01. Jan 2020 | Buchhaltung
Anfängerfehler beim Rechnungen Schreiben – die 14 häufigsten Fragen
Das Unternehmen ist frisch gegründet, der erste Geldregen steht an – wenn denn die Rechnung erfolgreich geschrieben wurde. Rechnungen schreiben stellt Laien oft vor eine große Herausforderung. Da sind Anfängerfehler beim Rechnungen Schreiben keine Seltenheit. Aber ohne korrekte Rechnung gibt es natürlich auch kein Geld.
In diesem Ratgeber:
- Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
- Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?
- Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung?
- Schlage ich auf eine Rechnung ins EU-Ausland Umsatzsteuer auf?
- Wie muss eine Rechnungsnummer aussehen?
- Rechnungen an Privat- vs. Geschäftskunden – Wo liegt der Unterschied?
- Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
- Wann verjährt eine Rechnung?
- Muss ich Rechnungen unterschreiben?
- Muss ich Rechnungen aufbewahren, die ich selbst geschrieben habe?
- Bis wann muss eine Rechnung geschrieben sein?
- Ab wann muss ich eine Rechnung schreiben?
- Wer darf eine Rechnung schreiben?
- Sind Rechnungen auch ohne Unterschrift gültig?
- Weitere Anfängerfehler beim Rechnungen schreiben
14 Anfängerfehler beim Rechnungen schreiben
Damit beim Schreiben Deiner ersten Rechnung alles glatt läuft, beantworten wir die 14 häufigsten Fragen von Anfängern zum Thema. Denn wie heißt es doch so schön: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.
1. Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
- Vollständiger Name des Unternehmens und ggf. die Rechtsform
- Anschrift des Unternehmens
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen die persönliche Steuernummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Menge der Ware oder Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Termin/Zeitraum der Dienstleistung
- Umsatzsteuersatz
- Rechnungssumme plus fällige Umsatzsteuer
- Wenn keine Umsatzsteuer erhoben wird – den Grund dafür vermerken
2. Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Die Vorgaben für den Versand von Rechnungen sind in den letzten Jahren gelockert worden. Bis vor einigen Jahren war der Versand von E-Mails per Rechnung nur erlaubt, wenn die E-Mail eine elektronische Signatur trug – diese Vorschrift ist weggefallen. Heute dürfen Rechnungen als Anhang einer simplen E-Mail versendet werden.
3. Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung?
Wenn eine Angabe auf einer bereits versendeten Rechnung falsch ist, darf die Rechnung nicht einfach vernichtet und durch ein neues Dokument ersetzt werden. Weil die Rechnung eine unverwechselbare Rechnungsnummer trägt, ist sie nun Teil Deines Rechnungssystems, und das muss sie auch bleiben. Du erstellst zur Korrektur eine Storno-Rechnung über den exakt gleichen Betrag, der auf der fehlerhaften Rechnung ausgewiesen ist – allerdings mit einem Minus davor. Enthält die Rechnung, die Du korrigieren willst, eine Rechnungssumme von 100 Euro, schreibst Du eine Storno-Rechnung über -100 Euro (minus hundert). Die falsche Rechnung ist damit neutralisiert. Die Storno-Rechnung bekommt eine eigene Rechnungsnummer. Im nächsten Schritt erstellst Du eine neue, korrekte Rechnung – wieder mit einer eigenen, unverwechselbaren Rechnungsnummer. Dein Rechnungsempfänger und Du selbst legt die insgesamt drei Dokumente in eurer Buchhaltung ab – so ist das Finanzamt zufrieden.
4. Schlage ich auf eine Rechnung ins EU-Ausland Umsatzsteuer auf?
Bei Rechnungen ins EU-Ausland greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Bei diesem Verfahren wird zwar Umsatzsteuer fällig, aber nicht Du als Rechnungsschreiber ziehst sie ein und gibst sie weiter – sondern der Rechnungsempfänger zahlt sie direkt an das Finanzamt in seinem eigenen Land. Du selbst musst eine Zusammenfassende Meldung über die Transaktion mit dem EU-Ausland an Dein Finanzamt schicken.
5. Gibt es Vorschriften, wie eine Rechnungsnummer aussehen muss?
Wichtig ist bei Deinen Rechnungsnummern: Sie müssen innerhalb Deines Rechnungssystems einmalig sein – Du darfst keine Rechnungsnummer doppelt vergeben! – und das System hinter den fortlaufenden Nummern muss einer nachvollziehbaren Logik folgen. Wie genau Du Deine Rechnungsnummern aufbaust, ob Du dafür nur Ziffern oder auch Buchstaben verwendest, ist Deinem Geschmack überlassen.
