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So schreibst du als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung

Auf jeder beruflich bedingten Reise entstehen dir Kosten. Da ist die Fahrt selbst, Verpflegung und Übernachtung. Während Angestellte sich die Ausgaben von ihren Arbeitgebern erstatten lassen können, musst du als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung entweder für deinen Auftraggeber erstellen oder du versuchst, einen Teil der Kosten steuerlich geltend zu machen.

Wie du Reisekosten abrechnen kannst, hängt davon ab, warum du wohin fährst und für wie lange. Der Anlass entscheidet darüber, ob die Reisekosten steuerlich absetzbar sind oder ob du sie einem Kunden in Rechnung stellen kannst.

als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung
Wer als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung erstellt, kann die Betriebsausgaben absetzen und diese zum Beispiel als Handwerker teilweise mit Kunden abrechnen. (Bild © unsplash.com)

Als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung für Kunden schreiben – was gehört dazu?

Dein Auftraggeber möchte mit dir ein Briefing vor Ort machen oder du fährst im Auftrag eines Kunden auf eine Veranstaltung. Bei einer Reise, die vom Auftraggeber gewünscht und veranlasst ist, solltest du die Reisekosten mit dem Kunden abrechnen. Nur in wenigen Fällen kann es sinnvoll sein, darauf zu verzichten, z.B. wenn es nur ein paar Minuten Fahrtzeit sind und du mit dem Fahrrad vorfährst. Oder wenn es sich um ein Erstgespräch handelt, dass du nicht in Rechnung stellen willst.

Was gehört in die Reisekostenabrechnung?

Wenn du als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung für Kunden schreibst, kommen alle tatsächlich angefallenen Reisekosten hinein. Die Hotelrechnung, das Bahnticket, der Straßenbahnfahrschein. Für Strecken, die du mit dem Pkw zurücklegst, kannst du eine Kilometerpauschale festlegen. Das heißt, du errechnest für dich, ob du 50, 60 oder 70ct den Kilometer brauchst, damit die Fahrtkosten gedeckt sind. Die noch sehr üblichen 30ct pro Kilometer dürften für viele kaum kostendeckend sein. Manche Auftraggeber wie z.B. Behörden haben eigene Maßgaben zur Reisekostenabrechnung. Da sind Pkw-Kilometer oft nur mit 20ct vorgesehen.

Umsatzsteuer und durchlaufende Posten in der Reisekostenabrechnung

Deine Reisekostenabrechnung ist Teil deiner Rechnung. Du listest sie auf und stellst sie in Rechnung. Dabei kann es sein, dass du unterschiedliche Umsatzsteuersätze zu berücksichtigen hast, die du in der Rechnung entsprechend ausweisen musst. Und es ist Verhandlungssache, ob dein Kunde das Frühstück im Hotel mitbezahlt oder nur die Übernachtung. Im zweiten Fall musst du das Frühstück aus der Hotelrechnung herausrechnen.

Wer Rechnungen digital stellt, muss sich auch nicht mehr mit der Frage befassen, ob der Originalbeleg an den Kunden geschickt wird oder nicht. Du kannst die Belege scannen. Und das tust du vermutlich sowieso mit allen Belegen für Betriebsausgaben. Sowohl die Reisekosten als auch die darauf anfallende Umsatzsteuer sind in diesem Fall ein durchlaufender Posten. Du hast sie bezahlt, du bekommst sie vom Kunden wieder.

Allerdings musst du auch auf die Kilometer-Pauschale für Pkw-Kilometer Umsatzsteuer berechnen. Der korrekte Umsatzsteuersatz ist hier der, den du auch für deine Arbeit ansetzt. Für Handwerker, die zum Kunden fahren, sind das also 19%. Ist die Hauptleistung aber mit 7% zu besteuern oder sogar steuerfrei, dann gilt dieser Steuersatz auch für die Nebenleistung, die Pkw-Fahrt.

Wann erkennt das Finanzamt die Reisekosten an?: Reisekostenabrechnungen für die Steuer

Für das Finanzamt ist eine Dienstreise durch zwei Dinge gekennzeichnet:

  • Es gibt einen beruflichen, betrieblichen Anlass für die Reise.
  • Du entfernst dich von deiner ersten Tätigkeitsstätte bzw. deiner Wohnung.

All deine Ausgaben für eine solche Reise können Betriebsausgaben sein. Hat die Reise auch private Anteile, handelt es sich um gemischte Reisekosten, die du nur zum Teil absetzen kannst.

Deine wichtigste Aufgabe, wenn du als Selbstständiger eine Reisekostenabrechnung vor dir hast ist also:

Belege sammeln! Alle Reisekosten, die du absetzen möchtest, musst du belegen können.

Dazu brauchst du Tickets, Rechnungen, Fahrkarten und Quittungen. Die ordnest du zeitnah in deine Buchhaltung ein. Pfiffig, wer die Belege immer gleich scannt und archiviert: So kann nichts mehr verloren gehen.

Damit das Finanzamt Reisekosten anerkennt, braucht es oft mehr Angaben als nur eine Fahrkarte. In einem weiteren Artikel erfährst Du, wie du für dich oder für Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung aufstellst.

Wusstest Du, dass es 2019 auch Steueränderungen bei der Reisekostenabrechnung gibt? Darum geht es in diesem Beitrag.

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