16. Aug 2018 | Buchhaltung
Verbuchung von Anzahlungen als Kunde
Du leistest Vorauszahlungen oder eine Anzahlungen als Kunde, wenn ein größeres Projekt ansteht. Damit der Handwerksbetrieb das Material beschaffen kann oder weil wirklich viele Stunden für den Auftrag angesetzt sind, zahlst du das Projekt in mehreren Teilzahlungen. Wie musst du diese Anzahlungen als Kunde verbuchen, damit die Buchhaltung stimmt?
Was ist eigentlich eine Anzahlung?
Ist die Leistung noch gar nicht erbracht, der Kunde bekommt und bezahlt aber bereits die Rechnung, so handelt es sich um eine Vorauszahlung. Je nach vertraglicher Vereinbarung kann es sich um den Gesamtpreis oder nur um eine Teilzahlung handeln, das ist dann eine sogenannte Anzahlung oder Abschlagszahlung.
Wesentlich an der Anzahlung sind zwei Dinge: Beide Vertragsparteien einigen sich vorab darüber, dass eine Anzahlung zu leisten ist und in welcher Höhe. Und der Dienstleister oder der Handwerker schickt über die vereinbarte Anzahlung eine Rechnung. An dieser Rechnung ist eine Kleinigkeit anders als üblich: Sie enthält keinen Leistungszeitraum und kein Lieferdatum. Ausnahme von der Ausnahme: Wenn schon ein konkreter Liefer- oder Installationstermin feststeht, kann dieser auch in der Abschlagsrechnung auftauchen. Generell gilt aber für eine Rechnung über eine Anzahlung, dass die Leistung noch nicht erbracht ist und dass das in der Rechnung erwähnt sein muss.
Rechnungen über Anzahlungen: Vorsteuerabzug?
Steuerlich behandelst du als Auftraggeber die Abschlagsrechnung wie jede andere Rechnung. Du bezahlst sie – inklusive der darauf berechneten Umsatzsteuer – und archivierst sie. Außerdem berechtigt dich die Rechnung zum Vorsteuerabzug gleich mit deiner nächsten Umsatzsteuervoranmeldung. Für den Vorsteuerabzug ist nur wichtig, wann du die Rechnung bezahlt hast. Ob die Leistung schon erbracht ist, ist dem Finanzamt erstmal egal.
Wie buche ich Anzahlungen als Kunde?
Anzahlungen als Kunde: Steuerlich ganz einfach, aber auch in der Buchführung nicht so schwierig. Hier musst du ein wenig umdenken, was Soll und was Haben ist. Du hast die Leistung noch nicht bekommen, aber bereits zum Teil bezahlt. Nun hast also du als Kunde eine offene Forderung. Das bedeutet: Die Abschlagsrechnungen buchst du zunächst im Soll.
In welche Konten du Anzahlungen als Kunde buchen musst, hängt von dem Kontenrahmen ab, den du verwendest. Sowohl der Kontenrahmen SKR 03 als auch SKR 04 verwenden mehrere Konten für geleistete Anzahlungen. Welches das richtige ist, hängt davon ab, um was es in der Rechnung geht. So ist zum Beispiel „Geleistete Anzahlungen auf Anlagen und Maschinen“ in SKR 03 das Konto 0299, in SKR 04 nutzt du aber das Konto 0780.
Wenn du einen Bagger bestellt und angezahlt hast, sind das die richtigen Konten für den Netto-Rechnungsbetrag. Für die bereits gezahlte Umsatzsteuer gibt es eigene Konten. Auch diese Beträge buchst du erstmal im Soll. Im nächsten Schritt trägst du den Brutto-Betrag der Anzahlung auf dem Konto Bank im Haben ein (In SKR 03 ist das die Nummer 1200, bei SKR 04 die 1800). Mit weiteren Abschlags- oder Teilzahlungen zum selben Projekt verfährst du ebenso.
Wie funktioniert die Schlussrechnung?
Erst die Schlussrechnung ist wieder anders handzuhaben. Das liegt daran, dass in der Schlussrechnung nochmal alles berechnet ist. Damit sind auch die bereits geleisteten Anzahlungen aufgeführt und die Umsatzsteuer für die gesamte Summe. Einen Teil dieser Umsatzsteuer hast du aber bereits mit dem Finanzamt verrechnet. Damit nun kein Fehler bei der Umsatzsteuer passiert, kannst du entweder nur die noch aussstehende Differenz buchen. Oder du buchst die Schlussrechnung komplett, musst dann aber die Anzahlungen noch einmal umbuchen, um wieder alle Konten ausgeglichen zu haben.