6. Sehen Rechnungen an Privatpersonen anders aus als Rechnungen an Geschäftskunden?
Bei Rechnungen an Privatpersonen muss immer mit dem Endpreis gearbeitet werden – Du nennst hier die Bruttosumme und gibst an, wie viel Mehrwertsteuer darin enthalten ist. Bei Geschäftskunden arbeitest Du normalerweise mit Nettopreisen, auf die Du Mehrwertsteuer aufschlägst. Der Aufbau der Rechnungssumme gestaltet sich also tatsächlich anders, wenn Du eine Rechnung an Privatpersonen statt an Geschäftskunden schreibst.
7. Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, auch Privatpersonen dürfen Rechnungen schreiben. Auch für Privatpersonen gilt, dass Pflichtangaben auf Rechnungen korrekt umgesetzt werden müssen. Ein beliebter Anfängerfehler beim Rechnungen schreiben: als Privatperson Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Dies bitte auf keinen Fall tun! Wenn eine Privatperson regelmäßig Rechnungen ausstellt, ist sie übrigens bereits keine Privatperson mehr – bei regelmäßigen Einkünften, zum Beispiel aus Verkäufen, liegt vermutlich eine gewerbliche Tätigkeit vor, die angemeldet werden muss.
8. Wann verjährt eine Rechnung?
Die Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland 3 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Achtung: Nicht das Datum der Rechnung ist entscheidend, sondern das Datum der Leistung oder Lieferung! Die 3 Jahre Verjährungsfrist beginnen immer am 1. Januar – egal, in welchem Monat die Ware den Besitzer gewechselt hat oder die Dienstleistung ausgeführt wurde. Beispiel: Ein Verkauf fand im Februar 2016 statt, die Rechnung wurde im Oktober 2016 gestellt – die Frist beginnt am 1. Januar 2017.
9. Muss ich Rechnungen unterschreiben?
Wenn Du Steuerberater oder Anwalt bist: ja. Alle anderen Berufsgruppen oder Gewerbetreibenden haben die freie Wahl, ob sie eine Rechnung unterschreiben möchten oder nicht.
10. Muss ich Rechnungen aufbewahren, die ich selbst geschrieben habe?
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 10 Jahre – das gilt für eingehende Rechnungen (also die, die Du bezahlen musst) genauso wie für ausgehende Rechnungen (also die, die Du selbst geschrieben hast).
11. Bis wann muss eine Rechnung geschrieben sein?
Bis wann eine Rechnung geschrieben werden muss lässt sich pauschal nicht sagen, da es immer davon abhängt, wer die Rechnung ausstellt bzw. welche Leistung erbracht wurde. Grundsätzlich lässt sich aber empfehlen, eine Rechnung möglichst unmittelbar nach erbrachter Leistung zu stellen, da nur so ein zeitnaher Zahlungseingang garantiert werden kann. Die einzige Ausnahme sind Grundstücke. Hier muss in jedem Fall eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten gestellt sein.
Ist die Leistung von Dir für ein anderes Unternehmen erbracht worden, so muss die Rechnungsstellung innerhalb der nächsten sechs Monate nach Abschluss der Leistung erfolgen. Schreibst Du die Rechnung als private Person, ist keine Frist bekannt, die es einzuhalten gilt. Dennoch bietet es sich generell an, auch hier einen Zeitraum von sechs Monaten nicht zu überschreiten, um im Zweifelsfall immer auf der richtigen Seite zu sein.
Da das Erstellen von Rechnungen mit unserer Buchhaltungssoftware Billomat aber so einfach und unkompliziert von der Hand geht, sollte keiner Deiner Kunden bis zu sechs Monate auf seine Rechnung zu warten haben.
12. Gibt es eine Rechnungspflicht? Ab wann muss ich eine Rechnung schreiben?
Nach manchen Verkäufen musst Du eine Rechnung schreiben. Verkäufe finden überall statt. Sei es der Stand auf dem Flohmarkt, der Verkauf einer alten Gitarre an einen Kumpel oder der Verkauf der Dienstleistungen und Waren die man anbietet. Der entscheidende Unterschied ist hier, ob es sich um eine gewerbliche Tätigkeit oder einen Privatverkauf handelt.
Rechnung schreiben nach einem Privatverkauf
Bei einem Privatverkauf, d.h. eine nicht wiederkehrende Einnahme, muss keine Rechnung ausgestellt werden, kann aber. Wichtig ist hierbei, dass keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen sein darf, da Privatpersonen diese nicht an das Finanzamt abführen.
