Welche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gibt es?

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen verpflichten Gewerbetreibende, zahlreiche Dokumente für lange Zeit zwischen zwei Aktendeckeln zu lagern. Das Bereithalten der Dokumente muss in erster Linie aufgrund des Steuerrechts und des Handelsrechts für eine Überprüfung des Unternehmens erfolgen. Aber auch das Arbeitsrecht oder das Sozialversicherungsrecht verlangen genauso wie das Produkthaftungsgesetz die Bereitstellung von Firmendokumenten innerhalb festgelegter Fristen.

1. Wen treffen die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?
2. Welche Geschäftsunterlagen muss ich aufbewahren?
3. Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen?
4. Wie erfolgt die Aufbewahrung von Unterlagen?
5. Welche Unterlagen sind im Original aufzubewahren und welche in elektronischer Form?
6. Welche Besonderheiten gelten für die Aufbewahrung elektronischer Daten?
7. Wer es ganz genau wissen möchte…

Wen treffen die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?

Unternehmen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, müssen diese für bestimmte Zeiträume aufbewahren und für eine Vorlage bereit halten, was nicht nur Gewerbe, die Mitarbeiter beschäftigen und Handelsunternehmen betrifft, denn darüber hinaus unterliegen Unternehmen mit einem Mindestumsatz, der mit dem 1. Januar 2007 auf 500.000 Euro festgelegt wurde, der Pflicht zur Buchführung und Aufzeichnung mit vorgegebenen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Auch Unternehmen, die einen Gewinn von mindestens 50.000 Euro erwirtschaften, sind zur Buchführung und Aufzeichnung, sowie zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Privatpersonen müssen Unterlagen und Rechnungen aufbewahren, die Leistungen an einem Grundstück belegen.

Welche Geschäftsunterlagen muss ich aufbewahren?

Zuvorderst gelten die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen für sämtliche Dokumente, die steuerliche Relevanz haben. Darüber hinaus gehören zu den Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht grundsätzlich:

• Geschäftsbücher
• Inventarlisten
• Bilanzen
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanz
• Geschäftsbriefe
• Kontoauszüge
• Zollunterlagen

Kaufleute müssen darüber hinaus die folgenden Unterlagen innerhalb vorgegebener Fristen bereit halten:

• Handelsbücher
• Einzelabschlüsse
• Konzernabschlüsse
• Handelsbriefe

Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen?

Grundsätzlich belaufen sich die Fristen für die Archivierung von Unternehmensdokumenten auf sechs und auf zehn Jahre. Dabei beginnt die Frist mit dem Ende eines Jahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt, der Kontoauszug erstellt und ein Brief versandt oder empfangen wurde. Für Zeitverträge, wie zum Beispiel einen Mietvertrag beginnt die Frist mit dem Ende der Vertragsdauer.

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen können sich darüber hinaus auch verlängern. Wenn die Steuer noch nicht abschließend festgesetzt ist, dann muss die Bereitstellung  der Unterlagen auch über die oben genannten Fristen hinaus erfolgen. Auch durch eine vorläufige Steuerfestsetzung, während laufender Ermittlungen oder schwebender Verfahren verlängern sich die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen bis zur Klärung des Sachverhalts.

Wie erfolgt die Aufbewahrung von Unterlagen?

Wichtig ist, dass Dokumente, auch nach vielen Jahren noch gut lesbar sind. Bei den meisten Unterlagen erfolgt die Aufbewahrung im Original. Dokumente, die auf Thermopapier ausgedruckt sind, verblassen bereits nach wenigen Wochen, daher ist es nötig, solche Dokumente rechtzeitig zu kopieren. Elektronische Dokumente müssen digital archiviert werden, auch wenn sie zur Vorlage ausgedruckt werden können, muss das Original immer zusätzlich erhalten bleiben. Unternehmer müssen sicher stellen, dass die Geschäftsunterlagen in Deutschland aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bilden elektronische Bücher und Aufzeichnungen, für die beim Finanzamt ein Antrag auf eine Lagerung außerhalb Deutschlands gestellt werden kann.

