28. Juni 2018 | Buchhaltung
Für die Angaben auf Lieferscheinen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Eigentlich ist der ganze Lieferschein kein Pflichtprogramm, aber er ist ungemein praktisch zum Beispiel bei Warenlieferungen und für Online-Shops.
Nicht immer kommt die Ware mit der Rechnung gemeinsam beim Kunden an. Ein Spediteur liefert an, während die Rechnung per Post kommt. Oder eine Rechnung ist bereits per Vorkasse, Kreditkarte oder über eine andere Zahlungsmöglichkeit beglichen, dann ist sie bereits beim Kunden, bevor der die Ware erhält. Also Bühne frei für den Lieferschein! Er ist die Verbindung zwischen Ware, Versand und Rechnung. Inzwischen ist er oft auch schon vor dem Paket da, weil ihn Online-Shops als Versandmitteilung per Mail schicken, sobald die Lieferung an den Paketdienst übergeben ist.
Mit dem Warenbegleitschein, umgangssprachlich meist Lieferschein genannt, kann der Kunde zuordnen, um welche Bestellung es sich hier handelt. Gerade in Unternehmen, die viele Lieferungen bekommen, können diese Dokumente helfen, den Überblick zu behalten. Der Lieferschein kann auch gleichzeitig die Packliste sein. Die Lageristen und Mitarbeiter im Versand bestätigen die Angaben auf Lieferscheinen zum Beispiel indem sie alles abhaken, was im Paket ist.
Da es keine Pflicht gibt, einer Warenlieferung einen Warenbegleitschein beizulegen, gibt es auch keine Pflichtangaben. Außer, der Lieferschein ist gleichzeitig die Rechnung. Aber auf einen Lieferschein, der nur als zusätzliche Information für den Kunden gedacht ist, kannst du alles schreiben, was dir sinnvoll erscheint.
Die Angaben auf Lieferscheinen orientieren sich an den Funktionen des Lieferscheins. Wozu ist er da? Er hilft den Kunden, die Bestellung der Rechnung zuzuordnen. Also stehen darauf:
Falls es zu Transportschäden oder Reklamationen kommt oder wenn Ware sogar komplett verloren geht, sind sie Angaben zum Transportweg hilfreich. Wenn auf dem Lieferschein beispielsweise steht, welche Spedition die Ware von A nach B gebracht hat oder hätte bringen sollen, sind Nachforschungen leichter. Und der Kunde weiß im Fall einer Retoure, an wen er sich wenden kann.
Besonders wichtig, um rechtliche Missverständnisse zu vermeiden, ist der Eigentumshinweis: Bis zur vollständigen Bezahlung der Ware gehört sie dem Lieferanten. Gut, wenn du das nochmal klar formuliert hast.
Lieferschein und Rechnung sollten immer zwei Dokumente sein, so vermeidest du Verwechslungen und dass der Kunde womöglich die Zahlung vergisst oder sie sich verzögert.
Kurz gesagt: Der Lieferschein ist praktisch, aber er ist nicht vorgeschrieben. Und nun die Pointe: Für das Dokument, dass es gar nicht zu geben braucht, gelten Aufbewahrungspflichten.
Ist der Lieferschein gleichzeitig ein Buchungsbeleg, dann musst du ihn aufbewahren. Aber Lieferscheine, die nach Erhalt oder Versand der Rechnung keine weitere Bedeutung haben, darfst du entsorgen, sofern sie nach dem 1. Januar 2017 geschrieben wurden. Denn das war der Stichtag für das Bürokratieentlastungsgesetz. Für ältere Lieferscheine gelten noch die alten Regelungen. Hier erfährst Du Genaueres zur Aufbewahrung von Lieferscheinen.
Ähnliche Fragen: