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Wissenswertes über die Aufbewahrungspflichten von Personalakten

Die Aufbewahrungspflichten von Personalakten spielen für Unternehmen, die einen oder mehrere Mitarbeiter beschäftigen, eine wichtige Rolle. Nicht nur wenn ein Mitarbeiter sein Arbeitszeugnis einfordert, muss das Unternehmen auf zuverlässige, schriftlich fixierte Informationen zurück greifen können, auch für steuerliche Angaben sind belegbare Daten über die Mitarbeiter relevant.

Welche Unterlagen gehören zu den Personalakten?

Unternehmen haben keine Pflicht, eine Personalakte zu führen. Auch die Art und der Inhalt von Personalakten unterliegen keinen konkreten gesetzlichen Vorschriften. Allerdings schreibt der Gesetzgeber in bestimmten Situationen den Unternehmen vor, Aufzeichnungen über ihre Mitarbeiter anzufertigen, außerdem sind verschiedene Unterlagen erforderlich, um die Anforderungen, die der Gesetzgeber im Zusammenhang mit Arbeitsverhältnissen vorgibt, zu erfüllen. Hierbei schreiben verschiedene Gesetzesbücher vor, wie Unternehmen mit den Unterlagen umgehen müssen. Zu den üblichen Unterlagen, die zu einer Personalakte zusammengestellt werden gehören:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Anmeldung bei einer Krankenkasse
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Nachweis über vermögenswirksame Leistungen

Darüber hinaus können noch weitere Unterlagen zur Personalakte hinzukommen, die sich aus der fortlaufenden Mitarbeit im Unternehmen ergeben:

  • Allgemeiner Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Atteste und Krankschreibungen
  • Urlaubsanträge und Urlaubszeiten
  • Überstunden
  • Elternzeiten
  • Nachweise über die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen
  • Abmahnungen

Abhängig von der Art der Unterlagen, die sich in der Personalakte befinden, ergeben sich unterschiedliche Aufbewahrungspflichten. 

Mitarbeiterdaten – Welche Pflichten gibt es im Umgang mit Mitarbeiterdaten?

Die Gestaltung der Personalakten und ihre inhaltlichen Kriterien sind dem Unternehmen überlassen. Den Umgang mit den Daten hat der Gesetzgeber in den Bereichen Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht genau geregelt.

Was steht im Arbeitsrecht?

Der (ArbZG) sieht vor, dass die Arbeitszeit, die über den normalen Acht-Stunden-Tag hinausgeht, aufgezeichnet werden muss. Die Daten, die die Überstunden dokumentieren, muss der Arbeitgeber mindestens über zwei Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus muss gemäß der Aufbewahrungspflichten von Personalakten eine Archivierung grundsätzlich so lange gewährleistet sein, wie eventuelle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erhoben werden können. Für die Ausstellung von Zeugnissen müssen Mitarbeiterdaten drei Jahre lang zur Verfügung stehen.

Aufbewahrungspflichten von Dokumenten
Während der Einstellung eines Mitarbeiters häufen sich die Dokumente und Personalakten, für die gewisse Aufbewahrungspflichten gelten.

Was steht im Steuerrecht?

Das Steuerrecht regelt die Aufbewahrungspflichten von Personalakten laut mit einer Archivierung von sechs Jahren. Während einer Betriebsprüfung müssen der Steuerbehörde und gegebenenfalls auch den Sozialversicherungsträgern sämtliche relevante Daten über die Mitarbeiter vorgelegt werden. Zu den Unterlagen, die für das Steuerrecht relevant sind gehören

  • Freistellungsbescheinigungen
  • Fahrtenbuch
  • Listen über Arbeitszeiten
  • Reisekostenabrechnungen
  • Rechnungen

Die Aufbewahrungspflichten von Personalakten betragen zehn Jahre, sobald ihre Daten für die Erhebung von Bilanzen wichtig sind, dazu gehören:

Was steht im Sozialversicherungsrecht?

Das vierte Sozialgesetzbuch verpflichtet den Arbeitgeber im zur Aufzeichnung der Unterlagen, die mit der Abrechnung von Beiträgen zur Sozialversicherung in Zusammenhang stehen. Die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen, die als Belege für die Altersvorsorge herangezogen werden, umfassen eine Frist von 30 Jahren.

Aufbewahrungspflichten von Personalakten – Was bedeutet das für den Datenschutz?

Sämtliche Aufzeichnungen über die Mitarbeiter müssen nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes durch das Unternehmen geschützt werden. Sie dürfen nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Weder andere Mitarbeiter noch Kunden des Unternehmens dürfen Zugang zu den Daten erhalten und ein Unternehmen, das über einen Mitarbeiter eine Personalakte anlegt, muss darauf achten, dass dessen Persönlichkeitsrechte nicht verletzt werden. Einerseits hat der Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden aus der Firma ein Recht darauf, dass seine Daten vernichtet werden, wobei andererseits das Unternehmen die gesetzlichen Fristen einhalten muss, die für die Aufbewahrungspflichten von Personaldaten gelten.