Rechnungspflicht bei gewerblicher Tätigkeit
Sobald es sich um eine wiederkehrende Einnahme handelt, also eine gewerbliche Tätigkeit, muss eine Rechnung geschrieben werden. Gilt für Dich die Kleinunternehmerregelung (erwirtschaftet Dein Unternehmen weniger als 22.000€/Jahr) muss auch hier keine Steuer ausgewiesen werden. In allen anderen Fällen ist die Steuer ein Muss!
13. Wer darf eine Rechnung schreiben?
Aus juristischer Sicht ist nicht jede Person dazu befugt, eine Rechnung auszustellen. Nur Personen, die als Unternehmer tätig sind, dürfen eine Rechnung schreiben. Privatpersonen, die eine Ware verkauft haben, sind lediglich berechtigt eine Quittung auszuhändigen.
Die Klassifizierung „unternehmerisch tätig“ trifft auf Dich zu, wenn Du:
- eine selbstständige Tätigkeit ausübst
- dies regelmäßig und langfristig tust
- eine Gewinnabsicht verfolgst
- am „allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr“ partizipierst
Erst wenn all diese Punkte erfüllt sind, darfst, kannst und solltest Du Rechnungen ausstellen. Bei einmaligem Verkauf von Privateigentum, bspw. über Online-Flohmärkte wie Ebay, ist es somit nicht notwendig bzw. gestattet, Rechnungen zu schreiben.
14. Sind Rechnungen auch ohne Unterschrift gültig?
Jung-Unternehmer stehen sicher irgendwann vor der ersten Rechnung und damit vor der Frage, was da alles drauf muss. Aber muss das Dokument auch unterschrieben werden, damit es gültig wird? Die Antwort lautet: Nein!
Laut §14 des Umsatzsteuergesetzes gehören viele Dinge auf die Rechnung, jedoch ist die eigene Unterschrift keine notwendige Bedingung. Sie ist eher ein schmückendes Beiwerk um der Rechnung die persönliche Note zu verleihen. Dabei muss die Unterschrift nicht mal lesbar sein. Mal ehrlich: welche Unterschrift ist schon lesbar? Vielmehr muss die Unterschrift an Hand des Schriftzuges identifizierbar sein.
Nicht immer geht’s ohne Unterschrift
Als Ausnahmen gelten hier Steuerberater und Anwälte. Bei diesen beiden Berufen wird die Rechnung erst fällig, wenn sie unterschrieben ist.
Ausgenommen sind auch Quittungen, welche immer unterschrieben sein müssen.
Weitere Anfängerfehler beim Rechnungen schreiben
Besonders Jungunternehmer, die keine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse haben, sind anfällig für typische Anfängerfehler beim Schreiben von Rechnungen. Zu den häufigsten Fehlern in der Rechnung gehören zum Beispiel:
Fehlende oder fehlerhafte Beträge
Viele Rechnungssteller haben Probleme mit dem Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung. Als Leitsatz können sich betriebswirtschaftliche Anfänger daher merken, dass eine ordnungsmäßige Rechnung insgesamt mindestens drei Beträge enthalten muss.
Welche drei Beträge kommen auf die Rechnung?
- Nettopreis:
Zuerst ist der Nettopreis der Ware oder Dienstleistung anzugeben. Dieser enthält noch keine Steuer, sondern beziffert den reinen Waren- oder Leistungswert. - Steuerbetrag:
Der zweite Betrag, der auf der Rechnung anzugeben ist, ist der Steuerbetrag. Er bezeichnet die Mehrwertsteuer, die auf den Nettobetrag aufgeschlagen werden muss. Der Steuerbetrag errechnet sich aus dem Nettobetrag und dem Steuersatz, der angesetzt wird. In der Regel fallen 19% Mehrwertsteuer an, die mit dem Nettobetrag zu multiplizieren sind. Nur ganz bestimmte Waren und Leistungen können mit einem ermäßigten Steuersatz von derzeit 7% angesetzt werden. In der Regel sind aber 19% Steuer auf den Warenwert aufzuschlagen. - Bruttobetrag:
Der dritte Betrag auf der Rechnung ist der Bruttobetrag, der sich aus der Summe von Nettobetrag und Steuerbetrag ergibt.
Fehlt einer der drei Beträge, ist die Rechnung nicht korrekt und wird so durch das Finanzamt nicht anerkannt. Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen mit einem Betrag von bis zu 250 Euro brutto sowie für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen.
