28. Jun 2018 | Buchhaltung

Angaben auf Lieferscheinen: Was gehört rein?

Für die Angaben auf Lieferscheinen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Eigentlich ist der ganze Lieferschein kein Pflichtprogramm, aber er ist ungemein praktisch zum Beispiel bei Warenlieferungen und für Online-Shops.

Nicht immer kommt die Ware mit der Rechnung gemeinsam beim Kunden an. Ein Spediteur liefert an, während die Rechnung per Post kommt. Oder eine Rechnung ist bereits per Vorkasse, Kreditkarte oder über eine andere Zahlungsmöglichkeit beglichen, dann ist sie bereits beim Kunden, bevor der die Ware erhält. Also Bühne frei für den Lieferschein! Er ist die Verbindung zwischen Ware, Versand und Rechnung. Inzwischen ist er oft auch schon vor dem Paket da, weil ihn Online-Shops als Versandmitteilung per Mail schicken, sobald die Lieferung an den Paketdienst übergeben ist.

Angaben auf Lieferscheinen sollen dem Absender und Empfänger helfen, die Ware auf Vollständigkeit prüfen zu können.
Der Lieferschein ist eigentlich eine Checkliste für Absender und Empfänger, um zu überprüfen, ob wirklich alle Waren im Paket enthalten sind.

Lieferschein Pflichtangaben: Welche gibt es?

Mit dem Warenbegleitschein, umgangssprachlich meist Lieferschein genannt, kann der Kunde zuordnen, um welche Bestellung es sich hier handelt. Gerade in Unternehmen, die viele Lieferungen bekommen, können diese Dokumente helfen, den Überblick zu behalten. Der Lieferschein kann auch gleichzeitig die Packliste sein. Die Lageristen und Mitarbeiter im Versand bestätigen die Angaben auf Lieferscheinen zum Beispiel indem sie alles abhaken, was im Paket ist.

Da es keine Pflicht gibt, einer Warenlieferung einen Warenbegleitschein beizulegen, gibt es auch keine Pflichtangaben. Außer, der Lieferschein ist gleichzeitig die Rechnung. Aber auf einen Lieferschein, der nur als zusätzliche Information für den Kunden gedacht ist, kannst du alles schreiben, was dir sinnvoll erscheint.

Angaben Lieferschein: Was muss draufstehen?

Die Angaben auf Lieferscheinen orientieren sich an den Funktionen des Lieferscheins. Wozu ist er da? Er hilft den Kunden, die Bestellung der Rechnung zuzuordnen. Also stehen darauf:

  • Absender und Empfänger der Lieferung.
  • Versanddatum und Lieferdatum.
  • eine Lieferscheinnummer und/oder auf welche Rechnungsnummer sich er Lieferschein bezieht.
  • eine Liste der gelieferten Waren mit gängiger Bezeichnung und wichtigen Angaben dazu, zum Beispiel bei einer Lieferung Fliesen, eine Mengenangabe, den Herstellernamen, die Farbe und das Format. Anhand dieser Liste kann der Kunde prüfen, ob alles da ist, was da sein soll.
  • Angaben zur Versandart bzw. dem transportierenden Unternehmen.
  • Eigentumshinweis
Wenn Du einen Onlineshop betreibst, stellst Du Lieferschein nach Lieferschein aus. Mit Billomat kannst Du Dir eine Menge Zeit sparen. Denn mit Billomat erstellst Du Dir ganz schnell und bequem Deine Lieferscheine online!

Angaben auf Lieferscheinen: Wie kann ich so Probleme vermeiden?

Falls es zu Transportschäden oder Reklamationen kommt oder wenn Ware sogar komplett verloren geht, sind sie Angaben zum Transportweg hilfreich. Wenn auf dem Lieferschein beispielsweise steht, welche Spedition die Ware von A nach B gebracht hat oder hätte bringen sollen, sind Nachforschungen leichter. Und der Kunde weiß im Fall einer Retoure, an wen er sich wenden kann.

Besonders wichtig, um rechtliche Missverständnisse zu vermeiden, ist der Eigentumshinweis: Bis zur vollständigen Bezahlung der Ware gehört sie dem Lieferanten. Gut, wenn du das nochmal klar formuliert hast.

Lieferschein und Rechnung sollten immer zwei Dokumente sein, so vermeidest du Verwechslungen und dass der Kunde womöglich die Zahlung vergisst oder sie sich verzögert.

Lieferschein gesetzliche Vorgaben – Wann muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Kurz gesagt: Der Lieferschein ist praktisch, aber er ist nicht vorgeschrieben. Und nun die Pointe: Für das Dokument, dass es gar nicht zu geben braucht, gelten Aufbewahrungspflichten.

Ist der Lieferschein gleichzeitig ein Buchungsbeleg, dann musst du ihn aufbewahren.  Aber Lieferscheine, die nach Erhalt oder Versand der Rechnung keine weitere Bedeutung haben, darfst du entsorgen, sofern sie nach dem 1. Januar 2017 geschrieben wurden. Denn das war der Stichtag für das Bürokratieentlastungsgesetz. Für ältere Lieferscheine gelten noch die alten Regelungen. Hier erfährst Du Genaueres zur Aufbewahrung von Lieferscheinen.

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