Welche Unterlagen sind im Original aufzubewahren und welche in elektronischer Form?

Grundsätzlich müssen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufbewahrt werden. Diese Geschäftsdokumente schließt die Abgabenordnung ausdrücklich von der Möglichkeit aus, in elektronische Form überführt und ausschließlich als Dateien abgespeichert oder als sonstige Kopien aufbewahrt werden zu können. 

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können alle geschäftlichen Unterlagen auch in Form elektronischer Daten erstellt und aufbewahrt werden. Demnach können alle Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe, die das Unternehmen versendet oder erhalten hat, in elektronischer Form aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Daten den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Kopien von Geschäftsunterlagen müssen in ihrer Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen.

Welche Besonderheiten gelten für die Aufbewahrung elektronischer Daten?

Um die Echtheit einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten, müssen Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einführen, das einen Prüfpfad aufweist. Der Prüfpfad muss den Zusammenhang zwischen der elektronischen Rechnung und dem Geschäftsvorfall, auf den sie zurückgeht, herstellen. Das Kontrollverfahren muss zudem die Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten, wie sie das Umsatzsteuergesetz in § 14 UStG vorschreibt. Dabei stellt die Herkunft sicher, dass die Identität des Rechnungsstellers ausgewiesen ist, während die Unversehrtheit der Rechnung eine nachträgliche Änderung des Dokuments ausschließt. Die Lesbarkeit sorgt dafür, dass das Dokument während des gesamten Zeitraums der Archivierung abrufbar und lesbar bleibt. 

Was gilt für die Aufbewahrung original digitaler Unterlagen?

Auch ein digitales Original ist nur in digitaler Form zu archivieren. Archivierungspflichtige Unterlagen, bei denen beim Original die Erstellung elektronisch erfolgte und in dieser Form an den Empfänger ausgegeben wurden, müssen demnach auch digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier ist als alleiniger Nachweis für den betreffenden Geschäftsvorfall nicht ausreichend. 

Welche Aufbewahrungsvorschriften gelten für E-Mails?

E-Mails, die sich mit einem Handelsgeschäft oder mit einem gewerblichen Geschäftsvorfall befassen, gelten wie ein Handels- oder Geschäftsbrief, für sie gelten demnach dieselben Aufbewahrungsfristen und Vorschriften wie für Briefe auf Papier. Demnach müssen Unternehmen auch E-Mails, die sich mit Geschäftsvorgängen befassen auf einem Datenträger abspeichern. Auch sie müssen innerhalb der Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben und lesbar sein. Zwar gibt es keine ausdrücklichen gesetzlichen Vorschriften darüber, wie mit Anlagen in E-Mails zu verfahren ist- ist jedoch ein Anhang für das Verständnis der E-Mail ausschlaggebend, so ist er zur Dokumentation des Geschäftsvorfalls genauso aufzubewahren, wie alle anderen aufgeführten Dokumente auch. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Inhalt von E-Mail und Anhang. 

Welche Zugriffsrechte hat das Finanzamt auf elektronische Daten?

Unternehmen, die ihre Unterlagen elektronisch erstellen und aufbewahren, müssen diese ganz oder teilweise ausdrucken, wenn das Finanzamt eine Vorlage auf Papier verlangt. Alternativ müssen sie lesbare Kopien bereitstellen, wobei Unternehmen dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Einsicht in ihr Buchhaltungssystem verschaffen müssen. Dabei muss dem Betriebsprüfer an einem Betriebscomputer Zugang zur digitalen Buchhaltung bereitgestellt werden, damit dieser die Unterlagen einsehen und prüfen kann. Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung auch verlangen, dass die Abspeicherung elektronischen Unterlagen auf einem gesonderten Datenträger erfolgt, damit eine Auswertung seitens des Finanzamts erfolgen kann. Befinden sich die Daten eines Unternehmens bei einem Steuerberater, muss dieser dem Finanzamt Einsicht in die Unterlagen verschaffen und auf einem eigenen Datenträger abspeichern, wenn die Behörde es verlangt. Die Kosten für den Aufwand muss das Unternehmen tragen. 

Wer es ganz genau wissen möchte…

…der findet die Gesetze und Vorschriften zu den Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

Was sagt die Abgabenordnung zu den Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?

Die Vorgaben über die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen finden sich in der Abgabenordnung § 147 AO. Dort führt der Gesetzgeber diejenigen Unterlagen auf, die geordnet aufzubewahren sind. Dazu gehören:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz mit Arbeitsanweisungen und sonstigen Unterlagen
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Kopien von versendeten Handels- und Geschäftsbriefen
• Buchungsbelege
• Zollunterlagen
• sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Elektronische Aufbewahrung dieser Dokumente:

Die Aufbewahrung aller genannten Unterlagen kann, abgesehen von einigen Ausnahmen, auch in elektronischer Form erfolgen. Dabei müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung eingehalten werden. Es gibt zwei zentrale Voraussetzungen, wenn Unterlagen elektronisch aufbewahrt sind:

• Die Daten müssen mit anderen Buchhaltungsunterlagen inhaltlich übereinstimmen. Das bedeutet, dass es eine eindeutige Zuordnung zu einem Geschäftsvorfall geben muss.
• Während der Dauer der Aufbewahrungszeit müssen die elektronischen Daten jederzeit abrufbar sein. Darüber hinaus sind eine sofortige Lesbarkeit sein und eine maschinelle Auswertung wichtig.

Was gilt für Lieferscheine? – Neue Regelung in der Abgabenordnung

Mussten bislang Lieferscheine zusammen mit den anderen Unterlagen eines Geschäftsvorfalls abgelegt werden, endet die Aufbewahrungsfrist nunmehr mit dem Erhalt oder dem Versand der Rechnung. Diese Regelung gilt seit dem Inkrafttreten des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes im Jahr 2017 mit einer Neuregelung der Abgabenordnung. Die Neuregelung hat zur Folge, dass der Empfänger einer Ware den Lieferschein, der den Erhalt der Lieferung dokumentiert, entsorgen kann, sobald er die Rechnung erhält, die die betroffene Lieferung abrechnet. Auch der Lieferant kann die Kopie seines Lieferscheins, den er dem Empfänger zustellt entsorgen, sobald er die Rechnung an seinen Kunden schickt. Die Regelung gilt ausschließlich für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind. Hat der Lieferschein hingegen für die steuerlichen Unterlagen eine Bedeutung, muss er entsprechend der für ihn gültigen Fristen aufbewahrt werden. Lieferscheine sind immer dann für die steuerlichen Unterlagen von Bedeutung, wenn sie Angaben enthalten, die auf der Rechnung, zu der sie gehören, nicht aufgeführt sind. Um Lieferscheine entbehrlich zu machen, sollten Lieferanten daher sämtliche Angaben, die der Lieferschein enthält, auch auf der Rechnung aufführen. Mehr dazu erfährst Du in unserem Artikel: Wie lange musst Du Lieferscheine aufbewahren?

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum der Erstellung eines Dokuments. Vielmehr fängt die Frist an, sobald das Kalenderjahr endet, in dem Unterlagen auf folgende Weise zusammengetragen wurden:

• Empfang oder Versand von Handels- und Geschäftsbriefen
• Empfang von Buchungsbelegen
• Erfassung sonstiger Unterlagen
• Erstellung von Aufzeichnungen 
• letzte Eintragung in Büchern
• Erstellung von Inventar, Eröffnungsbilanz sowie Jahresabschluss mit dem Lagebericht