Recht   17.10.2017

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen verpflichten Gewerbetreibende, zahlreiche Dokumente für lange Zeit zwischen zwei Aktendeckeln zu lagern. Die Dokumente müssen in erster Linie aufgrund des Steuerrechts und des Handelsrechts für eine Überprüfung des Unternehmens bereit gehalten werden. Aber auch das Arbeitsrecht oder das Sozialversicherungsrecht verlangen genauso wie das Produkthaftungsgesetz die Bereitstellung von Firmendokumenten innerhalb festgelegter Fristen.

Wen treffen die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?

Unternehmen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, müssen diese für bestimmte Zeiträume aufbewahren und für eine Vorlage bereit halten. Das betrifft nicht nur Gewerbe, die Mitarbeiter beschäftigen und Handelsunternehmen. Darüberhinaus unterliegen Unternehmen mit einem Mindestumsatz, der mit dem 1. Januar 2007 auf 500.000 Euro festgelegt wurde, der Pflicht zur Buchführung und Aufzeichnung mit vorgegebenen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Auch Unternehmen, die einen Gewinn von mindestens 50.000 Euro erwirtschaften, sind zur Buchführung und Aufzeichnung, sowie zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Privatpersonen müssen Unterlagen und Rechnungen aufbewahren, die Leistungen an einem Grundstück belegen.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Da viele geschäftliche Unterlagen unweigerlich mit der Steuer zusammenhängen, gelten auch hier diverse Aufbewahrungspflichten.

Welche Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden?

Zuvorderst gelten die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen für sämtliche Dokumente, die steuerliche Relevanz haben. Darüberhinaus gehören zu den Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht grundsätzlich:

Kaufleute müssen darüberhinaus die folgenden Unterlagen innerhalb vorgegebener Fristen bereit halten:

  • Handelsbücher
  • Einzelabschlüsse
  • Konzernabschlüsse
  • Handelsbriefe

Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen?

Grundsätzlich belaufen sich die Fristen für die Archivierung von Unternehmensdokumenten auf sechs und auf zehn Jahre. Dabei beginnt die Frist mit dem Ende eines Jahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen, der Kontoauszug erstellt und ein Brief versandt oder in Empfang genommen wurde. Für Zeitverträge, wie zum Beispiel einen Mietvertrag beginnt die Frist mit dem Ende der Vertragsdauer.

Dokumente, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen sind

  • Aufzeichnungen
  • Geschäftsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventarlisten
  • Bilanzen
  • Kontoauszüge
  • Rechnungen
  • Zolldokumente

Die sechsjährige Frist umfasst

  • erhaltene und gesendete Briefe für Handel und Geschäft
  • Unterlagen, die für die Steuer relevant sind

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen können sich darüberhinaus auch verlängern. Wenn die Steuer noch nicht abschließend festgesetzt ist, dann müssen die Unterlagen auch über die oben genannten Fristen hinaus bereit gehalten werden. Auch durch eine vorläufige Steuerfestsetzung, während laufender Ermittlungen oder schwebender Verfahren verlängern sich die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen bis zur Klärung des Sachverhalts.

So müssen die Unterlagen aufbewahrt werden

Dokumente, die auch nach vielen Jahren noch vorgelegt werden, müssen vor allem gut lesbar sein. Die meisten Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden. Dokumente, die auf Thermopapier ausgedruckt sind, verblassen bereits nach wenigen Wochen. Daher ist es nötig, solche Dokumente rechtzeitig zu kopieren. Ort und Art der Aufbewahrung müssen gewährleisten, dass die Geschäftsunterlagen nicht feucht werden und dass sie vor Sonneneinstrahlung und dem damit verbundenen Verblassen geschützt sind. Elektronische Dokumente müssen digital archiviert werden. Zwar können sie zur Vorlage ausgedruckt werden, aber das Original muss immer zusätzlich erhalten bleiben. Unternehmer müssen sicher stellen, dass die Geschäftsunterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bilden elektronische Bücher und Aufzeichnungen, für die beim Finanzamt ein Antrag auf eine Lagerung außerhalb Deutschlands gestellt werden kann.

Wer es ganz genau wissen möchte

der findet die Gesetze und Vorschriften zu den Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

Weiterführende Links:

Diskussion

Ein Kommentar

  1. 13. Januar 2018 am 15:53

    Hallo Christine,

    ein super interessanter Artikel. Ich habe mich genau damit die letzten Tage beschäftigt. Es ist gar nicht so einfach, da den Durchblick zu behalten, was entsorgt werden kann und was nicht. Ich behalte die wichtigsten Dokumente immer ein bisschen länger, damit nichts schief gehen kann :-).

    VG
    Sven

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