Was sagt die Datenschutzgrundverordnung DSGVO zum Umgang mit Personalakten?

Im Jahr 2018 trat die umstrittene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als Verordnung des Europäischen Parlaments in Kraft, nach der sich das Bundesdatenschutzgesetz in entsprechender Anpassung ausrichtete. Mit dem neuen Datenschutz gehen zahlreiche Änderungen im Umgang mit Personalakten einher. Denn nicht nur die Aufnahme personenbezogener Daten, wenn die Buchhaltung die Personalakte anlegt, sondern auch die fortlaufende Pflege und Erweiterung stellt laut der Datenschutzgrundverordnung eine Datenverarbeitung dar, die zahlreiche Vorschriften mit sich bringt. 

Worauf müssen Arbeitgeber im Umgang mit Personalakten achten?

Arbeitgeber haben eine Informationspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern, wenn sie personenbezogene Daten von ihnen erheben. Die Informationspflicht umfasst die folgenden Angaben:

  • Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenerfassung oder seines gesetzlichen Vertreters
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, der für das Unternehmen zuständig ist
  • Zweck der Datenerfassung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
  • Empfänger der Daten

Darüber hinaus gibt das Datenschutzgesetz vor, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter bei der Erstellung der Personalakten folgende weitere Informationen mitteilen müssen:

  • Dauer der Datenspeicherung 
  • Wenn eine Dauer nicht vorauszusehen ist, müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Kriterien nennen, nach denen sich die Dauer der Datenspeicherung richtet. Zum Beispiel kann die Dauer des Arbeitsverhältnisses als Kriterium für die Speicherung persönlicher Daten angegeben werden. 
  • Über das Auskunftsrecht, nach dem Arbeitnehmer einen Anspruch auf Informationen über personenbezogene Daten in den Personalakten haben
  • Infos über den Anspruch des Mitarbeiters, bestimmte Daten berichtigen, einzuschränken oder löschen zu lassen
  • Information über das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung personenbezogener Daten in der Personalakte
  • Information über die Quelle von personenbezogenen Daten und darüber, ob sie aus öffentlich zugänglicher Stelle bereitgestellt sind

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber laut DSGVO?

Die Datenschutzgrundverordnung gibt zudem vor, dass alle Informationen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mitteilen, in einer einfachen und klaren Sprache abzuhalten sowie in einer leicht zugänglichen, verständlichen, transparenten und präzisen Form zugänglich zu machen sind.

Holt der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten von einem Dritten ein, muss er seinem Mitarbeiter dies mitteilen. Dabei müssen Arbeitgeber die Namen und Kontaktdaten des Dritten nennen. Alle weiteren Informationen, die Arbeitgeber bei der Erhebung der Daten mitteilen müssen, gelten auch für den Fall, dass die Daten durch einen Dritten übermittelt wurden. 

Welche Informationen können Arbeitnehmer über ihre Personalakte einholen?

gewährt Arbeitnehmern, über die eine Personalakte angelegt ist, ein Auskunftsrecht. Demnach haben sie ein Anrecht darauf, eine Bestätigung von ihren Arbeitgebern zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet wurden. Da in einer Personalakte entsprechende Daten immer angelegt sind, können Arbeitnehmer einen Antrag stellen, dass ihnen Auskunft zu folgenden Fragen erteilt wird:

  • Zweck der Verarbeitung
  • Kategorien, nach denen die Datenverarbeitung erfolgt
  • Empfänger der personenbezogenen Daten
  • Dauer der Speicherung
  • Information über das Recht auf Berichtigung oder Löschung vorhandener Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Information über Beschwerderechte bei einer Aufsichtsbehörde
  • Herkunft der Daten, die von Dritten stammen

Welche Rechte haben Arbeitnehmer bei der Verarbeitung ihrer Personalakte?

Zwar können Arbeitnehmer nicht eine vollständige Kopie ihrer Personalakte verlangen, jedoch müssen Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers alle Bereiche mit dem Datum der Erfassung nennen, zu denen sie Daten über den betroffenen Mitarbeiter erhoben haben. Grundsätzlich haben Arbeitnehmer das Recht, über die Speicherung ihrer Daten benachrichtigt zu werden, wenn die Buchhaltung die Personalakte anlegt. In der Regel müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter jedoch nicht benachrichtigen, wenn Änderungen eingetragen werden, da diese darüber ohnehin Kenntnis haben. Arbeitnehmer dürfen jederzeit Akteneinsicht in ihre Personalakte verlangen, zudem können sie verlangen, dass Korrekturen, Löschungen, Berichtigungen oder Zusatzerklärungen durch den Arbeitnehmer in der Personalakte vorgenommen werden. Über die Datenverarbeitung müssen sie informiert werden und haben zudem ein Auskunftsrecht über die Inhalte der Daten. 

