Finanzen   27.6.2018

Anforderungen an Rechnungsnummern

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht für deine korrekt ausgestellten Rechnungen. Aber wie muss die Rechnungsnummer genau aussehen, damit sie das Finanzamt zufrieden stellt? Betrifft die Rechnungsnummer Kleinunternehmer? Welche Anforderungen an Rechnungsnummern gibt es?

Es gibt einen Hinweis, der Newbies am Anfang ihrer Selbstständigkeit gerne gegeben wird: Wer die allerersten Rechnungen seines neuen Berufslebens schreibt, sollte sich nicht unbedingt als Greenhorn zu erkennen geben, indem er die erste Rechnung „Rechnung 1“ und die zweite Rechnung „Rechnung 2“ nennt. Das könnte in Kundinnen und Kunden den Zweifel säen, ob wirklich ausreichend Kenntnisse und Erfahrung vorhanden sind – und ob man sich nicht vielleicht noch einmal nach einer Alternative umsehen sollte … Wie viel an solch einem Tipp dran ist, sei hier dahingestellt. Viel mehr interessiert uns die Frage: Geht das überhaupt – sich ein eigenes Rechnungsnummernsystem ausdenken? Wie nummeriert man seine Rechnungen am besten?

Anforderungen an Rechnungsnummern

Anforderungen an Rechnungsnummern – was musst du beachten?

Was sagt der Gesetzgeber?

Der Gesetzgeber sagt eindeutig: Eine Rechnungsnummer darf von einem Unternehmen (Freiberufler und andere Einzelselbstständige betreiben genauso ein Unternehmen wie Konzerne, sind mit diesem Begriff also ausdrücklich ebenso gemeint!) nur ein einziges Mal vergeben werden. Daran besteht kein Zweifel. Die fortlaufende Rechnungsnummer ist auch für Kleinunternehmer Pflicht. Darüber hinaus gibt es erfreulich wenige Anforderungen ans Nummernsystem. In § 14 Abs. 4 UStG heißt es:

Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.

Anforderungen an Rechnungsnummern: Wie vergibt man Rechnungsnummern fortlaufend?

Kombinationen von Ziffern und Buchstaben sind erlaubt – und sogar Lücken darf es geben. Nirgendwo steht geschrieben, dass die erste Rechnung die Nummer „1“ tragen muss statt „3125“.

Viele Unternehmen nutzen das System, an den Anfang ihres Rechnungsnummernsystems das aktuelle Datum, beginnend mit dem Jahr, gefolgt von Monat und Tag, zu stellen. Das kann dann so aussehen:

  • 2013-10-10-1 (Jahr: 2013, Monat: Oktober, Tag: 10., erste geschriebene Rechnung des Tages)
  • 2013-10-10-2 (Jahr: 2013, Monat: Oktober, Tag: 10., zweite geschriebene Rechnung des Tages)
  • 2013-10-10-3 (Jahr: 2013, Monat: Oktober, Tag: 10., dritte geschriebene Rechnung des Tages)

Dieses System hat den Vorteil, dass anhand der Nummer unmöglich abgeleitet werden kann, wie viele Rechnungen das Unternehmen insgesamt schon ausgestellt hat – bestenfalls, wie viele Rechnungen am Tag der Rechnungsstellung bereits geschrieben wurden. Das ist ein ebenso guter Weg, nicht anhand kleiner Rechnungsnummern als Greenhorn „entlarvt“ zu werden, wie das System mit einer selbstbewussten „3000“ zu beginnen.

Der Gesetzgeber stellt also nur wenige Anforderungen an Rechnungsnummern. Diese müssen innerhalb des Systems eines Unternehmens einmalig und fortlaufend – wenn auch nicht zwingend lückenlos – sein. 

Schreibst du jeden Monat dieselben Rechnungen?

Lege einmal Deine Abo-Rechnungen an, Billomat verschickt sie jeden Monat automatisch für Dich.

Jetzt Billomat testen!

Warum Rechnungsnummer auf Rechnung?

Für die Finanzbehörde sind fehlende Rechnungsnummern kein Kavaliersdelikt, das zu vernachlässigen wäre. Denn durch die fortlaufende Rechnungsnummer erlangt der Fiskus eine Übersicht über die Anzahl der Rechnungen, die du innerhalb eines Kalenderjahres geschrieben hast. Die Nummer ermöglicht bei einer Betriebsprüfung eine eindeutige Zuordnung und einen Abgleich mit der Buchführung deiner Geschäftspartner. 

Wieso sollte ich keinen Formfehler riskieren?

Unternehmen, die keine fortlaufende Rechnungsnummern vergeben riskieren, dass das Finanzamt ihre Rechnungen aufgrund der fehlenden Rechnungsangaben nicht anerkennen. Wenn das Finanzamt eine Rechnung beanstanden muss, dann kann es die Rechnung als steuerlich relevanten Beleg ablehnen. In der Folge fehlt in der Buchhaltung ein Beleg als Zuordnung zu einer Buchung. Eine fehlende Rechnungsnummer kann daher dazu führen dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus einer Lieferungsrechnung nicht anerkennt. In der Folge können für ein Unternehmen oder für dessen Kunden empfindliche Steuernachzahlungen entstehen. Fallen aufgrund fehlender Rechnungsnummern beim Kunden Steuernachzahlungen an, dann kann die Kundenbeziehung einen nachhaltigen Schaden erleiden.  

Solange auf deiner Rechnung eine fortlaufende Nummer fehlt, braucht dein Kunde diese nicht zu bezahlen. Denn der Rechnungsempfänger hat einen Anspruch auf eine formal korrekt ausgestellte Rechnung.

Auch du solltest deine Eingangsrechnungen stets daraufhin kontrollieren, ob sie eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen, damit du bei einer Betriebsprüfung keine Steuernachzahlungen riskierst.

von Julia Dombrovski

Ähnliche Fragen:

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

Anfängerfehler beim Rechnungen schreiben – die 10 häufigsten Fragen
Finanzen

Anfängerfehler beim Rechnungen schreiben – die 14 häufigsten …

Das Unternehmen ist frisch gegründet, der erste Geldregen steht an – wenn denn die Rechnung erfolgreich geschrieben wurde. Rechnungen schreiben …
Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken
Finanzen

Zahlungsfristen auf Rechnungen vermerken

Zu den Zahlungsbedingungen gehören auch die Zahlungsziele oder Zahlungsfristen: Zahlbar binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum. Zahlbar bis zum Tag X. …
Finanzen

Rechnung online bezahlen lassen: So kommst Du schneller an Dein …

Warten auf das Geld. Das kennen alle Freiberufler und Gründer: Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung geschrieben. Du brauchst das …

Privat: Billomat 60 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting