Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Was gehört rein?

Die EÜR ist im Vergleich zur Bilanzierung eine große Erleichterung: Statt einer doppelten Buchführung müssen EÜR-Berechtigte lediglich ihre betrieblichen Ausgaben von den betrieblichen Einnahmen abziehen und das Ergebnis als Gewinn versteuern. Doch wie ist eigentlich der Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung? Was muss alles rein?

Für Unternehmer steht für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein amtliches Formular zur Verfügung, das zu benutzen sie auch verpflichtet sind. Kleingewerbetreibende und Freiberufler sind nicht verpflichtet, dieses Formular zu verwenden, für sie genügt eine formlose Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben.

1. Wie ist der Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
2. Was gehört zu den Betriebsausgaben?
3. Was musst Du beachten? – das EÜR Formular
4. Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Beispiel

Wie ist der Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

1. Einnahmen

Die betrieblichen Einnahmen sind zu unterscheiden nach Umsätzen, auf die Umsatzsteuer enthoben wird (7% oder 19%) und steuerfreie Umsätze.

2. Ausgaben

Hier ist zu unterscheiden zwischen:

• Wareneinkäufen (inklusive zugehörigen Kosten wie zum Beispiel Transportkosten)
• Personalkosten plus Personalnebenkosten
• Sonstige Aufwendungen: zum Beispiel Porto, Miete, Nebenkosten der Arbeitsräume und Bürobedarf, Kosten für Telefon und Internet, Werbekosten, Versicherungen und ähnliches.

3. Außerordentliche Einnahmen und Ausgaben

Dazu gehören Posten, die nicht zum normalen Ablauf des Betriebs gehören: zum Beispiel Einnahmen aus dem Verkauf eines Betriebsgebäudes oder die Kosten für eine außergewöhnliche (Groß-)Anschaffung.

Was gehört zu den Betriebsausgaben?

Grundsätzlich für den Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Es gehören keine Ausgaben auf die EÜR, die privat getätigt werden. Es muss ein klarer Nutzen für den Betrieb ersichtlich sein.

Wenn der betriebliche Nutzen umstritten ist, gibt es folgende vier Kategorien der Betriebsausgaben:

1. Sofort und voll absetzbar

Der tägliche Bedarf, der im Betriebsablauf entsteht – zum Beispiel die Materialien für die Ausübung des Betriebs oder Büromaterial und auch Personalkosten und andere laufende Kosten wie Internet und Telefon sind sofort und voll absetzbar. Auch geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit einem Einkaufspreis von unter 800 Euro kannst Du bereits im Jahr der Anschaffung absetzen.

2. Über einen bestimmten Zeitraum absetzbar

Bei Anschaffungen, die ihren Wert durch Nutzung verlieren und deren Anschaffungspreis die Höchstgrenze als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) nicht überschreitet, darf der volle Einkaufspreis nicht sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Das gilt zum Beispiel für Computer oder Fahrzeuge. Ein Computer, der bei der Anschaffung 900 Euro gekostet hat, wird über 3 Jahre abgesetzt, und zwar zu je 300 Euro pro Jahr. Bei „Wertverlust durch Nutzung“ spricht man auch von „Abschreibungen“.

3. Teilweise absetzbar

Darunter fällt es zum Beispiel, wenn Du Bewirtungskosten absetzen möchtest. Egal ob die Bewirtung in einem Restaurant oder etwa auf dem Oktoberfest stattfindet und ganz egal, wie viele Personen tatsächlich bewirtet werden: Absetzen lassen sich immer nur 70% der Gesamtkosten. Mit den übrigen 30% soll der Teil des Bewirtungsbetrags abgebildet werden, mit dem Du als Einladender dich selbst als Privatperson versorgst. Wenn Du genau eine Person einlädst und ihr zu gleichen Anteilen schlemmt, profitierst Du von dieser Regelung. Wenn Du aber eine 10-köpfige Runde zum teuren Steak einlädst und selbst nur am Mineralwasser nippst, ist die Regelung ein Reinfall für dich. Das ist dann leider Pech und lässt sich auch in Ausnahmefällen nicht ändern.

4. Pauschal absetzbar

In manchen Fällen sind pauschale Absetzungsbeträge möglich, statt tatsächliche Kosten anzugeben. Ein Beispiel dafür ist die Kilometerpauschale: 30 Cent pro beruflich gefahrenem Kilometer dürfen einfach ohne weitere Berechnung für die realen Benzin-, Abnutzungs-, Wartungskosten etc. des Fahrzeugs angesetzt werden.

Tipp zum Weiterlesen: Wann Du welche Pauschalen absetzen kannst und solltest, erfährst Du in unserem Artikel zum Thema Steuerpauschalen.

Was musst Du beachten? – das EÜR Formular

Seit dem Veranlagungszeitraum 2017 müssen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen, die ihren Einnahmen Überschuss über die EÜR ermitteln, das amtliche EÜR Formular verwenden. Bis zur Steuererklärung des Kalenderjahres 2017 galt eine formlose Einnahmenüberschussrechnung als ausreichend. Das EÜR Formular musst Du zudem elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Da Deine Angaben standardisiert in das Formular EÜR einzutragen sind, erfordert die Abgabe der Einnahmenüberschussrechnung eine gründliche Vorbereitung. Daher ist es für Steuerpflichtige, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen zu empfehlen, dass sie für ihre Buchhaltung eine eigene EÜR vorbereiten. Nachstehend findest Du ein EÜR Beispiel für Deine Buchhaltung, das die Angaben für die Steuererklärung vorbereitet.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Muster

Hier ist ein Beispiel für die Einkommen-Überschuss-Rechnung:

Warum Dir die richtige Software bei der EÜR nützlich ist

Es gibt zwei gute Gründe, im laufenden Kalenderjahr Einnahmen und Ausgaben zentral digital zu erfassen: Erstens liegen mit einem Knopfdruck alle Zahlen vor, sobald die Einkommens- und Umsatzsteuererklärung fällig werden. Zweitens behältst Du schon während Deines Geschäftsjahres Deine Zahlen immer im Blick – für eine gesunde Finanzplanung und strategische geschäftliche Entscheidungen sind Deine Kennzahlen Gold wert.

Wenn Du Deine Rechnungen mit der Buchhaltungssoftware Billomat schreibst, verbuchst Du Deine Zahlungseingänge und kannst sie jederzeit für einen von Dir gewählten Zeitraum übersichtlich aufrufen. Erfasse Deine Eingangsrechnungen mit Billomat und lasse Dir auf dieser Basis fast komplett automatisch von Billomat Deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen!