eine Zusammenfassende Meldung, kurz ZM, erstellen. Kleinunternehmer müssen das Reverse Charge Verfahren zwar genauso anwenden wie regulär besteuerte Unternehmen. Die ZM hingegen müssen Kleinunternehmer nicht abgeben.

Umsatzsteuervoranmeldung durch USt ID – Was ist zu beachten?

Kleinunternehmer, die ihre USt ID für den Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus dem EU Ausland eingesetzt haben, müssen für die Abrechnungszeiträume, in denen die Lieferungen oder Leistungen anfallen, eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Die Umsatzsteuervoranmeldungen werden bei Waren- oder Dienstleistungsbezug aus dem EU Ausland unabhängig von ihrem Status als Kleinunternehmer fällig. Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen müssen Kleinunternehmer eigenständig und ohne vorherige Aufforderung erstellen und beim Finanzamt abgeben.

USt ID beantragen – Wie geht das als Kleinunternehmer?

Für die Fälle, in denen Du für geschäftliche Aktivitäten im Ausland eine USt ID benötigst, musst Du die Nummer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Die Beantragung erfordert für Gründer eine Wartezeit von bis zu zwei Monaten. Daher sollten sich Gründer rechtzeitig um die Erteilung einer USt ID bemühen, wenn sie im EU Ausland tätig werden möchten. Wenn Dein Unternehmen hingegen bereits seit längerer Zeit schon tätig ist, dann erfolgt die Zuteilung der USt ID meist innerhalb von wenigen Tagen.

Gefährden Umsätze aus dem EU-Ausland deinen Status als Kleinunternehmer?

Dein Status als Kleinunternehmer gilt unabhängig davon, welche Art von Tätigkeit Du ausübst und welche Kunden Du dabei bedienst. Lediglich die Umsatzgrenzen in Höhe von 22.000 Euro Umsatz im Vorjahr und zugleich 50.000 Euro im laufenden Jahr sind ausschlaggebend dafür, ob Du Deinen Status als Kleinunternehmer behältst, oder ob Du in die Regelbesteuerung wechseln musst. Dabei gilt als Umsatz das Einkommen, das Du tatsächlich erzielst. Auf Deine Umsätze musst Du keine Umsatzsteuer aufschlagen. Somit gelten alle Deine Nettoeinnahmen zugleich als Bruttoumsätze, deren jährliche Gesamtsumme unterhalb der Grenzen liegen muss. Daher können Umsätze, die Du durch Kunden aus dem EU Ausland erzielst, Deinen Status als Kleinunternehmer nicht gefährden. 

Welche Pflichtangaben musst Du auf Deiner Kleinunternehmer Rechnung ins EU-Ausland machen?

Da Du für bestimmte geschäftliche Aktivitäten eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer benötigst und in bestimmten Fällen das Reverse Charge Verfahren anzuwenden ist, müssen Deine Rechnungen ins EU Ausland in den entsprechenden Fällen mit zusätzlichen Informationen versehen sein.

Innergemeinschaftliche B2B Dienstleistung 

Neben den üblichen Pflichtangaben auf Rechnungen musst Du für Dienstleistungen gegenüber gewerblichen Kunden im EU Ausland sowohl Deine USt ID verwenden als auch die USt ID des Kunden angeben. Zudem musst Du in diesem Fall den Hinweis auf die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens in Deinen Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland anführen. 

Formulierung des Hinweises auf das Reverse Charge Verfahren

Für den Hinweis auf das Reverse Charge Verfahren kannst Du zum Beispiel die folgende Formulierung verwenden: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Für diese Rechnung wird das Reverse Charge Verfahren angewendet“.

Was musst Du bei einer Rechnung in die Schweiz beachten?

Lieferungen von Waren in die Schweiz

In der Regel sind Verkäufe von Waren durch deutsche Unternehmer an gewerbliche Kunden außerhalb der EU umsatzsteuerfrei. Das bedeutet, dass Du als Kleinunternehmer für Warenlieferungen an andere Unternehmen mit Sitz in einem Land, das nicht Mitglied der EU ist, keine Mehrwertsteuer erhebst und auch keine USt ID benötigst. 

In der Schweiz entsteht jedoch für ausländische Unternehmen, die Kunden innerhalb der Schweiz mit Waren beliefern, eine Steuerpflicht. Die Steuerpflicht in der Schweiz für Unternehmen, die nicht in der Schweiz ansässig sind, entsteht jedoch erst dann, wenn das ausländische Unternehmen einen weltweiten Umsatz von mindestens 100.000 CHF erzielt. Damit fällt für deutsche Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer für Lieferungen an Kunden in der Schweiz an. 

Dienstleistung an Unternehmer in der Schweiz

Gilt innerhalb der EU das Reverse Charge Verfahren für innergemeinschaftliche Dienstleistungen, so gilt in der Schweiz die sogenannte Bezugssteuer für bestimmte Dienstleistungen von nicht schweizer Unternehmen gegenüber gewerblichen Kunden im schweizer Inland. Zu den Dienstleistungen, auf die Bezugsteuer in der Schweiz anfällt gehören:

• Dienstleistungen der Werbung
• Beratungsleistungen durch Treuhänder, Anwälte, Vermögensverwalter und mehr
• Managementdienstleistungen
• Dienstleistungen der Datenverarbeitung
• Personalverleih
• Rechtsübertragung von immateriellen Rechten

Auch die Bezugsteuer dreht die Steuerschuld um und funktioniert somit ähnlich wie das Reverse Charge Verfahren. Auf der Abrechnung für Dienstleistungen in die Schweiz müssen Kleinunternehmer ihre USt ID sowie die USt ID des Kunden angeben. Zudem sollte der Hinweis, dass die Leistung nicht in Deutschland versteuert wird, auf der Kleinunternehmer Rechnung stehen. Die Formulierung für den Hinweis kann zum Beispiel lauten: „nicht im Inland steuerbare Leistung“. 

Was gilt für digitale Güter an Privatpersonen innerhalb der EU?

Seit Beginn des Jahres 2015 gelten insbesondere für den Verkauf digitaler Güter an Privatpersonen besondere Regelungen innerhalb der EU. So ist der Verkauf von digitalen Gütern an Privatpersonen nicht mehr in dem Land zu besteuern, wo das liefernde Unternehmen seinen Sitz hat. Vielmehr wird für diese Lieferungen innerhalb der EU das so genannte Bestimmungslandprinzip angewendet. Das bedeutet, dass die Steuer in dem Land zu bezahlen ist, in dem der Kunde seinen Wohnsitz hat. Das Kleinunternehmen erhebt somit für seine Lieferung keine Mehrwertsteuer. Die USt ID ist auf der Rechnung anzugeben, da Umsatzsteuer für die Lieferung anfällt. Für Kunden von Kleinunternehmen bedeutet das, dass sie ihre Lieferung genauso wie bei regulären Lieferanten bei ihrem örtlichen Finanzamt melden und dort Umsatzsteuer bezahlen müssen.