Verwechslung der Steuernummern
Auf ihrer Rechnung müssen Unternehmer ihre Umsatzsteuer Identifikationsnummer angeben. Viele Rechnungssteller verwechseln die verschiedenen Steuernummern, die sie vom Finanzamt erhalten haben. So landen häufig die persönliche Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer irrtümlich auf der Firmenrechnung.
Wozu dient die Steuer ID?
Doch die persönliche Steuernummer, beziehungsweise die Steueridentifikationsnummer, die das Finanzamt bei der Aufnahme einer selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit verteilt, ist lediglich für die Identifikation des Steuerpflichtigen bei der Abgabe der Steuererklärung zu verwenden.
Wie ist die Umsatzsteuer ID zu verwenden?
Die Umsatzsteueridentifikationsnummer dient hingegen der Kennzeichnung von Unternehmern. Gewerbetreibende und Freiberufler müssen die Umsatzsteuer ID daher zwingend auf ihren Rechnung angeben, damit das Dokument dem Finanzamt gegenüber als Beleg für eine Zahlung anerkannt werden kann.
Lieferungen und Leistungen ins EU Ausland
Auch für Lieferungen und Leistungen ins EU Ausland muss die Umsatzsteuer ID des Rechnungsstellers angegeben sein. Für das Reverse-Charge-Verfahren bei Lieferungen an Unternehmen ins EU Ausland muss darüber hinaus auch die Umsatzsteuer ID des Empfängers auf der Rechnung stehen.
Gibt es Ausnahmen?
Natürlich gibt es von der Regelung auch eine Ausnahme. Es gibt auch Unternehmen, die nicht über eine Umsatzsteuer ID verfügen, weil sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. So müssen Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer von ihren Kunden verlangen und verfügen daher in der Regel nicht über eine Umsatzsteuer ID. Sie müssen anstatt der Umsatzsteuer ID ihre persönliche Steuernummer auf der Rechnung anführen, damit sie eindeutig als Lieferant gekennzeichnet werden können.
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung fehlt
Kleinunternehmer müssen bei der Rechnungsstellung einige Besonderheiten beachten. Denn anders als regulär steuerpflichtige Unternehmer erheben sie keine Mehrwertsteuer von ihren Kunden. Damit jedoch die Kleinunternehmerrechnung trotz der fehlenden Beträge für die Steuer und für den Bruttopreis gültig ist, muss zwingend ein Hinweis auf der Rechnung angeführt sein. Der Hinweis muss darüber aufklären, dass die Rechnung keine Mehrwertsteuer enthält, da der Rechnungssteller von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist. Fehlt der Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung, ist die Rechnung rechtlich nicht gültig. Der fehlende Steuerbetrag muss als Folge der fehlerhaften Rechnung durch den Rechnungssteller an das Finanzamt ausbezahlt werden.
Fehler in der Berechnung des Rechnungsbetrags
Häufig unterlaufen gerade Jungunternehmern, die noch nicht auf die Unterstützung durch eine Buchhaltungskraft zurückgreifen können, Fehler bei der Berechnung des Rechnungsbetrags. Da die Rechnung regulär drei Beträge enthält, die jeweils korrekt sein müssen gilt es, die Rechnung stets zu kontrollieren und alle drei Beträge mindestens zwei Mal durchzurechnen. Am besten geht man bei der Kontrollrechnung vom Bruttobetrag aus, von dem man die Mehrwertsteuer rückwärts ermittelt, um durch Abzug des Steuerbetrags auf den Nettobetrag zu kommen. Ergeben sich auch bei der Rückwärtsrechnung dieselben Beträge, ist sichergestellt, dass die drei zentralen Beträge stimmen. Nun muss nur noch eine Kontrollrechnung für den Nettobetrag erstellt werden, indem sämtliche Teilbeträge noch einmal durchgerechnet und erneut zur Nettosumme zusammengezählt werden.
Doppelte Vergabe von Rechnungsnummern
Wer nicht mit einem Buchhaltungsprogramm arbeitet, das automatisch neue Rechnungsnummern vergibt, der muss stets sehr sorgfältig darauf achten, jede Rechnungsnummer nur einmal zu vergeben. Abhängig von der Häufigkeit der Rechnungsstellung und von wiederkehrenden Bestellungen sollten Unternehmen daher frühzeitig ein System entwickeln, das eine doppelte Vergabe ausschließt. So können zum Beispiel Kombinationen aus fortlaufenden Nummern mit Kennzeichen, die für jeden Kunden individuell vergeben werden, für eine einmalige Vergabe sorgen.
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