Welche weiteren Pflichten gibt das Bundesdatenschutzgesetz vor?

Das Bundesdatenschutzgesetz gibt vor, dass Personalakten nie an die Öffentlichkeit gelangen dürfen. Daher müssen Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass sie die Daten in ihren Personalakten durch ausreichende technische Maßnahmen schützen. Dazu gehört auch, dass Unternehmen darauf achten müssen, dass Dritte keine Einsicht in die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter erhalten. Das gilt für Kunden ebenso wie für Kollegen, denen kein Einblick in die Personalakten gewährt werden darf. Lediglich Vorgesetzte innerhalb des Betriebs sowie Mitarbeiter, die Personalakten bearbeiten und für die Unterlagen Verantwortung tragen, dürfen Einblick erhalten. Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung von Personalakten betraut werden, müssen über die Bestimmungen des Datenschutzes aufgeklärt und zu ihrer Einhaltung verpflichtet werden. 

Liegen Unterlagen, die zur Personalakte gehören, an verschiedenen Stellen vor, muss die Stammakte einen Vermerk über die weiteren Unterlagen enthalten. Die Anfertigung von Kopien der Unterlagen aus der Personalakte ist nur mit Erlaubnis des betroffenen Mitarbeiters gestattet. 

Die Kunst der Aktenvernichtung

Sobald die Fristen für die Aufbewahrungspflichten von Personaldaten abgelaufen sind, muss das Unternehmen die Akten aufgrund datenrechtlicher Bestimmungen vernichten. Auch die Datenvernichtung unterliegt genormten Regelungen. Demnach müssen die Akten bei der Vernichtung so zerstört werden, dass sie nicht mehr zusammengesetzt werden können. Der Umgang mit den Daten bei ihrer Vernichtung gliedert sich in drei Klassen

Normale Daten – Schutzklasse 1:

Diese Daten erfordern keine erhöhte Aufmerksamkeit bei der Vernichtung. Ein einfaches Schreddern ist zu ihrer Entsorgung ausreichend.

Vertrauliche Daten – Schutzklasse 2:

Zu ihnen gehören persönliche Daten genauso wie Anfragen, Briefe oder Notizen. Sie müssen vor einer eventuellen Veröffentlichung gut geschützt werden. Spezialisierte Unternehmen für die Aktenvernichtung entsorgen diese Daten entsprechend vorgegebener Normen.

Geheime Daten – Schutzklasse 3:

Hierzu zählen z.B. Unterlagen der Geschäftsleitung oder sensible Finanzdaten. Ihre Veröffentlichung könnte für das Unternehmen existenziell bedrohende Folgen haben. Geheime Daten mit der Schutzklasse 3 werden firmenintern und professionell entsorgt.

Wie ist mit elektronischen Mitarbeiterdaten umzugehen?

Im Zuge der Digitalisierung der Buchhaltung legen Unternehmen ihre Personalakten in elektronischer Form innerhalb ihrer EDV basierten Buchhaltung an. Um die digitale Personalakte sinnvoll anzulegen, können Unternehmen einige Kriterien beachten. 

Welche Struktur hat die Personalakte?

Da die Personalakte mehrere unterschiedliche Dokumente enthält, sollte für sie eine sinnvolle Struktur gefunden werden, wobei sich diese nach ihren Inhalten ausrichtet, da sich die Personalakte in der Regel aus zentralen einheitlichen Bestandteilen zusammensetzt. So können verschiedene Kategorien innerhalb der Personalakte für eine übersichtliche Struktur sorgen, wie zum Beispiel eine Einordnung nach Verträgen, Anträgen, Urlaub, Elternzeit oder Reisekosten. Mit einer sinnvollen Struktur hat die Buchhaltung einen optimalen Überblick über die Akte und einen schnellen Zugriff auf die einzelnen Dokumente.

Wie erfolgt die Bestimmung des Zugriffs?

Um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, ist genau festzulegen, wer einen Zugriff zu den Daten erhält, wobei der Zugangsbereich zu den Personalakten entsprechend zu sichern und einzuschränken ist. Der Zutritt zum Personalbereich sollte ausschließlich über die Eingabe von Passwörtern möglich sein. 

Aufbewahrungspflichten von Personalakten – Fazit

Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, sollten zur Einhaltung der Aufbewahrungspflichten von Personalakten generell einen Zeitraum von zehn Jahren veranschlagen. Um zugleich die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu wahren, sollten Betriebe persönliche Daten abhängig von ihrer Verwendung gemäß der gesetzlich vorgegebenen Fristen regelmäßig und professionell entsorgen.

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